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Governance und Veröffentlichung

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Governance stellt sicher, dass Ihre Prozesse korrekt, freigegeben und für die richtigen Personen zugänglich sind. ProcessMind bietet Workflows für die Veröffentlichung, Prüfungs- und Freigabeschritte sowie eine klare Statusverfolgung, damit Ihre Prozesslandschaft unter Kontrolle bleibt.

Veröffentlichungsverlauf und Statussteuerung für Prozesse in ProcessMind

Prozesslebenszyklus und Status

Jeder Prozess hat einen Status, der seine Position im Lebenszyklus angibt:

  • Entwurf: in Bearbeitung und nur für Editoren sichtbar.
  • In Prüfung: zur Prüfung oder Freigabe eingereicht.
  • Genehmigt: Prüfung bestanden; veröffentlichen Sie den Prozess, damit er für Benutzer mit Viewer-Rechten sichtbar wird.
  • Ausgemustert: nicht mehr aktiv.
  • Archiviert: zur späteren Referenz aufbewahrt.

Der Katalog zeigt den Status jedes Prozesses. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Prozesse aktuell sind, geprüft werden oder veraltet sind.

Prüfung anfordern und genehmigen

Prüfung und Freigabe stellen sicher, dass Sie kontrollieren, welche Inhalte Benutzer mit Viewer-Rechten erreichen:

  1. Öffnen Sie das Prozessmenü (⋯) im Katalog oder auf der Modellseite und wählen Sie Anfrage prüfen. Der Prozess erhält den Status In Prüfung und der Eigentümer wird benachrichtigt.
  2. Der Prüfer öffnet dasselbe Menü und wählt Prüfung genehmigen. Im Dialog Prüfung genehmigen wird angezeigt, welcher Prozess genehmigt wird.
  3. Geben Sie optional einen Versionsnamen ein und aktivieren Sie Nach Genehmigung veröffentlichen, wenn der Prozess sofort veröffentlicht werden soll.
  4. Klicken Sie auf Genehmigen: Der Status wird zu Genehmigt. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird im selben Schritt eine veröffentlichte Version erstellt.

Prüfer finden ihre Aufgaben über den Filter Wartet auf meine Prüfung im Katalog. Dort werden die Prozesse aufgeführt, die auf ihre Prüfung warten. Vor der Genehmigung sollten Prüfer das Modell, die Dokumentation und die RACI-Matrix prüfen.

Prozess veröffentlichen

Durch die Veröffentlichung legen Sie fest, was Benutzer mit Viewer-Rechten im Process Portal sehen:

  1. Schließen Sie die Modellierung und Dokumentation Ihres Prozesses ab und lassen Sie ihn prüfen, sofern dies in Ihrer Organisation erforderlich ist.
  2. Öffnen Sie das Prozessmenü und wählen Sie Veröffentlichen oder bei einem Eintrag im Versionsverlauf die Option Version veröffentlichen.
  3. Bestätigen Sie im Dialog: Durch die Veröffentlichung wird ein Versionsstand des aktuellen Modells erstellt und für Benutzer mit Viewer-Rechten sichtbar gemacht.
  4. Um einen Prozess wieder offline zu nehmen, wählen Sie Veröffentlichung aufheben. Die veröffentlichte Version wird entfernt und ist für Benutzer mit Viewer-Rechten nicht mehr sichtbar. Das Modell selbst bleibt unverändert.

Wenn eine veröffentlichte Version vorhanden ist, bietet die Versionsleiste auf der Modellseite die Optionen Veröffentlichte Version anzeigen, um genau zu prüfen, was Benutzer mit Viewer-Rechten sehen, und Zur Bearbeitung zurückkehren, um zum Arbeitsmodell zurückzukehren.

Eine gesunde Prozesslandschaft erhalten

  • Prüfen Sie veröffentlichte Prozesse regelmäßig und aktualisieren oder archivieren Sie sie, wenn sie sich ändern.
  • Verwenden Sie den Qualitäts-Badge, um Modelle zu erkennen, die vor der Veröffentlichung Aufmerksamkeit benötigen.

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