Mẫu tài liệu
Mỗi tài liệu được tạo đều theo một mẫu tài liệu. Trong ứng dụng, mục này có tên Mẫu tài liệu. Mẫu xác định tài liệu gồm những phần nào và theo thứ tự nào: trang tiêu đề, mục lục, chương và mục, khối văn bản, trường tài liệu, mô hình, ma trận RACI, tài liệu của các phần tử, biểu đồ và phân công RACI cho từng hoạt động.
Mỗi cấp kiến trúc có mẫu riêng. Vì vậy, phần tổng quan quy trình ngắn gọn, SOP chi tiết và bộ tài liệu kiểm toán có thể trình bày cùng một quy trình theo những cách khác nhau.
Mẫu nằm ở đâu
- Cài đặt → Kiến trúc quy trình hiển thị mỗi cấp dưới dạng thẻ. Mở mục Mẫu tài liệu trên thẻ của cấp đó hoặc nhấp biểu tượng chỉnh sửa để mở trình chỉnh sửa.
- Trong thẻ Tài liệu, bộ chọn Mẫu tài liệu ở thanh bên cho phép chuyển sang tài liệu khác. Mẫu mặc định của cấp được dùng cho đến khi có người chọn mẫu khác.
- Người chỉnh sửa có thể mở thẳng mẫu từ tài liệu: mở menu xuất rồi chọn Chỉnh sửa mẫu….
Bạn cấu hình mẫu trong Kiến trúc quy trình. Bất kỳ ai có quyền đọc tài liệu của một quy trình đều xem được tài liệu do mẫu tạo ra. Mọi bản xuất đều dùng mẫu đang chọn trên trang tài liệu.
Chọn và quản lý mẫu
Trình chỉnh sửa gồm một hộp thoại: bộ chọn mẫu và nút thêm ở trên cùng, cây tài liệu bên trái và cài đặt cho mục đang chọn bên phải. Chân hộp thoại có nút Hủy và Lưu.
Trình chỉnh sửa mở mẫu bạn chỉnh sửa gần nhất ở cấp đó. Chọn Chỉnh sửa mẫu… trên trang tài liệu để mở mẫu mà tài liệu hiện tại đang dùng.
- Bộ chọn Mẫu tài liệu ở trên cùng cho phép chuyển giữa các mẫu của cấp đó. Mẫu có nhãn Bản nháp không hiển thị với người xem; nhãn Mặc định đánh dấu mẫu được mở khi vào trang tài liệu.
- + thêm một mẫu có tên Mẫu tài liệu mới và chọn mẫu đó.
- Tên đổi tên mẫu đang chọn.
- Đã xuất bản kiểm soát việc người xem có thể chọn mẫu trên trang tài liệu hay không. Người chỉnh sửa luôn thấy bản nháp.
- Đặt làm mặc định để chọn mẫu đang dùng trên trang tài liệu khi chưa có mẫu nào khác được chọn. Mỗi cấp có một mẫu mặc định.
- Xóa mẫu tài liệu để xóa mẫu đang chọn. Bạn không thể xóa mẫu mặc định duy nhất của một cấp. Trước tiên, hãy đặt mẫu khác làm mặc định.
- Đưa các thành phần chưa có tài liệu vào để thêm vào tài liệu các phần tử mô hình chưa có mô tả. Tắt tùy chọn này nếu tài liệu chỉ nên liệt kê nội dung đã hoàn tất.
Thêm hoặc xóa mẫu và đặt mẫu mặc định sẽ có hiệu lực ngay. Tên, trạng thái hiển thị, tùy chọn đưa nội dung vào, trang tiêu đề và cây tài liệu được lưu khi bạn chọn Lưu.
Tạo tài liệu
Cây tài liệu nằm bên trái trình chỉnh sửa. Kéo một mục để đổi thứ tự hoặc thả vào chương hay mục để lồng vào bên trong. Dùng nút menu trên hàng hoặc nhấp chuột phải vào hàng để thêm và xóa nội dung.
Chương và mục
- Thêm chương bên dưới để thêm chương ở cấp cao nhất của tài liệu.
- Thêm mục hoặc Thêm mục bên dưới để thêm mục lồng bên trong hoặc cùng cấp.
- Chọn chương hoặc mục để chỉnh sửa Tiêu đề và bật hoặc tắt Đánh số tự động. Số thứ tự theo cây: chương có dạng X, mục trong chương có dạng X.Y, các mục sâu hơn có dạng X.Y.Z. Bảng điều khiển hiển thị cấp tiêu đề của mục.
- Xóa để xóa mục đang chọn cùng các mục con.
Các mục nội dung
Menu mục có các tùy chọn sau:
- Thêm văn bản / Thêm văn bản bên dưới để thêm khối Markdown. Nhập tiêu đề, danh sách, liên kết hoặc ghi chú vào trường Văn bản Markdown. Bạn cũng có thể dùng chỗ giữ chỗ tại đây.
- Thêm trường tài liệu… / Thêm trường tài liệu bên dưới… để thêm một trường tài liệu đã xuất bản của cấp đó. Nếu trường sau này bị gỡ xuất bản, trường sẽ bị xóa khỏi tài liệu để tài liệu không hiển thị nội dung mà cấp đó không còn công bố.
- Thêm mô hình / Thêm mô hình bên dưới để hiển thị sơ đồ quy trình. Hiển thị dữ liệu để thêm phần tóm tắt “Bộ lọc và dữ liệu được dùng” bên dưới sơ đồ.
- Thêm RACI / Thêm RACI bên dưới để hiển thị ma trận RACI.
- Thêm phần tử / Thêm phần tử bên dưới để hiển thị tài liệu của từng phần tử trong mô hình.
- Thêm phần biểu đồ để đặt tài liệu biểu đồ tại vị trí đó trong tài liệu. Bạn có thể đặt ở cấp cao nhất hoặc bên trong bất kỳ chương hay mục nào.
- Thêm RACI cho từng hoạt động để thêm phân công RACI cho mỗi hoạt động trong phần tử. Nếu đặt ở cấp cao nhất, tùy chọn này áp dụng cho toàn bộ tài liệu.
Thêm trang tiêu đề và Thêm mục lục chỉ xuất hiện ở cấp cao nhất, mỗi mục chỉ thêm được một lần. Cả hai đều là mục trong cây: chọn một mục để chỉnh sửa hoặc xóa nếu tài liệu không cần trang tiêu đề hay mục lục.
Trang tiêu đề
Chọn mục trang tiêu đề để thiết lập:
- Tải ảnh lên, Thay thế hoặc nhấp biểu tượng xóa để đổi ảnh nền.
- Tiêu đề, mặc định là tên quy trình. Dùng chỗ giữ chỗ nếu muốn tiêu đề thay đổi theo quy trình.
- Phụ đề để thêm phiên bản, phân loại hoặc đối tượng đọc.
Chỗ giữ chỗ
Văn bản có thể chỉnh sửa hỗ trợ chỗ giữ chỗ. ProcessMind sẽ điền giá trị khi tạo tài liệu:
{{processName}}, {{processCode}}, {{processClassification}}, {{processOwner}}, {{processShortDescription}}, {{processStatus}}, {{version}}, {{author}}, {{publishedDate}}, {{currentDate}}
Nhấp vào thẻ chỗ giữ chỗ để sao chép hoặc nhấp đúp để chèn vào văn bản đang chỉnh sửa. Nếu quy trình không có giá trị tương ứng, chỗ giữ chỗ sẽ hiển thị dưới dạng văn bản trống.
Mẫu và bản xuất
Mẫu chính là cấu trúc của tài liệu. Bản PDF, Word, Markdown và bản in đều theo mẫu đã chọn. Nội dung không có trong mẫu sẽ không xuất hiện. Để ẩn một phần trong một mẫu, hãy xóa mục tương ứng. Nếu cần nhiều kiểu tài liệu cho cùng một cấp quy trình, hãy tạo một mẫu cho mỗi kiểu và đặt mẫu cần mở trên trang tài liệu làm mặc định.
Chủ đề liên quan
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.