Pools en swimlanes

Wat zijn Pools en swimlanes?

In BPMN 2.0 worden pools en swimlanes (ook wel lanes genoemd) gebruikt om processen te ordenen en de rollen, afdelingen of entiteiten in een bedrijfsproces visueel weer te geven. Zo wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taken en hoe verschillende deelnemers met elkaar samenwerken.

Pools

• Doel: een pool staat voor een belangrijke deelnemer aan het proces of een grotere entiteit, zoals een organisatie, systeem of zakenpartner. Pools geven de grenzen van een proces aan. Verschillende pools kunnen verschillende organisaties of afdelingen weergeven die samenwerken.

• Visuele weergave: een grote rechthoek die een volledig proces omsluit. Een pool kan meerdere swimlanes (lanes) bevatten, maar elke pool staat voor een afzonderlijk proces of een afzonderlijke deelnemer.

• Voorbeeld: in een proces waarin twee bedrijven samenwerken, kun je één pool gebruiken voor “Bedrijf A” en een andere voor “Bedrijf B”.

• Toepassing: gebruik pools meestal om interacties tussen verschillende entiteiten te modelleren, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf samenwerkt met een externe leverancier, partner of klant. Elke entiteit krijgt een eigen pool. De Message Flows tussen de pools geven de communicatie tussen de entiteiten weer.

Swimlanes (Lanes)

• Doel: een swimlane (of lane) is een onderverdeling binnen een pool. Hiermee orden je activiteiten verder door ze te groeperen op rol, afdeling of systeem. Lanes maken duidelijk wie verantwoordelijk is voor specifieke taken binnen een pool.

• Visuele weergave: horizontale of verticale onderverdelingen binnen een pool. Elke lane staat voor een andere deelnemer, zoals een afdeling, rol of systeem.

• Voorbeeld: binnen de pool van een bedrijf kun je lanes maken voor “Verkoop”, “Financiën” en “Klantenservice” en de taken aan de betreffende afdeling toewijzen.

• Toepassing: gebruik lanes om binnen een pool verantwoordelijkheden voor taken toe te wijzen. Zo is duidelijk wie elke activiteit uitvoert. Taken voor het verwerken van facturen kunnen bijvoorbeeld in de lane “Financiën” staan, terwijl taken voor vragen van klanten in de lane “Klantenservice” staan.

Samengevouwen Pool

• Doel: een samengevouwen pool staat voor een deelnemer aan het proces, zoals een bedrijf, afdeling of systeem, waarvan de interne procesflow niet wordt weergegeven. Zo kun je interacties tussen deelnemers tonen zonder hun interne workflow in detail te beschrijven.

• Visuele weergave: een grote rechthoek zonder weergegeven interne activiteiten. Meestal staat alleen de naam van de deelnemer erin. Message Flows kunnen de pool binnenkomen of verlaten om interacties met andere deelnemers aan te geven.

• Voorbeeld: een diagram kan laten zien hoe een bedrijf met een leverancier samenwerkt. De interne processen van het bedrijf worden weergegeven, terwijl de leverancier als samengevouwen pool wordt getoond. Zo is de betrokkenheid duidelijk zonder de interne stappen te beschrijven.

• Toepassing: samengevouwen pools zijn handig als je de interactie tussen meerdere deelnemers wilt tonen, maar niet de gedetailleerde processen van alle deelnemers nodig hebt. Je kunt bijvoorbeeld laten zien hoe een klant met een externe leverancier samenwerkt, zonder de interne procedures van de leverancier weer te geven.

Voorbeeld

Dit diagram toont één deelnemer aan het proces:

Leverancier

De pool bevat verschillende lanes voor afdelingen binnen de organisatie.

De lane Marketing is onderverdeeld in twee specifiekere verantwoordelijkheidsgebieden:

• Pre-sales: activiteiten die het verkoopproces ondersteunen voordat een deal is gesloten.
• Post-sales: activiteiten na een verkoop, gericht op klantcontact en klantbehoud.

Lanes maken duidelijk welke afdeling of rol verantwoordelijk is voor specifieke activiteiten, terwijl alle activiteiten onderdeel blijven van dezelfde organisatie.

Met pools en lanes kun je complexe processen helder structureren en laten zien hoe verschillende afdelingen binnen één organisatie samenwerken.

Wanneer is een swimlane-diagram nuttig?

Een swimlane-diagram is nuttig als het probleem zit in de overdracht van werk, niet in een afzonderlijke stap. Let op deze drie signalen:

• Het werk gaat over de grens van een afdeling of systeem heen. Als alles binnen één team gebeurt, voegen lanes alleen rijen toe en geen informatie.
• Je vermoedt dat overdrachten vertraging veroorzaken. Lanes maken de wachttijd tussen twee lanes zichtbaar. In een diagram zonder lanes gaat die op in de Sequence Flow.
• Je wilt laten zien wie waarvoor verantwoordelijk is. Een lane geeft aan wie verantwoordelijk is voor een activiteit. Een pool laat zien bij welke deelnemer die activiteit hoort.

Gebruik één pool als het proces binnen één deelnemer plaatsvindt en de lezer alleen de volgorde van de stappen hoeft te zien. Lanes toevoegen aan een proces zonder overdrachten maakt het diagram breder en moeilijker te lezen, zonder extra informatie te geven.

Spreek vroeg één vaste afspraak af: geven lanes rollen, systemen of teams weer? Gebruik dezelfde indeling in elk diagram. Verschillende afspraken zijn de belangrijkste reden dat je twee swimlane-diagrammen van hetzelfde proces niet goed kunt vergelijken.

Gerelateerde onderwerpen

• Activiteiten: taken en subprocessen.
• Verbindende objecten: verbindingen tussen elementen.