Załączniki

Załączniki to pliki dołączane do zadań i dokumentów w ProcessMind. Materiały pomocnicze są wtedy powiązane z procesem, którego dotyczą, a asystent AI może korzystać z dodatkowego kontekstu.

Dołączanie pliku

1. Otwórz zadanie lub dokument, który chcesz uzupełnić.
2. Wybierz opcję dołącz w menu zadania lub edytorze dokumentacji.
3. Wybierz plik z komputera i zatwierdź.

Obsługiwane typy plików to między innymi dokumenty, arkusze kalkulacyjne, pliki PDF i obrazy.

Tworzenie załączników ze zrzutów ekranu

Załączniki można też tworzyć ze zrzutów ekranu, aby przygotować instrukcje opisujące kolejne kroki procesu. Zrób zrzut odpowiedniego fragmentu ekranu, a następnie edytuj obraz przed zapisaniem go jako załącznika:

• Zamaskuj dane osobowe ręcznie, przeciągając kursor nad obszarem, który ma zostać ukryty, lub użyj automatycznego maskowania, jeśli jest dostępne. Zamaskowany obszar zostanie trwale ukryty na zapisanym obrazie.
• Przytnij zrzut, tak aby pozostały tylko elementy sterujące i informacje potrzebne do wykonania zadania.
• Dodaj instrukcje w notacji Markdown, opisując, co należy zrobić. Później instrukcje można wykorzystać wraz ze zrzutem ekranu jako procedurę dokumentującą konkretne zadanie lub proces.

Dzięki temu można zamienić szybki zrzut ekranu w instrukcję, którą da się ponownie wykorzystać i która uwzględnia ochronę prywatności. Instrukcję można dołączyć do odpowiedniego kroku procesu.

Zarządzanie załącznikami

Otwórz menu załącznika (⋯), aby nim zarządzać:

• Podgląd pliku bez opuszczania ProcessMind.
• Zmień nazwę załącznika lub wybierz Edytuj opis, aby wyjaśnić jego przeznaczenie.
• Opublikuj lub Cofnij publikację załącznika, aby określić, czy użytkownicy z rolą Viewer mogą go zobaczyć.
• Usuń załącznik, który nie jest już potrzebny.

Dbaj o porządek w załącznikach. Dołączaj aktualną wersję zasad lub szablonu, aby czytelnicy i asystent AI korzystali z bieżących informacji.

Obsługiwane typy plików

ProcessMind przetwarza większość popularnych typów plików, aby ich zawartość można było wyświetlać, przeszukiwać i udostępniać asystentowi AI:

• Dokumenty: PDF, DOCX oraz pliki tekstowe i Markdown.
• Prezentacje: PPTX.
• Arkusze kalkulacyjne: XLSX.
• Obrazy: popularne formaty obrazów (w razie potrzeby tekst jest odczytywany za pomocą OCR).
• Filmy: MP4, WEBM, MOV i podobne formaty (wypowiedzi są transkrybowane na tekst).
• Dane: CSV i inne pliki tekstowe o uporządkowanej strukturze.

Przetwarzanie i wyszukiwanie

Po dołączeniu obsługiwanego pliku ProcessMind przetwarza go w tle, aby wyodrębnić jego zawartość:

• Status: każdy artefakt ma status przetwarzania (W kolejce, Przetwarzanie, Gotowe, Niepowodzenie lub Pominięto) i wskaźnik postępu.
• Ponowne przetwarzanie: jeśli przesyłanie nie zostało ukończone, można przetworzyć artefakt ponownie, aby jeszcze raz uruchomić proces wyodrębniania danych.
• Możliwość wyszukiwania: po zakończeniu przetwarzania artefakt otrzymuje status Można wyszukiwać. Jego zawartość można znaleźć za pomocą funkcji Wyszukiwanie globalne, która wyświetla podgląd pasującego tekstu.
• Anonimizacja: przed zindeksowaniem zawartości stosowane są reguły anonimizacji, obejmujące wbudowane wzorce i reguły skonfigurowane przez organizację.

Wyszukiwanie w zawartości

Aby wyszukać informacje w plikach, a nie w modelu, użyj opcji Wyszukaj treść w selektorze artefaktów. Wpisz zapytanie, na przykład „zatwierdzenie faktury”, a następnie wybierz sposób dopasowania: Semantyczne (według znaczenia), Dokładnie (dokładnie wpisane słowa) lub Hybrydowe. Wyniki zawierają pasujący fragment tekstu. Opcja Otwórz wyświetla podgląd artefaktu, a Więcej wyników z tego pliku pokazuje wszystkie dopasowania w jednym dokumencie.

Załączniki jako kontekst dla AI

Dołączone pliki stanowią część kontekstu, z którego może korzystać asystent AI:

• Poproś AI o streszczenie dołączonego dokumentu.
• Poproś AI o sprawdzenie, czy model jest zgodny z zasadami dołączonymi do procesu.
• Wykorzystaj dołączone szablony jako podstawę do przygotowania nowych treści.
• Zadawaj pytania dotyczące zeskanowanych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych lub filmów. Asystent ma dostęp do wyodrębnionego tekstu.

Jeśli w przepływie AI można wybrać kontekst, kliknij Use files as context, aby wskazać pliki potrzebne do danego zapytania. Zostaną one przesłane razem z promptem.

Załączniki są udostępniane AI. Nie dołączaj materiałów wrażliwych ani poufnych, chyba że zezwalają na to zasady obowiązujące w organizacji.

Załączniki i dokumentacja

Załączniki uzupełniają dokumentację procesów. Dołącz formularze, listy kontrolne lub wytyczne do odpowiedniej sekcji, aby uczestnicy procesu znaleźli wszystkie potrzebne materiały w jednym miejscu. W połączeniu z rolami i RACI załączniki pomagają przygotować kompletną i użyteczną dokumentację procesów.

Powiązane tematy

• Dokumentacja procesów
• Role i RACI
• Jakość modelu