Où trouver et structurer les données pour le Process Mining

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Origine des données

Chaque processus laisse une trace dans les systèmes qui l’exécutent : les commandes sont créées dans un ERP, les tickets évoluent dans un centre de services et les approbations sont enregistrées dans un outil de flux de travail. Le Process Mining lit cette trace. Cette page explique où la trouver et comment la structurer en journal d’événements. Pour connaître les champs que chaque journal doit contenir, consultez Données nécessaires au Process Mining ; pour connaître les types de fichiers acceptés, consultez Formats de données pris en charge.

Deux questions permettent de déterminer si un système mérite d’être extrait :

Enregistre-t-il un horodatage pour l’étape, et pas uniquement l’état actuel ?
Enregistre-t-il un identifiant utilisable comme Case ID pour l’ensemble du processus ?

Si un système n’affiche que le dernier état, recherchez son historique ou sa piste d’audit. La plupart des systèmes d’entreprise en conservent une.

Emplacements habituels des événements

Type de système	Exemples	Emplacement des événements
ERP	SAP, Oracle E-Business Suite ou Fusion, Microsoft Dynamics	Tables de documents et de modifications : les commandes d’achat, factures et documents articles contiennent chacun une date de création ou de modification ainsi que l’utilisateur intervenu
Centre de services et ITSM	ServiceNow, Jira, Zendesk	Tables d’audit et d’historique qui enregistrent chaque modification de champ, par exemple ServiceNow `sys_audit`, ainsi que les horodatages de création et de mise à jour propres à chaque tâche
CRM	Salesforce, Microsoft Dynamics	Tables d’historique des champs des objets, qui conservent l’ancienne et la nouvelle valeur avec un horodatage et un utilisateur
Outils de flux de travail et BPM	Camunda, Power Automate, moteurs de flux de travail personnalisés	Historique des étapes terminées pour chaque instance de processus
Applications internes	Applications web personnalisées, systèmes existants	Journaux applicatifs ou table d’audit ; demandez à l’équipe responsable de l’application quelle table enregistre les changements d’état
Feuilles de calcul	Transmissions manuelles, approbations hors ligne	L’export lui-même, à condition que les colonnes Case ID et Timestamp soient renseignées de manière cohérente

Exemple : processus Purchase-to-Pay dans SAP

Un processus Purchase-to-Pay est réparti dans plusieurs tables SAP, une par étape :

Étape	Table SAP
Demande d’achat	EBAN
Commande d’achat	EKKO (en-tête), EKPO (postes)
Réception des marchandises	MKPF (en-tête), MSEG (postes)
Réception de la facture	BKPF (en-tête), BSEG (postes)
Paiement	PAYR, REGUH

Dans SAP ECC, vous pouvez lire ces tables avec un rapport ABAP ou un programme personnalisé ; dans SAP S/4HANA, utilisez des vues CDS, un service OData ou SAP Datasphere. Préparez une requête concise par étape, avec un nom d’activité, le Case ID et l’horodatage, ainsi que l’utilisateur, le montant ou le fournisseur si nécessaire, puis regroupez les résultats dans un journal d’événements unique :

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Limitez l’extraction avant qu’elle ne prenne de l’ampleur : filtrez par code société, type de document ou exercice fiscal au lieu de tout exporter.

Structurez l’export

Une ligne par événement : un changement d’état, et non un cas complet. Conservez les colonnes Case ID, Activity et Timestamp, ainsi que les colonnes facultatives, utilisateur, coût, montant, que vous souhaitez analyser.
Des identifiants de cas cohérents entre les systèmes : lorsqu’un processus s’étend sur un ERP et un CRM, rapprochez les identifiants afin que chaque événement soit rattaché à un seul cas.
Un seul fuseau horaire : normalisez les horodatages en UTC ou dans un fuseau unique afin que les événements provenant de systèmes différents restent dans le bon ordre.
Des noms d’activité cohérents : « Approve Order » et « Order Approval » désignent la même étape ; choisissez une formulation unique pour chaque étape.
Écartez les éléments superflus : les documents de test, les enregistrements annulés et les étapes internes du système ajoutent des lignes sans apporter d’informations utiles.

La ligne d’en-tête, les séparateurs et les formats d’horodatage sont détectés lors de l’importation ; les exigences complètes sont présentées dans Formats de données pris en charge. Si une étape n’est pas enregistrée dans vos systèmes, Nettoyage et préparation des données explique comment combler cette lacune.

Traitez les données personnelles avant l’exportation

Les journaux d’événements contiennent généralement des noms, des numéros de client ou des identifiants utilisateur. Anonymisez ou masquez les informations dont l’analyse n’a pas besoin, limitez les personnes autorisées à télécharger l’extraction et respectez les règles de conservation applicables à votre organisation, notamment le RGPD. ProcessMind conserve les jeux de données par tenant, et l’accès dépend du rôle et de la licence utilisateur de chacun. Consultez Utilisateurs, rôles et autorisations.

Étape suivante : importez et associez les données

Une fois le journal structuré, importez-le et associez les colonnes au jeu de données :

Configurez votre jeu de données : associez Case ID, Activity et Timestamp, puis vérifiez le badge Qualité des données.
Associez vos données au modèle : reliez les attributs aux activités et aux connexions.
Pour les données qui augmentent en continu, utilisez les importations incrémentielles (delta) au lieu de tout recharger.

Des journaux d’exemple prêts à l’emploi sont disponibles dans Fichiers d’exemple si vous souhaitez tester le processus avant d’extraire vos propres données.

Sujets associés

Données nécessaires au Process Mining : les trois colonnes indispensables à chaque journal
Formats de données pris en charge : types de fichiers et exigences de structure
Nettoyage et préparation des données : nettoyez l’extraction et corrigez les problèmes courants avant l’importation
Configuration de votre jeu de données : associez et validez l’importation