Guida alla creazione di diagrammi BPMN

Creare un diagramma BPMN

Per creare un diagramma BPMN, si parte da una visione d’insieme del processo e si aggiungono gradualmente i dettagli. Il diagramma si costruisce direttamente nel modellatore di ProcessMind: crei un nuovo processo (oppure usi una tela vuota) e trascini gli elementi dalla tavolozza a sinistra sulla tela. Ecco un metodo pratico per strutturare il diagramma. Per seguire i passaggi nel modellatore di ProcessMind, inizi una prova gratuita e costruisca il diagramma man mano che legge.

1. Individuare i passaggi essenziali: inizi delineando i passaggi principali del processo, compresi il punto di inizio e quello di fine. In un processo di gestione degli ordini, ad esempio, le azioni chiave potrebbero essere ricevere l’ordine, verificare il credito, evadere l’ordine e inviare la fattura.

2. Esplorare i percorsi alternativi: individui i possibili percorsi o esiti alternativi, per esempio cosa accade se non è possibile completare un ordine. Usi i gateway per rappresentare i diversi percorsi nel diagramma.

3. Aggiungere pool e lane: individui i principali stakeholder, reparti o ruoli coinvolti. Organizzi le attività in pool e lane, così da rendere subito chiare le responsabilità.

4. Rappresentare i flussi di messaggi: aggiunga i messaggi importanti scambiati tra pool o all’interno della stessa pool. In questo modo potrà visualizzare come circolano le informazioni nel processo.

5. Includere artefatti e dettagli: associ a ogni passaggio i documenti, le note o i ruoli pertinenti. Se un passaggio comprende diverse azioni più piccole, può rappresentarlo come sottoprocesso per rendere il diagramma più chiaro.

6. Prevedere gli errori: valuti cosa potrebbe andare storto e aggiunga al diagramma le attività o gli eventi necessari per gestire gli errori. Il processo risulterà così più affidabile e realistico.

Riepilogo degli elementi principali di BPMN

• Eventi: rappresentano i punti di inizio e di fine di un processo o gli avvenimenti significativi che si verificano al suo interno, come l’invio di un ordine o la ricezione di un pagamento.
• Attività: sono le operazioni specifiche da completare nel processo, come verificare un ordine o spedire un prodotto.
• Gateway: fungono da punti decisionali e consentono al processo di proseguire in direzioni diverse in base a determinati criteri, per esempio se l’importo dell’ordine supera una certa soglia.
• Flussi di sequenza: le frecce indicano l’ordine in cui vengono svolte le attività del processo.
• Oggetti dati: rappresentano le informazioni utilizzate o create durante il processo, come i dati del cliente o i dettagli dell’ordine.

Comprendendo questi elementi principali e il modo in cui interagiscono, potrà creare diagrammi BPMN 2.0 che rappresentano i processi aziendali.

BPMN 2.0 offre un linguaggio visivo chiaro per comunicare come si svolge il lavoro, individuare opportunità di miglioramento e semplificare le operazioni. Per approfondire la notazione, consulti il sito ufficiale BPMN.

Come creare un diagramma BPMN

1. Definire l’ambito e l’evento di inizio

Indichi l’evento che avvia il processo e il risultato che lo conclude, quindi stabilisca cosa escludere intenzionalmente. Un diagramma che cerca di rappresentare due flussi completi dall’inizio alla fine diventa difficile da leggere prima ancora di essere utile.

2. Inserire prima gli eventi di inizio e di fine

Ogni percorso deve iniziare con un evento di inizio e terminare con un evento finale. Inserirli per primi evita il difetto più comune nei diagrammi BPMN: attività prive di un flusso di sequenza in entrata o in uscita.

3. Aggiungere le attività nell’ordine in cui si svolgono

Usi un task per rappresentare il lavoro svolto e un sottoprocesso quando i dettagli devono comparire in un altro diagramma. Formuli i nomi delle attività con verbo e complemento oggetto (“Approvare la fattura”), poiché sono questi i nomi che compariranno in ogni report basato sul modello.

4. Aggiungere un gateway solo in presenza di una decisione effettiva

Un gateway esclusivo rappresenta una scelta tra alternative, mentre un gateway parallelo indica attività che si svolgono davvero nello stesso momento. I gateway aggiunti solo per rendere il diagramma più ordinato sono la causa principale dei problemi di convalida dei modelli.

5. Distinguere le responsabilità con pool e lane

Usi una pool per ogni partecipante e una lane per ogni ruolo o sistema quando è importante rappresentare i passaggi di consegne. Per capire quando questa struttura aggiuntiva è utile, consulti pool e lane.

6. Convalidare il modello prima di pubblicarlo

Verifichi che ogni elemento sia collegato, che tutti i percorsi raggiungano un evento finale e che il modello corrisponda ancora al modo in cui il processo si svolge realmente. Durante la creazione, ProcessMind verifica la conformità alle specifiche BPMN 2.0; il riferimento agli elementi supportati indica con precisione quali requisiti vengono applicati.

Generare un modello BPMN personalizzato

Approfondimenti su ProcessMind

• Elementi costitutivi di BPMN: gli elementi di un diagramma.
• Tela di modellazione: lavori più rapidamente nel modellatore.
• Elementi BPMN supportati: gli elementi supportati da ProcessMind.