Datenquellen für Process Mining finden und strukturieren

Woher die Daten stammen

Jeder Prozess hinterlässt Spuren in den Systemen, in denen er abläuft: Bestellungen werden in einem ERP angelegt, Tickets durchlaufen einen Service Desk und Genehmigungen werden in einem Workflow-Tool protokolliert. Process Mining wertet diese Spuren aus. Auf dieser Seite erfahren Sie, wo Sie die Daten finden und wie Sie daraus ein Event Log erstellen. Welche Felder jedes Log enthalten muss, erfahren Sie unter Welche Daten Sie für Process Mining benötigen. Die unterstützten Dateitypen finden Sie unter Unterstützte Datenformate. Sobald Ihr Log bereit ist, können Sie mit einer kostenlosen Testphase starten, die Daten hochladen und den Prozess untersuchen.

Zwei Fragen zeigen, ob sich der Datenexport aus einem System lohnt:

• Erfasst das System einen Timestamp für den einzelnen Schritt und nicht nur den aktuellen Status?
• Erfasst es eine Kennung, die Sie im gesamten Prozess als Case-ID verwenden können?

Wenn ein System nur den aktuellen Status anzeigt, suchen Sie nach einer Historie oder einem Audit-Trail. Die meisten Unternehmenssysteme führen eine solche Aufzeichnung.

Wo Ereignisse üblicherweise erfasst werden

Systemtyp	Beispiele	Speicherort der Ereignisse
ERP	SAP, Oracle E-Business Suite oder Fusion, Microsoft Dynamics	Beleg- und Änderungstabellen: Bestellungen, Rechnungen und Materialbelege enthalten jeweils das Erstellungs- oder Änderungsdatum sowie den handelnden Benutzer
Service Desk und ITSM	ServiceNow, Jira, Zendesk	Audit- und Historientabellen protokollieren jede Feldänderung (zum Beispiel ServiceNow sys_audit). Außerdem enthält jede Aufgabe eigene Erstellungs- und Aktualisierungs-Timestamps.
CRM	Salesforce, Microsoft Dynamics	Feldhistorientabellen für Objekte speichern den alten und neuen Wert sowie Timestamp und Benutzer
Workflow- und BPM-Tools	Camunda, Power Automate, benutzerdefinierte Workflow-Engines	Der Verlauf der abgeschlossenen Schritte jeder Prozessinstanz
Interne Anwendungen	Individuelle Webanwendungen, Altsysteme	Anwendungsprotokolle oder eine Audit-Tabelle. Fragen Sie das Team, das die Anwendung betreut, in welcher Tabelle Statusänderungen erfasst werden.
Tabellenkalkulationen	Manuelle Übergaben, Offline-Freigaben	Der Export selbst, sofern Case-ID und Timestamp durchgehend ausgefüllt sind

Beispiel: Purchase-to-Pay in SAP

Ein Purchase-to-Pay-Prozess erstreckt sich über mehrere SAP-Tabellen, jeweils eine pro Schritt:

Schritt	SAP-Tabelle
Bestellanforderung	EBAN
Bestellung	EKKO (Kopf), EKPO (Positionen)
Wareneingang	MKPF (Kopf), MSEG (Positionen)
Rechnungseingang	BKPF (Kopf), BSEG (Positionen)
Zahlung	PAYR, REGUH

In SAP ECC können Sie diese Tabellen mit einem ABAP-Report oder einem individuellen Programm auslesen. In SAP S/4HANA verwenden Sie CDS-Views, einen OData-Service oder SAP Datasphere. Erstellen Sie pro Schritt eine schlanke Abfrage mit Aktivitätsname, Case-ID und Timestamp. Ergänzen Sie bei Bedarf Benutzer, Betrag oder Lieferant und führen Sie die Ergebnisse in einem Event Log zusammen:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Begrenzen Sie den Export, bevor er zu groß wird: Filtern Sie nach Buchungskreis, Belegart oder Geschäftsjahr, statt alle Daten zu exportieren.

Den Export strukturieren

• Eine Zeile pro Ereignis: Erfassen Sie eine Statusänderung, nicht einen ganzen Case. Behalten Sie die Spalten Case ID, Activity und Timestamp sowie alle optionalen Spalten (Benutzer, Kosten, Betrag), die Sie analysieren möchten.
• Einheitliche Case-IDs über alle Systeme hinweg: Wenn ein Prozess ein ERP und ein CRM umfasst, gleichen Sie die Kennungen ab, damit alle Ereignisse demselben Case zugeordnet sind.
• Eine Zeitzone: Vereinheitlichen Sie die Timestamps auf UTC oder eine einzelne Zeitzone, damit Ereignisse aus verschiedenen Systemen in der richtigen Reihenfolge bleiben.
• Einheitliche Aktivitätsnamen: „Bestellung freigeben“ und „Bestellfreigabe“ bezeichnen denselben Schritt. Legen Sie pro Schritt eine Bezeichnung fest.
• Unnötige Daten weglassen: Testbelege, stornierte Datensätze und interne Systemschritte vergrößern den Export, ohne zusätzliche Erkenntnisse zu liefern.

Kopfzeilen, Trennzeichen und Timestamp-Formate werden beim Upload erkannt. Die vollständigen Anforderungen finden Sie unter Unterstützte Datenformate. Wenn ein Schritt in Ihren Systemen gar nicht erfasst wird, erfahren Sie unter Daten bereinigen und vorbereiten, wie Sie diese Lücke schließen.

Personenbezogene Daten vor dem Export schützen

Event Logs enthalten häufig Namen, Kundennummern oder Benutzer-IDs. Anonymisieren oder maskieren Sie Daten, die für die Analyse nicht erforderlich sind. Beschränken Sie außerdem, wer den Export herunterladen darf, und beachten Sie die für Ihre Organisation geltenden Aufbewahrungsregeln (zum Beispiel die DSGVO). ProcessMind speichert Datensätze getrennt nach Mandant. Der Zugriff richtet sich nach Rolle und Sitzplatz des Benutzers. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer, Rollen und Berechtigungen.

Nächster Schritt: Hochladen und zuordnen

Sobald Ihr Event Log strukturiert ist, laden Sie es hoch und ordnen Sie die Spalten dem Datensatz zu:

1. Datensatz konfigurieren: Ordnen Sie Case-ID, Aktivität und Timestamp zu und prüfen Sie den Badge Datenqualität.
2. Daten dem Modell zuordnen: Verknüpfen Sie Attribute mit Aktivitäten und Verbindungen.
3. Bei kontinuierlich wachsenden Daten verwenden Sie inkrementelle (Delta-)Uploads, statt jedes Mal alle Daten neu zu laden.

Unter Beispieldateien finden Sie fertige Beispiel-Logs, mit denen Sie den Ablauf testen können, bevor Sie eigene Daten extrahieren.

Verwandte Themen

• Welche Daten Sie für Process Mining benötigen: Die drei Spalten, die jedes Log enthalten muss
• Unterstützte Datenformate: Dateitypen und Anforderungen an die Struktur
• Daten bereinigen und aufbereiten: Bereinigen Sie den Export und beheben Sie typische Probleme vor dem Upload
• Datensatz konfigurieren: Ordnen Sie den Upload zu und prüfen Sie ihn