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Dove reperire e strutturare i dati per il Process Mining

Process Intelligence Process Intelligence Disponibile con una postazione Process Intelligence o superiore. Solo le postazioni di questo piano o di un piano superiore possono utilizzare questa funzionalità. Confronta i piani Disponibile con una postazione Process Intelligence o superiore

Da dove provengono i dati

Ogni processo lascia una traccia nei sistemi che lo gestiscono: gli ordini vengono creati in un ERP, i ticket passano attraverso un service desk e le approvazioni vengono registrate in uno strumento di gestione dei flussi di lavoro. Il Process Mining legge questa traccia. Questa pagina spiega dove trovarla e come organizzarla in un Event Log. Per i campi che ogni log deve contenere, consulti Di quali dati ha bisogno per il Process Mining; per i tipi di file accettati, consulti Formati di dati supportati.

Due domande determinano se vale la pena estrarre dati da un sistema:

  • Registra un timestamp per la fase, non solo lo stato attuale?
  • Registra un identificativo che può utilizzare come ID del caso per l’intero processo?

Se un sistema mostra solo lo stato più recente, cerchi la cronologia o la traccia di audit. La maggior parte dei sistemi Enterprise ne conserva una.

Dove vengono generalmente registrati gli eventi

Tipo di sistema Esempi Dove risiedono gli eventi
ERP SAP, Oracle E-Business Suite o Fusion, Microsoft Dynamics Tabelle dei documenti e delle modifiche: ordini di acquisto, fatture e documenti materiali riportano ciascuno la data di creazione o modifica e l’utente che ha eseguito l’azione
Service desk e ITSM ServiceNow, Jira, Zendesk Tabelle di audit e cronologia che registrano ogni modifica ai campi, ad esempio ServiceNow sys_audit, oltre ai timestamp di creazione e aggiornamento propri di ogni task
CRM Salesforce, Microsoft Dynamics Tabelle della cronologia dei campi degli oggetti, che conservano il valore precedente e quello nuovo con timestamp e utente
Strumenti di gestione dei flussi di lavoro e BPM Camunda, Power Automate, motori di gestione dei flussi di lavoro personalizzati La cronologia delle fasi completate di ogni istanza del processo
Applicazioni interne Applicazioni web personalizzate, sistemi legacy Log dell’applicazione o tabella di audit; chieda al team responsabile dell’applicazione quale tabella registra le modifiche di stato
Fogli di calcolo Passaggi manuali, approvazioni offline L’esportazione stessa, purché le colonne dell’ID del caso e del timestamp siano compilate in modo coerente

Esempio: dal procurement al pagamento in SAP

Un processo dal procurement al pagamento è distribuito su diverse tabelle SAP, una per ogni fase:

Fase Tabella SAP
Richiesta di acquisto EBAN
Ordine di acquisto EKKO (testata), EKPO (posizioni)
Entrata merci MKPF (testata), MSEG (posizioni)
Ricezione fattura BKPF (testata), BSEG (posizioni)
Pagamento PAYR, REGUH

In SAP ECC può leggere queste tabelle con un report ABAP o un programma personalizzato; in SAP S/4HANA, utilizzi viste CDS, un servizio OData o SAP Datasphere. Estragga una query essenziale per ogni fase, includendo il nome dell’attività, l’ID del caso e il timestamp, oltre a utente, importo o fornitore se desidera analizzarli, quindi combini i risultati in un unico Event Log:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Restringa l’estrazione prima che cresca: filtri per codice società, tipo di documento o anno fiscale invece di esportare tutto.

Strutturare l’esportazione

  • Una riga per evento: una modifica di stato, non un intero caso. Mantenga le colonne Case ID, Activity e Timestamp, oltre alle eventuali colonne facoltative, come utente, costo e importo, che desidera analizzare.
  • ID del caso coerenti tra i sistemi: quando un processo coinvolge un ERP e un CRM, riconcili gli identificativi affinché ogni evento confluisca nello stesso caso.
  • Un unico fuso orario: normalizzi i timestamp in UTC o in un unico fuso orario, così gli eventi provenienti da sistemi diversi restano nell’ordine corretto.
  • Nomi delle attività coerenti: “Approva ordine” e “Approvazione ordine” indicano la stessa fase; scelga una sola formulazione per ogni fase.
  • Escluda il rumore: documenti di test, record annullati e fasi interne del sistema aggiungono righe senza fornire informazioni utili.

La riga di intestazione, i delimitatori e i formati dei timestamp vengono rilevati durante il caricamento; i requisiti completi sono elencati in Formati di dati supportati. Se una fase non è presente in alcun sistema, Pulizia e preparazione dei dati spiega come colmare la lacuna.

Gestire i dati personali prima dell’esportazione

Gli Event Log contengono spesso nomi, numeri cliente o ID utente. Anonimizzi o mascheri le informazioni non necessarie per l’analisi, limiti il numero di persone autorizzate a scaricare l’estrazione e segua le regole di conservazione applicabili alla Sua organizzazione, ad esempio il GDPR. ProcessMind conserva i dataset separati per tenant e l’accesso dipende dal ruolo e dalla postazione dell’utente. Consulti Utenti, ruoli e autorizzazioni.

Passaggio successivo: caricare e mappare

Dopo aver strutturato il log, lo carichi e associ le colonne al dataset:

  1. Configuri il dataset: associ ID del caso, Attività e Timestamp e controlli il badge Qualità dei dati.
  2. Mappi i dati sul modello: colleghi gli attributi alle attività e alle connessioni.
  3. Per i dati in continua crescita, utilizzi i caricamenti incrementali (delta) invece di ricaricare tutto.

I log di esempio già pronti sono disponibili in File di esempio, se desidera provare il flusso prima di estrarre i Suoi dati.

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