Analisi what-if con la simulazione
Analisi what-if con la simulazione
L’analisi what-if utilizza la simulazione per confrontare più scenari prima di investire tempo e risorse in una modifica. Creando scenari e confrontandone i risultati, può prendere decisioni informate sui cambiamenti al processo.
Confronto degli scenari
La simulazione da sola fornisce previsioni preziose, ma gli insight più utili emergono dal confronto:
- Confronti prima e dopo una modifica proposta
- Confronti i risultati simulati con i dati storici effettivi
- Confronti più scenari alternativi
Confronto dei dataset in ProcessMind
Poiché l’output della simulazione è un dataset Event Log standard, ProcessMind offre strumenti versatili per confrontare qualsiasi dataset, simulato, storico o di entrambi i tipi.
Come confrontare i dataset
- Verifichi che i dataset da confrontare siano mappati al modello, come descritto in mappatura dei dataset.
- Imposti un dataset come dataset principale e un altro come dataset di confronto, come descritto in confronto dei dati.
- Apra le Dashboard: i grafici mostrano affiancati il dataset principale e quello di confronto.
Cosa si può confrontare?
| Metrica | Descrizione |
|---|---|
| Tempo di attraversamento | Tempo totale dall’inizio al completamento del caso |
| Tempo di attesa | Tempo trascorso dai casi in attesa delle risorse |
| Tempo di elaborazione | Tempo effettivo di lavoro delle attività |
| Numero di casi | Numero di casi completati |
| Utilizzo delle risorse | Livello di occupazione delle risorse |
| Distribuzione dei percorsi | Percorsi seguiti dai casi nel processo |
Analisi prima e dopo
Lo scenario what-if più comune consiste nel verificare una modifica al processo:
Scenario: aggiunta di risorse
Domanda: cosa accade se aggiunge un altro addetto alle approvazioni?
Approccio:
- Crei una simulazione di base di riferimento con l’organico attuale
- Crei una simulazione modificata con capacità aumentata
- Confronti i risultati
Risultati di esempio
| Metrica | Base di riferimento | +1 addetto | Miglioramento |
|---|---|---|---|
| Tempo medio di attraversamento | 5,2 giorni | 3,8 giorni | 27% più rapido |
| Tempo medio di attesa | 2,1 giorni | 0,9 giorni | Riduzione del 57% |
| Casi/settimana | 150 | 195 | 30% in più |
| Utilizzo del personale | 95% | 78% | Minore sovraccarico |
Analisi costi-benefici
Combini i risultati della simulazione con i dati sui costi per calcolare il ROI. Se l’aggiunta di un addetto costa 60.000 $ all’anno ma aumenta il throughput del 30%, può quantificare l’impatto sul business.
Confronto con i dati effettivi
Una delle funzionalità chiave della simulazione consiste nel confrontare le previsioni simulate con i dati storici reali.
Perché confrontare con i dati effettivi?
- Convalidi il modello: se la simulazione corrisponde ai dati storici, il modello è accurato
- Individui le lacune: le differenze rivelano dove il modello deve essere perfezionato
- Misuri i miglioramenti: confronti i nuovi dati effettivi con le previsioni simulate
Come confrontare i dati simulati con quelli effettivi
- Esegua una simulazione per un periodo storico
- Carichi o selezioni i dati storici effettivi relativi allo stesso periodo
- Utilizzi la funzionalità Confronta per visualizzare le differenze
Interpretazione delle differenze
| Se la simulazione mostra… | Possibile causa |
|---|---|
| Più rapidamente rispetto ai dati effettivi | Ritardi mancanti nel modello, complessità sottostimata |
| Più lentamente rispetto ai dati effettivi | Tempi di elaborazione sovrastimati, vincoli non necessari |
| Percorsi diversi | Le probabilità dei gateway non corrispondono alla realtà |
| Sovraccarico delle risorse | Vincoli di capacità configurati in modo errato |
Confronto tra più scenari
Confronti più di due scenari per individuare la configurazione ottimale:
Scenario: individuare l’organico ottimale
Domanda: di quanti addetti alle approvazioni ha bisogno?
Approccio: crei più simulazioni con diversi livelli di organico
Esempio: analisi del livello di organico
| Addetti | Throughput | Utilizzo | Tempo di attesa | Costo |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 100 casi/settimana | 98% | 4,5 giorni | 120.000 $ |
| 3 | 145 casi/settimana | 85% | 1,8 giorni | 180.000 $ |
| 4 | 160 casi/settimana | 68% | 0,5 giorni | 240.000 $ |
| 5 | 165 casi/settimana | 55% | 0,2 giorni | 300.000 $ |
Approfondimento: l’aggiunta di una terza risorsa offre il miglior rapporto tra costi e benefici. Con la quarta e la quinta si osservano rendimenti decrescenti.
Scenari comuni di analisi what-if
Riprogettazione del processo
Verifichi le modifiche strutturali al Suo processo:
- Cosa succederebbe rimuovendo un passaggio di approvazione manuale?
- Cosa succederebbe aggiungendo un controllo di qualità?
- Cosa succederebbe eseguendo in parallelo attività sequenziali?
Variazioni della domanda
Si prepari a diversi livelli di domanda:
- Cosa succederebbe se la domanda aumentasse del 50%?
- Cosa succederebbe in presenza di picchi stagionali?
- Cosa succederebbe se una campagna di marketing raddoppiasse i casi in ingresso?
Variazioni delle risorse
Ottimizzi il personale e i sistemi:
- Cosa succederebbe formando i dipendenti per più attività?
- Cosa succederebbe automatizzando un task manuale?
- Cosa succederebbe esternalizzando determinate attività?
Tempistiche del processo
Esplori l’impatto degli orari e delle tempistiche:
- Cosa succederebbe estendendo l’orario operativo?
- Cosa succederebbe aggiungendo un turno nel fine settimana?
- Cosa succederebbe scaglionando le pause pranzo?
Buone pratiche per l’analisi what-if
1. Stabilisca una base di riferimento
Crei sempre una simulazione di riferimento convalidata prima di testare le modifiche. In questo modo disporrà di un termine di confronto.
2. Modifichi una variabile alla volta
Quando possibile, isoli le variabili per comprenderne l’impatto individuale. Modificare più elementi contemporaneamente rende difficile attribuire i miglioramenti.
3. Utilizzi parametri realistici
Basi i parametri della simulazione sui dati effettivi, quando disponibili. Input non realistici producono risultati poco affidabili.
4. Consideri più metriche
Non ottimizzi una sola metrica. Un throughput più rapido potrebbe comportare una riduzione della qualità o il sovraccarico del personale.
5. Documenti gli scenari
Conservi registrazioni chiare delle modifiche apportate in ogni scenario. In questo modo i risultati possono essere riprodotti e condivisi.
6. Convalidi prima di agire
Quando possibile, convalidi le previsioni della simulazione con test su piccola scala prima dell’implementazione completa.
Presentazione dei risultati
Quando condivide i risultati dell’analisi what-if con gli stakeholder:
- Inizi dalla domanda: quale problema aziendale sta risolvendo?
- Mostri il confronto: metriche visive affiancate rendono chiare le differenze
- Quantifichi l’impatto: traduca in valore aziendale il tempo risparmiato, i costi ridotti e i ricavi ottenuti
- Riconosca l’incertezza: la simulazione è una previsione, non una garanzia