Kde získat a jak strukturovat data pro process mining

Odkud data pocházejí

Každý proces zanechává stopu v systémech, které ho zajišťují: objednávky vznikají v ERP, požadavky procházejí servisním systémem a schválení se zaznamenávají ve workflow. Process mining tuto stopu analyzuje. Na této stránce zjistíte, kde data najít a jak z nich vytvořit záznam událostí. Povinná pole každého záznamu popisuje téma Jaká data potřebujete pro process mining. Seznam podporovaných typů souborů najdete v tématu Podporované formáty dat. Až bude záznam připravený, spusťte zkušební verzi, nahrajte ho a prohlédněte si proces.

Při rozhodování, zda se vyplatí získávat data z určitého systému, si položte dvě otázky:

• Zaznamenává systém časové razítko daného kroku, nebo pouze jeho aktuální stav?
• Zaznamenává systém identifikátor, který lze použít jako ID případu v celém procesu?

Pokud systém zobrazuje pouze poslední stav, vyhledejte historii nebo auditní záznam. Většina podnikových systémů ho uchovává.

Kde se obvykle zaznamenávají události

Příklad: proces od nákupu po platbu v SAP

Proces od nákupu po platbu je v SAP rozdělený do několika tabulek, jedné pro každý krok:

V SAP ECC můžete tyto tabulky číst pomocí sestavy ABAP nebo vlastního programu. V SAP S/4HANA použijte CDS views, službu OData nebo SAP Datasphere. Pro každý krok vytvořte jeden stručný dotaz s názvem aktivity, ID případu a časovým razítkem. Podle potřeby přidejte uživatele, částku nebo dodavatele a výsledky spojte do jednoho záznamu událostí:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Zmenšete výpis ještě před jeho vytvořením. Místo exportu všech dat filtrujte podle kódu společnosti, typu dokladu nebo fiskálního roku.

Uspořádejte export

• Jeden řádek pro každou událost, tedy změnu stavu, ne celý případ. Ponechte sloupce Case ID, Activity a Timestamp a případné volitelné sloupce, například uživatele, náklady nebo částku, které chcete analyzovat.
• Jednotná ID případů napříč systémy: pokud proces probíhá v ERP i CRM, sjednoťte identifikátory tak, aby všechny události patřily k jednomu případu.
• Jedno časové pásmo: sjednoťte časová razítka na UTC nebo jedno časové pásmo, aby události z různých systémů zůstaly ve správném pořadí.
• Jednotné názvy aktivit: „Schválit objednávku“ a „Schválení objednávky“ označují stejný krok. Pro každý krok zvolte jeden název.
• Vyřaďte nepotřebná data: testovací doklady, zrušené záznamy a interní systémové kroky přidávají řádky, ale nepřinášejí nové poznatky.

Při nahrávání se rozpozná řádek záhlaví, oddělovače i formáty časových razítek. Úplné požadavky najdete v tématu Podporované formáty dat. Pokud některý krok v systémech vůbec chybí, v tématu Čištění a příprava dat se dozvíte, jak tento nedostatek řešit.

Před exportem ošetřete osobní údaje

Záznamy událostí obvykle obsahují jména, zákaznická čísla nebo ID uživatelů. Anonymizujte nebo zamaskujte údaje, které analýza nepotřebuje, omezte počet lidí, kteří mohou výpis stáhnout, a dodržujte pravidla uchovávání platná pro vaši organizaci, například nařízení GDPR. ProcessMind uchovává datové sady odděleně pro každého tenanta. Přístup se řídí rolí a licencí uživatele. Další informace najdete v tématu Uživatelé, role a oprávnění.

Další krok: nahrajte data a namapujte sloupce

Jakmile bude záznam událostí připravený, nahrajte ho a namapujte sloupce datové sady:

1. Nakonfigurujte datovou sadu: namapujte ID případu, aktivitu a časové razítko a zkontrolujte ukazatel Kvalita dat.
2. Namapujte data na model: propojte atributy s aktivitami a spojeními.
3. U průběžně rostoucích dat použijte přírůstkové nahrávání (delta) místo opětovného nahrání všech dat.

Pokud si chcete celý postup vyzkoušet ještě před získáním vlastních dat, připravené ukázkové záznamy najdete v části Ukázkové soubory.

Související témata

• Jaká data potřebujete pro process mining: tři sloupce, které musí obsahovat každý záznam
• Podporované formáty dat: typy souborů a požadavky na jejich strukturu
• Čištění a příprava dat: vyčistěte výpis a před nahráním vyřešte běžné problémy
• Konfigurace datové sady: namapujte a ověřte nahraná data