Esportare la documentazione
La documentazione è utile solo se raggiunge le persone che ne hanno bisogno. Esporti la documentazione dei processi quando Le serve, scegliendo il formato più adatto al pubblico: Word per i cicli di revisione, Markdown per il controllo delle versioni, PDF o stampa per riunioni e archivi. Può esportare in qualsiasi momento, senza dover pubblicare; ogni esportazione riflette lo stato attuale del processo, inclusa la matrice RACI e gli artefatti allegati. Con il piano Process Individual, l’esportazione di modelli e documentazione è limitata a 5 al mese; le postazioni editor a pagamento non hanno limiti, mentre i visualizzatori del portale possono esportare la documentazione pubblicata.
Formati di esportazione supportati
| Formato | Utilizzo |
|---|---|
| Documenti generati sul server per la distribuzione, la revisione o l’archiviazione | |
| Word (.docx) | Documenti modificabili per ulteriori revisioni, la distribuzione o il sistema di gestione della qualità |
| Markdown | Documenti di testo semplice per il controllo delle versioni e i flussi di lavoro degli sviluppatori |
| Stampa | Copie cartacee rapide o file PDF creati dalla finestra di stampa del browser |
Scegliere i contenuti da esportare
Il menu di esportazione include Impostazioni di esportazione, dove può scegliere i contenuti del documento esportato:
- Includi gli elementi senza documentazione: elenca anche gli elementi del modello che non hanno ancora una descrizione, così le lacune risultano visibili.
- Includi i grafici: aggiunge al documento i grafici del processo.
- Includi il RACI delle singole attività: mostra l’assegnazione RACI per ogni attività, oltre alla matrice.
Utilizzi Imposta come predefinito per applicare queste scelte a tutti i modelli dell’ambiente oppure Salva per questo modello se desidera impostazioni diverse solo per il processo corrente.
Esempio di esportazione in Word
L’esportazione in Word mantiene la struttura della documentazione: ogni sezione diventa un titolo, la matrice RACI viene presentata come tabella e gli allegati sono elencati con i relativi collegamenti.
Esempio di esportazione in Markdown
L’esportazione in Markdown produce testo semplice con titoli e tabelle standard, adatto a repository Git, wiki e flussi di lavoro per la documentazione.
Esempio di esportazione per la stampa
Utilizzi la finestra di stampa del browser per esportare la documentazione in PDF o stamparne una copia. In alternativa, selezioni Scarica come PDF per ottenere un PDF generato dal server senza aprire la finestra di stampa. Il layout di stampa è ottimizzato per la lettura, così può condividere un documento chiaro con gli stakeholder che preferiscono la carta.
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