Skąd pobrać i jak uporządkować dane do process mining

Skąd pochodzą dane

Każdy proces pozostawia ślad w obsługujących go systemach: zamówienia są tworzone w systemie ERP, zgłoszenia przechodzą przez system obsługi, a zatwierdzenia są rejestrowane w narzędziu workflow. Process mining analizuje te ślady. Na tej stronie opisano, gdzie ich szukać i jak przygotować z nich dziennik zdarzeń. Pola wymagane w każdym dzienniku przedstawiono w poradniku Jakich danych potrzeba do process mining, a obsługiwane typy plików opisano na stronie Obsługiwane formaty danych. Gdy dziennik będzie gotowy, rozpocznij okres próbny, aby przesłać dane i zobaczyć przebieg procesu.

O tym, czy warto wyodrębniać dane z danego systemu, decydują dwie kwestie:

• Czy system zapisuje znacznik czasu dla danego kroku, a nie tylko jego bieżący stan?
• Czy system zapisuje identyfikator, którego można użyć jako identyfikatora sprawy w całym procesie?

Jeśli system pokazuje tylko najnowszy stan, poszukaj historii lub ścieżki audytu. Większość systemów biznesowych ją przechowuje.

Gdzie zwykle rejestrowane są zdarzenia

Przykład: proces od zakupu do płatności w SAP

Proces od zakupu do płatności obejmuje kilka tabel SAP, po jednej dla każdego kroku:

W SAP ECC można odczytać te tabele za pomocą raportu ABAP lub własnego programu. W SAP S/4HANA można użyć widoków CDS, usługi OData albo SAP Datasphere. Przygotuj osobne, proste zapytanie dla każdego kroku, zawierające nazwę aktywności, identyfikator sprawy i znacznik czasu, a także użytkownika, kwotę lub dostawcę, jeśli te dane są potrzebne. Następnie połącz wyniki w jeden dziennik zdarzeń:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Ogranicz zakres danych, zanim zbiór urośnie. Zamiast eksportować wszystko, filtruj według kodu spółki, rodzaju dokumentu lub roku obrotowego.

Uporządkuj eksportowane dane

• Jeden wiersz na zdarzenie, czyli na zmianę stanu, a nie na całą sprawę. Zachowaj kolumny Case ID, Activity i Timestamp oraz opcjonalne kolumny, które chcesz analizować, na przykład użytkownika, koszt lub kwotę.
• Spójne identyfikatory spraw w różnych systemach. Jeśli proces obejmuje system ERP i CRM, uzgodnij identyfikatory, aby wszystkie zdarzenia były przypisane do jednej sprawy.
• Jedna strefa czasowa. Ujednolić znaczniki czasu do UTC lub jednej strefy, aby zdarzenia z różnych systemów zachowały właściwą kolejność.
• Spójne nazwy aktywności. „Zatwierdź zamówienie” i „Zatwierdzenie zamówienia” oznaczają ten sam krok. Wybierz jedną nazwę dla każdego kroku.
• Usuń zbędne dane. Dokumenty testowe, anulowane rekordy i wewnętrzne kroki systemowe zwiększają liczbę wierszy, ale nie dostarczają informacji.

Wiersz nagłówkowy, separatory i formaty znaczników czasu są wykrywane podczas przesyłania. Pełne wymagania opisano na stronie Obsługiwane formaty danych. Jeśli w systemach brakuje któregoś kroku, strona Oczyszczanie i przygotowanie danych wyjaśnia, jak uzupełnić te braki.

Zadbaj o dane osobowe przed eksportem

Dzienniki zdarzeń często zawierają imiona i nazwiska, numery klientów lub identyfikatory użytkowników. Anonimizuj lub maskuj dane, których analiza nie wymaga, ogranicz liczbę osób mogących pobrać wyodrębniony zbiór i przestrzegaj zasad przechowywania danych obowiązujących w organizacji, na przykład RODO. ProcessMind przechowuje zbiory danych oddzielnie dla każdego dzierżawcy, a dostęp zależy od roli i licencji użytkownika. Zobacz Użytkownicy, role i uprawnienia.

Następny krok: prześlij dane i zmapuj kolumny

Po uporządkowaniu dziennika prześlij go i przypisz kolumny do zbioru danych:

1. Skonfiguruj zbiór danych: zmapuj identyfikator sprawy, aktywność i znacznik czasu, a następnie sprawdź Jakość danych.
2. Zmapuj dane do modelu: połącz atrybuty z aktywnościami i połączeniami.
3. W przypadku stale przyrastających danych używaj przyrostowego wczytywania danych (delta) zamiast wczytywać wszystko od nowa.

Gotowe przykładowe dzienniki zdarzeń znajdą Państwo w sekcji Przykładowe pliki. Można na nich sprawdzić cały przebieg przed wyodrębnieniem własnych danych.

Powiązane tematy

• Jakich danych potrzeba do process mining - trzy kolumny wymagane w każdym dzienniku
• Obsługiwane formaty danych - typy plików i wymagania dotyczące ich struktury
• Oczyszczanie i przygotowanie danych - oczyść wyodrębnione dane i usuń typowe problemy przed przesłaniem
• Konfiguracja zbioru danych - mapowanie i sprawdzanie przesłanych danych