Métricas de tiempo: tiempo de entrega, procesamiento y espera

Métricas de tiempo

El tiempo aparece en casi todos los gráficos, y las cifras pueden parecer muy distintas según dónde se consulten. No es un error: ProcessMind mide el tiempo de tres formas, y cada una responde a una pregunta diferente. Esta página explica qué cuenta cada medida, para que pueda confiar en la cifra que tiene delante y elegir la adecuada para la pregunta que quiere responder.

Las tres medidas de tiempo

Medida	Qué cuenta	Se calcula por
Tiempo de entrega	Cuánto tarda un caso de principio a fin, o entre los elementos Desde y Hasta cuando el gráfico limita el intervalo	caso
Tiempo de procesamiento	El tiempo dedicado realmente a trabajar en un paso, desde que comienza el trabajo hasta que se registra el paso	paso
Tiempo de espera	El tiempo que un paso permanece inactivo, desde el paso anterior del caso hasta que comienza el trabajo en él	paso

La regla que explica todo lo demás en esta página: el tiempo de entrega describe los casos; el tiempo de procesamiento y el tiempo de espera describen los pasos que contienen.

Tiempo de entrega: el caso

• Mide el tiempo transcurrido del caso. Si el gráfico tiene seleccionados un elemento Desde y un elemento Hasta, mide en su lugar el intervalo entre esos dos puntos, por ejemplo, desde “Pedido recibido” hasta “Factura enviada”.
• Se calcula una vez por caso. En los gráficos de tendencias, un caso se coloca en el intervalo temporal en el que termina, por lo que nunca se cuenta dos veces.
• De forma predeterminada, solo contribuyen los casos cerrados; un caso abierto todavía no tiene un final. Consulte Casos cerrados y abiertos.
• La versión Suma suma todos los casos, por lo que crece con el número de casos, no con el número de eventos.

Tiempo de procesamiento: trabajo activo

• Mide el trabajo realizado en un paso, por ejemplo, cuánto tiempo dedica realmente una persona aprobadora a una factura.
• Se calcula por cada aparición de un paso, por lo que un caso que repite la misma actividad tres veces aporta tres valores.
• Utilícelo para encontrar actividades en las que el trabajo en sí requiere mucho esfuerzo, no aquellas en las que el trabajo está esperando.

Tiempo de espera: tiempo inactivo antes de un paso

• Mide el intervalo entre el paso anterior del caso y el inicio del siguiente.
• Se calcula por cada aparición de un paso, igual que el tiempo de procesamiento.
• Utilícelo para encontrar colas, procesamiento por lotes y traspasos, es decir, los puntos en los que no se trabaja en un caso, pero tampoco avanza.

Cómo interpretar las tres medidas juntas

Un caso puede tardar 12 días de principio a fin, mientras que el trabajo realizado en él suma unas pocas horas. El resto es tiempo de espera: colas, aprobaciones pendientes en una bandeja de entrada, procesamiento por lotes y traspasos entre personas o sistemas.

Dos cifras de un Dashboard resumen esa división:

• Proporción de pasos activos: la parte del tiempo medido de los pasos que se dedica a trabajar en lugar de esperar. Un valor bajo indica que la parte visible transcurre principalmente inactiva entre interacciones.
• Cola de casos lentos: tiempo de ciclo P90 comparado con la mediana. Un múltiplo alto significa que un grupo reducido de casos está atascado mucho más allá del caso habitual.

La denominación que verá

La misma medida recibe nombres distintos según dónde la consulte, porque cada lugar responde a una pregunta diferente.

Denominación	Qué significa	Dónde aparece
Tiempo de entrega	La medida en sí, para los casos	Listas de métricas, etiquetas de gráficos y tarjetas de KPI estándar: “Tiempo de entrega medio”, “Tiempo de entrega mediano”, “Tiempo de entrega medio por caso”
Tiempo de ciclo	La misma cifra a nivel de caso, expresada de forma sencilla	Gráficos y tarjetas de Dashboards: “Tiempo de ciclo medio por proveedor”, “Tiempo de ciclo medio”, “Tiempo de ciclo mediano”, “Tiempo de ciclo P90”, “Tiempo de ciclo de casos lentos a lo largo del tiempo”
Tiempo de ciclo total	Todos los casos sumados	La opción Suma de la lista de métricas
Tiempo de transición	Tiempo entre dos actividades conectadas del modelo, calculado por transición, no por caso	El menú y el panel de detalles de la conexión: “Tiempo de transición medio”
Duración del caso	La medida a nivel de caso cuando segmenta en lugar de medir	El filtro Duración del caso y el desglose de “Casos lentos”
Tiempo de espera y Tiempo de procesamiento	Las dos medidas a nivel de paso	Sus propias métricas, por ejemplo, “Tiempo de espera medio por actividad”

Métricas de duración en Dashboards personalizados

Los Dashboards personalizados le permiten configurar métricas de duración para responder a la pregunta que quiera analizar. Seleccione la medida de duración adecuada, como el tiempo de rendimiento, de procesamiento o de espera, y configure el gráfico para mostrar la agregación relevante para su análisis.

Algunas reglas prácticas:

• Las listas de métricas y las etiquetas de los ejes usan tiempo de rendimiento.
• Los títulos y mosaicos de los Dashboards suelen usar tiempo de ciclo para el mismo número.
• En las conexiones del modelo, el número es tiempo de transición, porque describe una transición entre dos actividades.
• Los filtros usan duración del caso.
• Espera y procesamiento siempre se refieren al tiempo de un paso, nunca al caso.

Por qué un gráfico puede mostrar días mientras una conexión muestra horas

Ambas cifras son correctas. El gráfico mide el caso completo, por eso muestra días. La conexión mide únicamente el tiempo entre esas dos actividades, por eso muestra horas. Utilice el gráfico para responder “cuánto tardan nuestros casos” y la conexión para responder “cuánto tiempo transcurre entre el paso A y el paso B”.

Casos cerrados y abiertos

El tiempo de entrega necesita un final. Un caso que todavía está abierto aún no tiene final, por lo que no puede contribuir con un tiempo de entrega. Por eso, los gráficos de tiempo de entrega utilizan casos cerrados de forma predeterminada.

• Cámbielo por gráfico: abra la configuración del gráfico y establezca Casos en Todos, Abiertos o Cerrados.
• El tiempo de espera y el tiempo de procesamiento se miden en los propios pasos, por lo que no requieren que el caso haya finalizado.

Siguiente paso

Abra un Dashboard y consulte dos gráficos lado a lado: uno que muestre el número de casos a lo largo del tiempo y otro que muestre el tiempo de ciclo. Después, utilice Métricas para cambiar un gráfico a tiempo de espera o de procesamiento y comprobar dónde transcurre realmente el tiempo de su proceso.

• Métricas: la lista completa de métricas y lo que muestra cada una.
• Gráficos de procesos: los tipos de gráficos que muestran estas métricas.
• Uso de filtros: limite los gráficos a los casos que le interesan.
• Grafo de procesos: consulte el tiempo de transición y otras métricas en las conexiones.