Template di documentazione

Process Architecture Process Architecture Disponibile con una postazione Architettura dei processi o superiore. Questa funzionalità è disponibile solo per le postazioni di questo piano o di un piano superiore. Confronti i piani Disponibile con una licenza Process Architecture o superiore

Ogni documento generato segue un template di documento. Nell’app sono chiamati Template di documentazione. Un template stabilisce quali parti contiene un documento e in quale ordine: frontespizio, indice, capitoli e sezioni, blocchi di testo, campi della documentazione, modello, matrice RACI, documentazione degli elementi, grafici e assegnazioni RACI per singola attività.

Ogni livello di architettura dispone dei propri template, così una breve panoramica del processo, una procedura operativa standard dettagliata e un fascicolo per gli audit possono descrivere lo stesso processo in modi diversi.

Dove si trovano i template

Impostazioni → Architettura dei processi mostra ogni livello sotto forma di scheda. Apra il pulsante Template di documentazione del livello oppure selezioni l’icona di modifica per aprire l’editor.
Nella scheda Documentazione, il selettore Template di documento nella barra laterale consente di passare al documento desiderato. Viene utilizzato il template predefinito del livello, a meno che non ne venga scelto un altro.
Gli editor possono aprire direttamente il template dal documento: apra il menu di esportazione e scelga Modifica template….

I template si configurano in Architettura dei processi. Chiunque possa leggere la documentazione di un processo vede il documento generato dal relativo template; ogni esportazione utilizza il template selezionato nella pagina della documentazione.

Scegliere e gestire i template

L’editor è un’unica finestra di dialogo: in alto si trovano il selettore dei template e il pulsante per aggiungerne uno, a sinistra l’albero del documento e a destra le impostazioni del nodo selezionato. In fondo sono disponibili Annulla e Salva.

L’editor si apre sull’ultimo template modificato per quel livello. Selezionando Modifica template… nella pagina della documentazione, si apre il template utilizzato dal documento attuale.

Il selettore Template di documento in alto consente di passare da un template all’altro del livello. I template contrassegnati come Bozza non sono visibili agli utenti con accesso di sola visualizzazione; Predefinito indica il template utilizzato all’apertura della pagina della documentazione.
+ aggiunge un template denominato Nuovo template di documento e lo seleziona.
Nome rinomina il template selezionato.
Pubblicato stabilisce se gli utenti con accesso di sola visualizzazione possono selezionare il template nella pagina della documentazione. Gli editor vedono sempre le bozze.
Imposta come predefinito imposta il template selezionato come quello utilizzato dalla pagina della documentazione quando non ne viene scelto un altro. Ogni livello ha un solo template predefinito.
Elimina template di documento rimuove il template selezionato. Non è possibile eliminare l’unico template predefinito di un livello; prima ne imposti un altro come predefinito.
Includi gli elementi senza documentazione aggiunge alla sezione degli elementi del documento quelli del modello che non hanno ancora una descrizione. Disattivi l’opzione se il documento deve contenere solo la documentazione completata.

L’aggiunta e l’eliminazione di un template, così come la scelta del template predefinito, hanno effetto immediato. Il nome, la visibilità, l’opzione per includere i contenuti, il frontespizio e l’albero del documento vengono salvati con Salva.

Strutturare il documento

La parte sinistra dell’editor contiene l’albero del documento. Trascini un nodo per cambiarne l’ordine oppure lo rilasci su un capitolo o una sezione per inserirlo al suo interno. Per aggiungere o rimuovere contenuti, utilizzi il pulsante del menu della riga oppure faccia clic con il tasto destro sulla riga.

Capitoli e sezioni

Aggiungi capitolo sotto aggiunge un capitolo al livello principale del documento.
Aggiungi sezione o Aggiungi sezione sotto aggiunge una sezione annidata o allo stesso livello.
Selezioni un capitolo o una sezione per modificarne il Titolo e attivare o disattivare Numerazione automatica. La numerazione segue l’albero: i capitoli sono numerati X, le relative sezioni X.Y e quelle di livello inferiore X.Y.Z. Il pannello mostra il livello del titolo assegnato al nodo.
Elimina rimuove il nodo selezionato e i relativi elementi secondari.

Nodi di contenuto

Il menu del nodo offre queste opzioni:

Aggiungi testo / Aggiungi testo sotto aggiunge un blocco Markdown. Inserisca titoli, elenchi, collegamenti o note nel campo Testo Markdown. Sono supportati anche i segnaposto.
Aggiungi campo documentazione… / Aggiungi campo documentazione sotto… aggiunge uno dei campi di documentazione pubblicati per il livello. Se in seguito un campo non viene più pubblicato, viene rimosso dal documento, che quindi non mostra contenuti non più pubblicati per il livello.
Aggiungi modello / Aggiungi modello sotto inserisce il diagramma del processo. Mostra dati aggiunge sotto il diagramma il riepilogo «Filtri e dati utilizzati».
Aggiungi RACI / Aggiungi RACI sotto inserisce la matrice RACI.
Aggiungi elementi / Aggiungi elementi sotto inserisce la documentazione di ogni elemento del modello.
Aggiungi sezione grafici inserisce la documentazione dei grafici nella posizione scelta. Può essere aggiunta al livello principale o all’interno di qualsiasi capitolo o sezione.
Aggiungi RACI per singola attività aggiunge l’assegnazione RACI a ogni attività nella sezione degli elementi. Se inserita al livello principale, si applica all’intero documento.

Aggiungi frontespizio e Aggiungi indice sono disponibili solo al livello principale, una volta ciascuno. Entrambi sono nodi: ne selezioni uno per modificarlo oppure lo elimini se il documento non deve avere un frontespizio o un indice.

Il frontespizio

Selezioni il nodo del frontespizio per impostare:

Carica immagine, Sostituisci o l’icona di rimozione per cambiare l’immagine di sfondo.
Titolo, che per impostazione predefinita corrisponde al nome del processo. Utilizzi i segnaposto se il titolo deve variare in base al processo.
Sottotitolo per indicare la versione, la classificazione o il pubblico di riferimento.

Segnaposto

Il testo modificabile supporta i segnaposto, che ProcessMind compila quando genera il documento:

{{processName}}, {{processCode}}, {{processClassification}}, {{processOwner}}, {{processShortDescription}}, {{processStatus}}, {{version}}, {{author}}, {{publishedDate}}, {{currentDate}}

Faccia clic su un segnaposto per copiarlo oppure faccia doppio clic per inserirlo nel testo in modifica. Se un segnaposto non ha un valore per un processo, nel documento viene visualizzato come testo vuoto.

Template ed esportazioni

Il template definisce il documento. Le esportazioni in PDF, Word e Markdown, così come la stampa, seguono il template selezionato; i contenuti non inclusi nel template non compaiono nell’esportazione. Per nascondere una parte in un template, ne elimini il nodo. Per mantenere più stili di documento per un livello di processo, crei un template per ogni stile e imposti come predefinito quello che deve aprirsi nella pagina della documentazione.

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