Governance e pubblicazione
La governance consiste nel garantire che i processi siano accurati, approvati e accessibili alle persone corrette. ProcessMind offre flussi di lavoro di pubblicazione, fasi di revisione e approvazione e un monitoraggio chiaro degli stati, così l’architettura dei processi resta sotto controllo.
Ciclo di vita e stato del processo
Ogni processo ha uno stato che riflette la posizione raggiunta nel suo ciclo di vita:
- Bozza: lavoro in corso, visibile solo agli editor.
- In revisione: inviato per la revisione o l’approvazione.
- Approvato: ha superato la revisione; lo pubblichi per renderlo visibile agli utenti con postazione di visualizzazione.
- Ritirato: non è più attivo.
- Archiviato: conservato come riferimento.
Il catalogo mostra lo stato di ogni processo, così può vedere immediatamente quali sono aggiornati, quali sono in revisione e quali non sono più attuali.
Richiedere e approvare una revisione
La revisione e l’approvazione consentono di controllare ciò che raggiunge gli utenti con postazione di visualizzazione:
- Apra il menu del processo (⋯) nel catalogo o nella pagina del modello e scelga Richiedi revisione. Il processo passa a In revisione e il responsabile riceve una notifica.
- Il revisore apra lo stesso menu e scelga Approva revisione. La finestra di dialogo Approva revisione mostra quale processo è in fase di approvazione.
- Se necessario, assegni un Nome della versione all’approvazione e selezioni Pubblica dopo l’approvazione se il processo deve diventare subito disponibile.
- Faccia clic su Approva: lo stato diventa Approvato e, se la casella è selezionata, nello stesso passaggio viene creata una versione pubblicata.
I revisori trovano le attività loro assegnate tramite il filtro Richiede la mia revisione nel catalogo, che elenca i processi in attesa del loro intervento. Prima di approvare, i revisori devono controllare il modello, la documentazione e la Matrice RACI.
Pubblicare un processo
La pubblicazione determina ciò che gli utenti con postazione di visualizzazione vedono nel Process Portal:
- Completi la modellazione e la documentazione del processo e, se richiesto dalla Sua organizzazione, lo sottoponga a revisione.
- Apra il menu del processo e scelga Pubblica oppure Pubblica la versione per una voce nella cronologia delle versioni.
- Confermi nella finestra di dialogo: la pubblicazione crea un’istantanea della versione del modello corrente e la rende visibile agli utenti con postazione di visualizzazione.
- Per rendere nuovamente non disponibile un processo, scelga Annulla pubblicazione. La versione pubblicata viene rimossa e gli utenti non vedono più il processo; il modello rimane invariato.
Quando esiste una versione pubblicata, la barra delle versioni nella pagina del modello offre Visualizza la versione pubblicata per controllare esattamente ciò che vedono gli utenti e Torna alla modifica per tornare al modello in lavorazione.
Mantenere in salute l’architettura dei processi
- Riveda regolarmente i processi pubblicati e li aggiorni o archivi quando cambiano.
- Utilizzi il badge di qualità senza problemi per individuare i modelli che richiedono attenzione prima della pubblicazione.
Argomenti correlati
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- Gestione delle versioni: creazione, pubblicazione e ripristino delle istantanee dei modelli.