Esportazione della documentazione
La documentazione è utile solo quando raggiunge le persone che ne hanno bisogno. Esporti la documentazione del processo ogni volta che Le occorre, scegliendo il formato più adatto al pubblico: Word per i cicli di revisione, Markdown per il controllo delle versioni, PDF o stampa per riunioni e archiviazione. L’esportazione è disponibile in qualsiasi momento; non è necessario pubblicare e ogni esportazione riflette lo stato attuale del processo, inclusa la matrice RACI e gli artefatti allegati.
Formati di esportazione supportati
| Formato | Utilizzo |
|---|---|
| Documenti elaborati dal server per distribuzione, revisione o archiviazione | |
| Word (.docx) | Documenti modificabili per ulteriori modifiche, distribuzione o utilizzo nel sistema di gestione della qualità |
| Markdown | Documenti in testo semplice per il controllo delle versioni e i flussi di lavoro degli sviluppatori |
| Stampa | Copie cartacee rapide o file PDF dalla finestra di dialogo di stampa del browser |
Scelta degli elementi da esportare
Il menu di esportazione include Impostazioni di esportazione, dove può decidere quali contenuti includere nel documento esportato:
- Includi elementi senza documentazione: elenca anche gli elementi del modello che non hanno ancora una descrizione, così le lacune diventano visibili.
- Includi grafici: aggiunge al documento i grafici del processo.
- Includi RACI delle singole attività: mostra l’assegnazione RACI per ogni attività, oltre alla matrice.
Utilizzi Imposta come predefinito per applicare queste scelte a ogni modello dell’ambiente, oppure Salva per questo modello quando deve differire solo il processo corrente.
Esempio di esportazione Word
L’esportazione Word conserva la struttura dell’albero della documentazione: ogni sezione diventa un’intestazione, la matrice RACI viene visualizzata come tabella e gli artefatti allegati sono elencati con i relativi collegamenti.
Esempio di esportazione Markdown
L’esportazione Markdown è testo semplice con intestazioni e tabelle standard, quindi si integra naturalmente nei repository Git, nei wiki e nelle pipeline di documentazione.
Esempio di esportazione per la stampa
Utilizzi la finestra di dialogo di stampa del browser per esportare la documentazione come PDF o copia cartacea, oppure utilizzi Scarica come PDF per ottenere un PDF elaborato dal server senza aprire la finestra di dialogo di stampa. Il layout di stampa è ottimizzato per la lettura, così può condividere un documento ordinato con gli stakeholder che preferiscono il formato cartaceo.