Pools en Swimlanes

Introductie

In BPMN 2.0 worden pools en swimlanes (ook wel lanes) gebruikt om processen te organiseren en visueel de rollen, afdelingen of entiteiten weer te geven die bij een business process betrokken zijn. Hiermee wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe deelnemers met elkaar samenwerken.

Pools

Doel: Een pool staat voor een hoofddeelnemer in het proces of een brede entiteit, zoals een organisatie, systeem of business partner. Pools bepalen de grenzen van een proces en geven aan dat verschillende pools verschillende organisaties of afdelingen kunnen vertegenwoordigen die samenwerken.
Visuele weergave: Een grote rechthoek die een compleet proces bevat. Een pool kan meerdere swimlanes (lanes) hebben, maar iedere pool staat voor een apart proces of deelnemer.
Voorbeeld: Bijvoorbeeld één pool voor “Company A” en één voor “Company B” in een proces waarin beide bedrijven samenwerken.
Toepassing: Pools worden gebruikt om interacties tussen verschillende entiteiten te modelleren, bijvoorbeeld als een bedrijf samenwerkt met een externe leverancier, partner of klant. Elke entiteit krijgt een eigen pool en de message flows geven de communicatie weer tussen de entiteiten.

Swimlanes (Lanes)

Doel: Een swimlane (of lane) is een verdeling binnen een pool, waarmee je activiteiten verder organiseert op basis van rollen, afdelingen of systemen. Lanes maken duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is binnen een pool.
Visuele weergave: Horizontale of verticale onderverdelingen binnen een pool, waarbij elke lane een andere participant (zoals een afdeling, rol of systeem) weergeeft.
Voorbeeld: In een pool van een bedrijf heb je bijvoorbeeld lanes voor “Sales”, “Finance” en “Customer Support”, waarbij taken per afdeling zijn toegewezen.
Toepassing: Lanes gebruik je om verantwoordelijkheid voor taken in een pool duidelijk toe te wijzen. Taken voor factuurverwerking komen in de “Finance” lane, terwijl klantvragen in de “Customer Support” lane staan.

Collapsed Pool

Doel: Een collapsed pool stelt een deelnemer voor in het proces (zoals een bedrijf, afdeling of systeem) waarbij de interne procesflow niet zichtbaar is. Hiermee wordt interactie tussen verschillende deelnemers getoond zonder hun interne workflow te tonen.
Visuele weergave: Een grote rechthoek zonder interne activiteiten. Meestal is alleen de naam van de deelnemer zichtbaar en kunnen er message flows naar of uit de pool lopen om interactie met andere deelnemers aan te geven.
Voorbeeld: Een diagram kan laten zien hoe een bedrijf samenwerkt met een leverancier. De interne processen van het bedrijf worden getoond, terwijl de leverancier als collapsed pool wordt weergegeven om betrokkenheid aan te geven zonder hun interne stappen te laten zien.
Toepassing: Collapsed pools zijn handig wanneer je de interactie tussen meerdere deelnemers wilt tonen zonder de gedetailleerde processen van sommige partijen uit te werken. Bijvoorbeeld: je laat zien hoe een klant met een externe leverancier samenwerkt, zonder het interne proces van de leverancier te tonen.

Belangrijkste kenmerken

Pools:

Interactie tussen processen: Bij meerdere pools kun je message flows gebruiken om de communicatie tussen deelnemers aan te geven. Bijvoorbeeld: een klant stuurt een order naar een leverancier en dat wordt afgebeeld als een message flow tussen beide pools.
Onafhankelijke processen: Elke pool bevat een eigen proces. Het proces binnen de ene pool staat los van processen in andere pools, al kunnen message flows ze verbinden.

Swimlanes (Lanes):

Verantwoordelijkheid en organisatie: Lanes in een pool staan voor verschillende deelnemers, rollen of afdelingen die verantwoordelijk zijn voor taken. Elke lane verduidelijkt verantwoordelijkheid binnen één organisatie of entiteit.
Taaktoewijzing: Door taken onder te brengen in swimlanes zie je snel welke afdeling of persoon voor welk deel van het proces verantwoordelijk is.

Collapsed Pool:

Deelnemerrepresentatie: Een collapsed pool staat voor een deelnemer in het proces zonder de interne workflow te laten zien. Dit kan een externe organisatie, afdeling of andere entiteit zijn die samenwerkt met anderen.
Geen interne activiteiten: De pool toont geen interne activiteiten of taken; het interne proces is verborgen of niet van belang voor dit diagram.
Focus op interactie: De focus ligt op hoe de collapsed pool communiceert met anderen via message flows, niet op de interne stappen.
Zichtbare grenzen: Ondanks dat het interne proces verborgen is, zijn de grenzen van de deelnemer duidelijk aangegeven voor het tonen van betrokkenheid.
Vereenvoudigde weergave: Collapsed pools maken complexe diagrammen eenvoudiger door externe procesdetails weg te laten, zodat je kunt focussen op interacties.

Voorbeelden

Pool Voorbeeld: In een supply chain proces:

Eén pool staat voor de “Supplier” en een andere voor de “Customer”.
Het proces binnen de “Customer” pool kan bijvoorbeeld het plaatsen van een order omvatten, terwijl de “Supplier” pool het verwerken en verzenden van de order verzorgt.
Message flows tussen de pools tonen communicatie, zoals het verzenden van een order en het ontvangen van een verzendbevestiging.

Swimlane Voorbeeld: In een intern bedrijfsproces:

Eén pool staat voor “Company XYZ”.
Binnen deze pool vertegenwoordigen swimlanes verschillende afdelingen, zoals “Sales”, “Operations” en “Accounting”.
Taken als “Generate Invoice” worden aan de “Accounting” lane toegewezen, terwijl “Prepare Shipment” bij “Operations” ligt. Zo wordt de taakverdeling duidelijk.

Collapsed Pool Voorbeeld: Bij internationale samenwerking:

Eén collapsed pool staat voor “International Partner A” en een andere voor “International Partner B”.
De interne processen van deze partners zijn niet te zien, omdat ze niet relevant zijn voor dit diagram.
Message flows tussen de collapsed pools tonen communicatie, zoals het sturen van een contractvoorstel door “Partner A” en het ontvangen van een ondertekend contract van “Partner B”.
De nadruk ligt op de interactie tussen de partners, niet op de interne contractafhandeling.

Belangrijkste punten

Pools:
- Staan voor afzonderlijke deelnemers als bedrijven, afdelingen of systemen.
- Worden gebruikt om interactie tussen verschillende organisaties of entiteiten te modelleren.
- Bevatten complete processen die via message flows met andere pools communiceren.
Swimlanes (Lanes):
- Indelingen binnen een pool, representeren rollen, afdelingen of systemen binnen dezelfde organisatie.
- Gebruikt om taken te organiseren en verantwoordelijkheid voor specifieke activiteiten te tonen.
- Geven duidelijkheid door taken aan specifieke deelnemers toe te wijzen binnen hetzelfde proces.
Collapsed Pools:
- Staan voor deelnemers waarvan interne activiteiten verborgen of niet van belang zijn voor het huidige overzicht.
- Leggen de focus op interactie en vereenvoudigen het diagram door interne details weg te laten.
- Gebruikt als alleen communicatie of uitwisseling tussen partijen op hoofdlijnen nodig is.
- Message flows tonen de communicatie tussen collapsed pools en andere deelnemers.
- Helpen om diagrammen overzichtelijker te maken, maar houden de samenwerking tussen deelnemers helder.

Use Cases

Pools: Gebruik pools om interacties tussen verschillende entiteiten te modelleren, zoals tussen een bedrijf en een leverancier of klant.
Swimlanes: Gebruik swimlanes om interne processen binnen een organisatie weer te geven en te laten zien hoe verschillende rollen of afdelingen samenwerken in de workflow.
Collapsed Pools: Met collapsed pools toon je externe deelnemers, waarbij het interne proces niet relevant is. Bijvoorbeeld als een klant contact heeft met een service provider en alleen de communicatie ertussen belangrijk is, niet de interne stappen van de provider.

Voorbeeld

[IMAGE PLACEHOLDER FOR POOLS AND SWIMLANES EXAMPLE]

Pool 1: “Customer”
- Lane 1: “Sales Department” (Taak: “Submit Order”)
- Lane 2: “Accounting Department” (Taak: “Send Payment Confirmation”)
Pool 2: “Supplier”
- Lane 1: “Warehouse” (Taak: “Prepare Shipment”)
- Lane 2: “Billing” (Taak: “Issue Invoice”)

In dit diagram communiceert de Customer pool met de Supplier pool via message flows (zoals het verzenden van een order en het ontvangen van een factuur). Taken binnen elke pool worden toegewezen aan specifieke lanes op basis van afdelingsverantwoordelijkheid.

Pools en swimlanes zijn onmisbaar voor het structureren van complexe bedrijfsprocessen. Ze maken duidelijk hoe verschillende partijen en rollen bijdragen aan de workflow en zorgen voor heldere taakverdeling binnen en tussen organisaties.