Governance und Veröffentlichung

Governance stellt sicher, dass Ihre Prozesse korrekt, freigegeben und für die richtigen Personen zugänglich sind. ProcessMind bietet Workflows für die Veröffentlichung, Schritte für Prüfung und Freigabe sowie eine klare Statusübersicht. So behalten Sie Ihre Prozesslandschaft im Blick.

Prozesslebenszyklus und Status

Der Status eines Prozesses zeigt, an welcher Stelle seines Lebenszyklus er sich befindet:

• Entwurf: In Bearbeitung und nur für Editoren sichtbar.
• In Prüfung: Zur Prüfung oder Freigabe eingereicht.
• Freigegeben: Die Prüfung ist abgeschlossen. Veröffentlichen Sie den Prozess, damit Benutzer mit Viewer-Sitzplatz ihn sehen können.
• Außer Betrieb: Nicht mehr aktiv.
• Archiviert: Zur späteren Einsicht aufbewahrt.

Im Katalog sehen Sie den Status jedes Prozesses. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Prozesse aktuell sind, geprüft werden oder nicht mehr dem aktuellen Stand entsprechen.

Eine Prüfung anfordern und freigeben

Durch Prüfung und Freigabe behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Prozesse Benutzer mit Viewer-Sitzplatz sehen:

1. Öffnen Sie im Katalog oder auf der Modellseite das Prozessmenü (⋯) und wählen Sie Prüfung anfordern. Der Prozess erhält den Status In Prüfung und die verantwortliche Person wird benachrichtigt.
2. Die prüfende Person öffnet dasselbe Menü und wählt Prüfung genehmigen. Im Dialog Prüfung genehmigen sehen Sie, welcher Prozess freigegeben wird.
3. Geben Sie der Freigabe bei Bedarf einen Versionsnamen. Aktivieren Sie Nach der Freigabe veröffentlichen, wenn der Prozess sofort veröffentlicht werden soll.
4. Klicken Sie auf Freigeben. Der Status wechselt zu Freigegeben. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird im selben Schritt auch eine veröffentlichte Version erstellt.

Prüfende Personen finden ihre Aufgaben über den Filter Wartet auf meine Prüfung im Katalog. Er zeigt die Prozesse an, die auf ihre Prüfung warten. Vor der Freigabe sollten sie das Modell, die Dokumentation und die RACI-Matrix prüfen.

Einen Prozess veröffentlichen

Durch die Veröffentlichung legen Sie fest, was Benutzer mit Viewer-Sitzplatz im Process Portal sehen:

1. Schließen Sie die Modellierung und Dokumentation Ihres Prozesses ab. Lassen Sie ihn prüfen, falls Ihre Organisation dies verlangt.
2. Öffnen Sie das Prozessmenü und wählen Sie Veröffentlichen. Bei einem Eintrag im Versionsverlauf können Sie stattdessen Version veröffentlichen wählen.
3. Bestätigen Sie den Vorgang im Dialog. Bei der Veröffentlichung wird ein Versionsstand des aktuellen Modells erstellt und für Benutzer mit Viewer-Sitzplatz sichtbar gemacht.
4. Um einen Prozess wieder offline zu nehmen, wählen Sie Veröffentlichung aufheben. Die veröffentlichte Version wird entfernt und ist für Viewer nicht mehr sichtbar. Das Modell selbst bleibt unverändert.

Sobald eine veröffentlichte Version vorliegt, können Sie über die Versionsleiste auf der Modellseite Veröffentlichte Version anzeigen wählen, um genau die für Viewer sichtbare Version zu prüfen. Mit Zur Bearbeitung zurückkehren gelangen Sie zurück zum Arbeitsmodell.

Die Prozesslandschaft aktuell halten

• Prüfen Sie veröffentlichte Prozesse regelmäßig und aktualisieren oder archivieren Sie sie, wenn sich etwas ändert.
• Nutzen Sie den Qualitäts-Badge, um Modelle mit Handlungsbedarf vor der Veröffentlichung zu erkennen.

Verwandte Themen

• Process Portal
• Modellqualität
• Versionierung: Versionsstände von Modellen erstellen, veröffentlichen und wiederherstellen.