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Dónde obtener y estructurar datos para Process Mining

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De dónde proceden los datos

Cada proceso deja un rastro en los sistemas que lo ejecutan: los pedidos se crean en un ERP, los tickets avanzan por una mesa de servicio y las aprobaciones se registran en una herramienta de flujo de trabajo. Process Mining lee ese rastro. En esta página se explica dónde encontrarlo y cómo convertirlo en un registro de eventos. Para consultar los campos que debe contener cada registro, consulte Qué datos necesita para Process Mining; para conocer los tipos de archivo aceptados, consulte Formatos de datos compatibles.

Dos preguntas determinan si merece la pena extraer datos de un sistema:

  • ¿Registra una marca de tiempo para el paso, y no solo el estado actual?
  • ¿Registra un identificador que pueda utilizar como ID del caso durante todo el proceso?

Si un sistema solo muestra el estado más reciente, busque su historial o registro de auditoría. La mayoría de los sistemas empresariales conserva uno.

Dónde suelen registrarse los eventos

Tipo de sistema Ejemplos Dónde se encuentran los eventos
ERP SAP, Oracle E-Business Suite o Fusion, Microsoft Dynamics Tablas de documentos y cambios: las órdenes de compra, las facturas y los documentos de material incluyen la fecha de creación o modificación y el usuario que realizó la acción
Mesa de servicio y ITSM ServiceNow, Jira, Zendesk Tablas de auditoría e historial que registran cada cambio de campo (por ejemplo, ServiceNow sys_audit), además de las marcas de tiempo de creación y actualización de cada tarea
CRM Salesforce, Microsoft Dynamics Tablas de historial de campos de los objetos, que conservan el valor anterior y el nuevo, junto con la marca de tiempo y el usuario
Herramientas de flujo de trabajo y BPM Camunda, Power Automate, motores de flujo de trabajo personalizados El historial de pasos completados de cada instancia del proceso
Aplicaciones internas Aplicaciones web personalizadas, sistemas heredados Registros de la aplicación o una tabla de auditoría; pregunte al equipo responsable de la aplicación qué tabla registra los cambios de estado
Hojas de cálculo Traspasos manuales, aprobaciones sin conexión La propia exportación, siempre que las columnas de ID del caso y marca de tiempo se completen de forma coherente

Ejemplo: de la compra al pago en SAP

Un proceso de compra a pago se distribuye entre varias tablas de SAP, una por cada paso:

Paso Tabla de SAP
Solicitud de compra EBAN
Orden de compra EKKO (cabecera), EKPO (posiciones)
Entrada de mercancías MKPF (cabecera), MSEG (posiciones)
Recepción de factura BKPF (cabecera), BSEG (posiciones)
Pago PAYR, REGUH

En SAP ECC puede leer estas tablas con un informe ABAP o un programa personalizado; en SAP S/4HANA, utilice vistas CDS, un servicio OData o SAP Datasphere. Extraiga una consulta sencilla por paso, con el nombre de la actividad, el ID del caso y la marca de tiempo, además del usuario, el importe o el proveedor si los necesita, y combine los resultados en un único registro de eventos:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Limite la extracción antes de que crezca: filtre por sociedad, tipo de documento o ejercicio fiscal en lugar de exportarlo todo.

Estructure la exportación

  • Una fila por evento: un cambio de estado, no un caso completo. Conserve las columnas Case ID, Activity y Timestamp, además de cualquier columna opcional (usuario, coste, importe) que quiera analizar.
  • Id. de caso coherentes entre sistemas: cuando un proceso abarca un ERP y un CRM, reconcilie los identificadores para que cada evento quede asociado a un único caso.
  • Una sola zona horaria: normalice las marcas de tiempo a UTC o a una única zona para que los eventos de distintos sistemas mantengan el orden.
  • Nombres de actividad coherentes: «Aprobar pedido» y «Aprobación del pedido» representan el mismo paso; elija una única denominación para cada paso.
  • Elimine el ruido: los documentos de prueba, los registros cancelados y los pasos internos del sistema añaden filas sin aportar información.

La fila de encabezado, los delimitadores y los formatos de marca de tiempo se detectan al cargar el archivo; los requisitos completos se enumeran en Formatos de datos compatibles. Si falta por completo un paso en sus sistemas, Limpieza y preparación de datos explica cómo cubrir esa carencia.

Gestione los datos personales antes de exportarlos

Los registros de eventos suelen incluir nombres, números de cliente o ID de usuario. Anonimice o enmascare los datos que el análisis no necesite, limite quién puede descargar la extracción y siga las normas de conservación aplicables a su organización (por ejemplo, el RGPD). ProcessMind mantiene los conjuntos de datos separados por inquilino, y el acceso depende del rol y la licencia del usuario. Consulte Usuarios, roles y permisos.

Siguiente paso: cargue y asigne los datos

Una vez estructurado el registro, cárguelo y asigne las columnas al conjunto de datos:

  1. Configure su conjunto de datos: asigne ID del caso, Actividad y Marca de tiempo, y compruebe la insignia de Calidad de los datos.
  2. Asigne sus datos al modelo: conecte los atributos con las actividades y las conexiones.
  3. Para datos que crecen continuamente, utilice cargas incrementales (delta) en lugar de volver a cargarlo todo.

Encontrará registros de muestra listos para usar en Archivos de ejemplo si quiere probar el flujo antes de extraer sus propios datos.

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