Dónde obtener y cómo estructurar datos para Process Mining

De dónde provienen los datos

Cada proceso deja un rastro en los sistemas que lo gestionan: los pedidos se crean en un ERP, los tickets avanzan en una mesa de ayuda y las aprobaciones quedan registradas en una herramienta de flujo de trabajo. Process Mining analiza ese rastro. En esta página encontrará dónde localizarlo y cómo prepararlo como Registro de eventos. Para conocer los campos que debe incluir cada registro, consulte Qué datos necesita para Process Mining; para ver los tipos de archivo admitidos, consulte Formatos de datos compatibles. Cuando el registro esté listo, inicie una prueba gratuita para cargarlo y ver el proceso.

Dos preguntas permiten determinar si vale la pena extraer datos de un sistema:

• ¿Registra una marca de tiempo para cada paso, y no solo el estado actual?
• ¿Registra un identificador que pueda usar como ID del caso durante todo el proceso?

Si un sistema solo muestra el estado más reciente, busque su historial o registro de auditoría. La mayoría de los sistemas empresariales cuentan con uno.

Dónde suelen registrarse los eventos

Ejemplo: del aprovisionamiento al pago en SAP

Un proceso de aprovisionamiento y pago abarca varias tablas de SAP, una por cada paso:

En SAP ECC, puede consultar estas tablas mediante un informe ABAP o un programa personalizado. En SAP S/4HANA, use vistas CDS, un servicio OData o SAP Datasphere. Prepare una consulta sencilla por cada paso, con el nombre de la actividad, el ID del caso y la marca de tiempo (y, si lo desea, el usuario, el importe o el proveedor); después, combine los resultados en un único registro de eventos:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Limite la extracción antes de que crezca demasiado: filtre por sociedad, tipo de documento o ejercicio fiscal, en lugar de exportarlo todo.

Estructure la exportación

• Una fila por evento: registre un cambio de estado, no un caso completo. Incluya las columnas Case ID, Activity y Timestamp, además de las columnas opcionales que quiera analizar (usuario, costo, importe).
• ID de caso coherentes entre sistemas: si un proceso abarca un ERP y un CRM, concilie los identificadores para que todos los eventos queden asociados a un mismo caso.
• Una sola zona horaria: normalice las marcas de tiempo a UTC o a una única zona horaria para mantener en orden los eventos de distintos sistemas.
• Nombres de actividad coherentes: «Aprobar pedido» y «Aprobación del pedido» son el mismo paso. Elija una sola denominación para cada paso.
• Excluya los datos irrelevantes: los documentos de prueba, los registros cancelados y los pasos internos del sistema añaden filas, pero no aportan información.

Al cargar el archivo, se detectan la fila de encabezado, los delimitadores y los formatos de marca de tiempo. Consulte todos los requisitos en Formatos de datos compatibles. Si falta por completo algún paso en sus sistemas, Limpieza y preparación de datos explica cómo completar la información.

Proteja los datos personales antes de exportarlos

Los registros de eventos suelen contener nombres, números de cliente o ID de usuario. Anonimice u oculte los datos que no sean necesarios para el análisis, limite quién puede descargar la extracción y siga las normas de conservación aplicables a su organización (por ejemplo, el RGPD). ProcessMind mantiene los conjuntos de datos separados por inquilino y el acceso depende del rol y la licencia de cada usuario. Consulte Usuarios, roles y permisos.

Siguiente paso: cargar y asignar

Cuando el registro esté estructurado, cárguelo y asigne las columnas al conjunto de datos:

1. Configure su conjunto de datos: asigne las columnas ID del caso, Actividad y Marca de tiempo, y compruebe la insignia de Calidad de los datos.
2. Asigne sus datos al modelo: vincule los atributos con las actividades y las conexiones.
3. Si los datos crecen continuamente, use cargas incrementales (delta) en lugar de volver a cargarlos todos.

En Archivos de ejemplo encontrará registros de muestra listos para usar, por si quiere probar el proceso antes de extraer sus propios datos.

Temas relacionados

• Qué datos necesita para Process Mining: las tres columnas que debe incluir cada registro
• Formatos de datos compatibles: tipos de archivo y requisitos de estructura
• Limpieza y preparación de datos: limpie la extracción y corrija los problemas habituales antes de cargarla
• Configuración del conjunto de datos: asigne los campos y valide la carga