Governance e pubblicazione
La governance serve a garantire che i processi siano accurati, approvati e accessibili alle persone giuste. ProcessMind offre flussi di lavoro di pubblicazione, fasi di revisione e approvazione e un monitoraggio chiaro degli stati, così l’architettura dei processi resta sotto controllo.
Ciclo di vita e stato dei processi
Ogni processo ha uno stato che ne indica la fase del ciclo di vita:
- Bozza: in lavorazione, visibile solo agli editor.
- In revisione: inviato per la revisione o l’approvazione.
- Approvato: ha superato la revisione; lo pubblichi per renderlo visibile agli utenti con accesso di sola lettura.
- Ritirato: non è più attivo.
- Archiviato: conservato come riferimento.
Il catalogo mostra lo stato di ogni processo, così può individuare subito quelli aggiornati, quelli in revisione e quelli non più attuali.
Richiedere e approvare una revisione
La revisione e l’approvazione consentono di controllare quali contenuti sono visibili agli utenti con accesso di sola lettura:
- Apra il menu del processo (⋯) nel catalogo o nella pagina del modello e selezioni Richiedi revisione. Lo stato del processo diventa In revisione e il responsabile riceve una notifica.
- Il revisore apre lo stesso menu e seleziona Approva revisione. La finestra di dialogo Approva revisione indica quale processo sta per essere approvato.
- Se lo desidera, assegni all’approvazione un Nome versione e selezioni Pubblica dopo l’approvazione se il processo deve essere pubblicato subito.
- Faccia clic su Approva: lo stato diventa Approvato e, se la casella è selezionata, viene creata una versione pubblicata nella stessa operazione.
I revisori trovano le attività da svolgere applicando il filtro Richiede la mia revisione nel catalogo, che elenca i processi in attesa della loro revisione. Prima di approvare, è opportuno controllare il modello, la documentazione e la matrice RACI.
Pubblicare un processo
La pubblicazione determina quali contenuti sono visibili agli utenti con accesso di sola lettura nel Process Portal:
- Completi la modellazione e la documentazione del processo e, se previsto dalla Sua organizzazione, lo sottoponga a revisione.
- Apra il menu del processo e selezioni Pubblica (oppure Pubblica versione su una voce della cronologia delle versioni).
- Confermi nella finestra di dialogo: la pubblicazione crea un’istantanea della versione corrente del modello e la rende visibile agli utenti con accesso di sola lettura.
- Per rendere nuovamente non disponibile un processo, selezioni Annulla pubblicazione. La versione pubblicata viene rimossa e il processo non è più visibile agli utenti, mentre il modello resta invariato.
Quando è disponibile una versione pubblicata, la barra delle versioni nella pagina del modello offre l’opzione Visualizza versione pubblicata per controllare esattamente ciò che vedono gli utenti e Torna alla modifica per riprendere a lavorare sul modello.
Mantenere aggiornata l’architettura dei processi
- Riveda regolarmente i processi pubblicati e li aggiorni o archivi quando cambiano.
- Utilizzi il badge di qualità per individuare i modelli da correggere prima della pubblicazione.
Argomenti correlati
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- Gestione delle versioni: crei, pubblichi e ripristini le istantanee dei modelli.