Dove reperire e strutturare i dati per il Process Mining

Origine dei dati

Ogni processo lascia una traccia nei sistemi che lo gestiscono: gli ordini vengono creati in un ERP, i ticket passano attraverso un service desk e le approvazioni vengono registrate in uno strumento per i flussi di lavoro. Il Process Mining legge queste tracce. In questa pagina scoprirà dove trovarle e come trasformarle in un Event Log. Per conoscere i campi che ogni log deve contenere, consulti Quali dati servono per il Process Mining; per i formati di file accettati, consulti Formati di dati supportati. Quando il log è pronto, inizi una prova gratuita per caricarlo e visualizzare il processo.

Per capire se vale la pena estrarre dati da un sistema, occorre rispondere a due domande:

• Registra un timestamp per ogni passaggio, non soltanto lo stato attuale?
• Registra un identificativo che può usare come ID del caso per l’intero processo?

Se un sistema mostra solo lo stato più recente, cerchi la cronologia o il registro di audit. La maggior parte dei sistemi aziendali ne conserva uno.

Dove vengono registrati di solito gli eventi

Esempio: dal procurement al pagamento in SAP

Un processo di acquisto e pagamento si articola in diverse tabelle SAP, una per ogni passaggio:

In SAP ECC può leggere queste tabelle con un report ABAP o un programma personalizzato; in SAP S/4HANA, utilizzi viste CDS, un servizio OData o SAP Datasphere. Esegua una query essenziale per ogni passaggio, includendo il nome dell’attività, l’ID del caso e il timestamp (e, se lo desidera, anche l’utente, l’importo o il fornitore), quindi unisca i risultati in un unico Event Log:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Limiti l’estrazione prima che diventi troppo ampia: applichi un filtro per codice aziendale, tipo di documento o esercizio fiscale, invece di esportare tutto.

Strutturare l’esportazione

• Una riga per evento, cioè per ogni modifica di stato, non per l’intero caso. Mantenga le colonne Case ID, Activity e Timestamp, oltre agli eventuali campi facoltativi (utente, costo, importo) che desidera analizzare.
• ID dei casi uniformi tra i sistemi: se un processo coinvolge un ERP e un CRM, riconcili gli identificativi affinché tutti gli eventi siano associati allo stesso caso.
• Un unico fuso orario: normalizzi i timestamp in UTC o in un unico fuso orario, così gli eventi provenienti da sistemi diversi restano nell’ordine corretto.
• Nomi delle attività uniformi: “Approva ordine” e “Approvazione ordine” indicano lo stesso passaggio; scelga una sola denominazione per ogni passaggio.
• Escluda i dati superflui: documenti di test, record annullati e passaggi interni del sistema aggiungono righe senza fornire informazioni utili.

Durante il caricamento vengono rilevati la riga di intestazione, i delimitatori e i formati dei timestamp; tutti i requisiti sono riportati in Formati di dati supportati. Se un passaggio non è registrato nei sistemi, consulti Pulizia e preparazione dei dati per sapere come colmare la lacuna.

Gestire i dati personali prima dell’esportazione

Gli Event Log contengono spesso nomi, numeri cliente o ID utente. Anonimizzi o mascheri i dati non necessari per l’analisi, limiti chi può scaricare l’estrazione e rispetti le regole di conservazione applicabili alla Sua organizzazione (ad esempio, il GDPR, Regolamento generale sulla protezione dei dati). ProcessMind conserva gli insiemi di dati separatamente per tenant e l’accesso dipende dal ruolo e dalla postazione dell’utente: consulti Utenti, ruoli e autorizzazioni.

Passaggio successivo: caricare e mappare i dati

Una volta strutturato il log, lo carichi e associ le colonne al set di dati:

1. Configuri il set di dati: associ le colonne ID del caso, Attività e Timestamp e controlli il badge Qualità dei dati.
2. Mappi i dati sul modello: colleghi gli attributi alle attività e alle connessioni.
3. Per i dati che crescono continuamente, utilizzi i caricamenti incrementali (delta) invece di ricaricare tutto.

Se desidera provare il flusso prima di estrarre i Suoi dati, sono disponibili Event Log di esempio già pronti in File di esempio.

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