Průvodce tvorbou diagramů BPMN

Tvorba diagramu BPMN

Při tvorbě diagramu BPMN nejprve získejte přehled o procesu a teprve potom doplňujte podrobnosti. Diagram vytvoříte přímo v modeleru ProcessMind: založte nový proces nebo otevřete prázdné plátno a přetáhněte na něj prvky z palety vlevo. Následující postup vám pomůže diagram přehledně uspořádat. Pokud si chcete jednotlivé kroky rovnou vyzkoušet v modeleru ProcessMind, začněte zkušební verzi a vytvářejte diagram při čtení.

1. Určete hlavní kroky: Nejprve načrtněte hlavní kroky procesu včetně začátku a konce. V procesu zpracování objednávky to může být přijetí objednávky, kontrola úvěruschopnosti, vyřízení objednávky a odeslání faktury.

2. Projděte alternativní cesty: Zjistěte, jaké další cesty nebo výsledky mohou nastat, například co se stane, když objednávku nelze vyřídit. V diagramu tyto cesty znázorněte pomocí bran.

3. Doplňte pooly a swimlanes: Určete hlavní zúčastněné strany, oddělení nebo role. Uspořádejte aktivity do poolů a swimlanes, aby bylo na první pohled jasné, kdo za co odpovídá.

4. Znázorněte Message Flow: Doplňte důležité zprávy, které se vyměňují mezi pooly nebo uvnitř jednoho poolu. Snadněji tak uvidíte, jak procesem procházejí informace.

5. Přidejte artefakty a podrobnosti: Ke každému kroku připojte příslušné dokumenty, poznámky nebo role. Pokud krok zahrnuje několik menších činností, zvažte jeho znázornění jako subprocessu.

6. Počítejte s chybami: Zvažte, co se může pokazit, a do diagramu přidejte kroky nebo události pro řešení chyb. Proces tak bude spolehlivější a bude lépe odpovídat skutečnosti.

Přehled základních prvků BPMN

• Události: Znázorňují začátek a konec procesu nebo významné události v jeho průběhu, například zadání objednávky nebo přijetí platby.
• Aktivity: Konkrétní úkoly, které je třeba v procesu dokončit, například ověření objednávky nebo odeslání produktu.
• Brány: Slouží jako rozhodovací body, ve kterých se proces může podle určitých kritérií vydat různými směry. Například: přesahuje částka objednávky stanovenou hranici?
• Sekvenční toky: Šipky, které znázorňují pořadí aktivit v procesu.
• Datové objekty: Znázorňují informace, které se v procesu používají nebo vytvářejí, například údaje o zákazníkovi nebo podrobnosti objednávky.

Když porozumíte těmto základním prvkům a jejich vzájemnému fungování, můžete vytvářet diagramy BPMN 2.0, které zachycují vaše procesy.

BPMN 2.0 nabízí přehledný vizuální způsob, jak popsat průběh práce, najít možnosti zlepšení a zjednodušit provoz. Další informace o notaci najdete na oficiálním webu BPMN.

Jak vytvořit diagram BPMN

1. Určete rozsah a spouštěcí událost

Zapište událost, která proces spouští, a výsledek, kterým končí. Potom určete, co do něj záměrně nezahrnete. Diagram, který se snaží zachytit dva procesy od začátku do konce, bude nepřehledný dřív, než začne být užitečný.

2. Nejprve vložte počáteční a koncové události

Každá cesta musí začínat počáteční událostí a končit koncovou událostí. Když je zakreslíte jako první, předejdete nejčastější chybě v BPMN: aktivitám bez příchozího nebo odchozího sekvenčního toku.

3. Přidejte aktivity v pořadí, v jakém probíhají

Pro vykonávanou práci použijte úkol. Pokud podrobnosti patří do jiného diagramu, použijte subprocess. Název formulujte jako sloveso a podstatné jméno, například „Schválit fakturu“. Právě název aktivity se zobrazuje ve všech přehledech vytvořených z modelu.

4. Přidejte bránu pouze tam, kde skutečně dochází k rozhodnutí

Exkluzivní brána slouží k rozhodnutí buď–anebo, paralelní brána k rozdělení práce, která skutečně probíhá současně. Brány přidané jen kvůli vzhledu jsou nejčastějším důvodem, proč modely přestanou procházet validací.

5. Rozdělte odpovědnosti pomocí Pool a Lane

Pokud záleží na předávání práce, použijte samostatný Pool pro každého účastníka a Lane pro každou roli nebo systém. Kdy se vyplatí přidat tuto strukturu, popisuje téma Pool a Swimlane.

6. Před publikováním model ověřte

Zkontrolujte, že jsou všechny prvky propojené, každá cesta vede ke koncové události a model odpovídá skutečnému průběhu procesu. ProcessMind při kreslení ověřuje model podle specifikace BPMN 2.0. V přehledu podporovaných prvků najdete přesný seznam kontrolovaných pravidel.

Vytvoření vlastního modelu BPMN

Další informace v ProcessMind

• Základní prvky BPMN: přehled prvků diagramu.
• Plátno modeleru: pracujte v modeleru rychleji.
• Podporované prvky BPMN: přehled toho, co ProcessMind podporuje.