Tata kelola dan publikasi

Tata kelola memastikan proses tetap akurat, disetujui, dan dapat diakses oleh orang yang tepat. ProcessMind menyediakan alur kerja publikasi, langkah peninjauan dan persetujuan, serta pemantauan status yang jelas agar lanskap proses Anda tetap terkendali.

Siklus hidup dan status proses

Setiap proses memiliki status yang menunjukkan tahapnya dalam siklus hidup:

• Draf: masih dikerjakan dan hanya terlihat oleh editor.
• Dalam peninjauan: diajukan untuk ditinjau atau disetujui.
• Disetujui: peninjauan selesai. Publikasikan agar terlihat oleh pengguna dengan akses Viewer.
• Pensiun: tidak lagi aktif.
• Diarsipkan: disimpan sebagai referensi.

Katalog menampilkan status setiap proses. Anda dapat langsung melihat proses yang masih berlaku, sedang ditinjau, atau sudah usang.

Meminta dan menyetujui peninjauan

Peninjauan dan persetujuan membantu mengendalikan proses yang dapat dilihat pengguna dengan akses Viewer:

1. Buka menu proses (⋯) di katalog atau halaman model, lalu pilih Minta peninjauan. Status proses berubah menjadi Dalam peninjauan dan pemiliknya akan menerima pemberitahuan.
2. Peninjau membuka menu yang sama, lalu memilih Setujui peninjauan. Dialog Setujui peninjauan menampilkan proses yang akan disetujui.
3. Jika perlu, isi Nama versi dan centang Publikasikan setelah disetujui agar proses langsung tersedia.
4. Klik Setujui. Status berubah menjadi Disetujui. Jika kotak centang dipilih, versi terpublikasi juga dibuat pada langkah yang sama.

Peninjau dapat menemukan tugas mereka melalui filter Perlu saya tinjau di katalog, yang menampilkan proses yang menunggu peninjauan. Sebelum menyetujui, peninjau sebaiknya memeriksa model, dokumentasi, dan matriks RACI.

Mempublikasikan proses

Publikasi menentukan proses yang dapat dilihat pengguna dengan akses Viewer di Process Portal:

1. Selesaikan pemodelan dan dokumentasi proses. Minta peninjauan jika diwajibkan oleh organisasi Anda.
2. Buka menu proses, lalu pilih Publikasikan (atau Publikasikan versi pada entri di riwayat versi).
3. Konfirmasikan di dialog. Publikasi membuat rekam versi model saat ini dan menampilkannya kepada pengguna dengan akses Viewer.
4. Untuk menarik proses dari publikasi, pilih Batalkan publikasi. Versi terpublikasi akan dihapus dan tidak lagi terlihat oleh pengguna Viewer. Modelnya sendiri tidak berubah.

Jika ada versi terpublikasi, bilah versi di halaman model menyediakan opsi Lihat versi terpublikasi untuk memeriksa tampilan yang dilihat pengguna, dan Kembali mengedit untuk kembali ke model yang sedang dikerjakan.

Menjaga lanskap proses tetap terkelola

• Tinjau proses terpublikasi secara berkala. Perbarui atau arsipkan jika ada perubahan.
• Gunakan lencana kualitas model untuk menemukan model yang perlu diperbaiki sebelum dipublikasikan.

Topik terkait

• Process Portal
• Kualitas model
• Pembuatan versi: buat, publikasikan, dan pulihkan rekam model.