添付ファイル

添付ファイルとは、ProcessMindのタスクや文書に添付するファイルです。プロセスに関連する資料を手元にまとめられるほか、AIアシスタントが参照できるコンテキストを追加できます。

ファイルの添付

1. 内容を補足するタスクまたは文書を開きます。
2. タスクメニューまたは文書化エディターで添付を選択します。
3. コンピューターからファイルを選び、確定します。

文書、スプレッドシート、PDF、画像などのファイルを添付できます。

画面キャプチャの添付ファイル作成

手順ごとのプロセス説明には、画面キャプチャから添付ファイルを作成することもできます。画面の必要な部分をキャプチャし、画像を編集してから添付ファイルとして保存します。

• 個人情報のマスキング：対象箇所をドラッグして手動で隠すか、利用可能な場合は自動マスキングを適用します。マスキングした箇所は、保存後の画像に固定されます。
• トリミング：タスクに必要な操作部や情報だけが残るよう、キャプチャ画像を切り抜きます。
• 手順の追加：Markdown記法を使って、読者が行う操作を説明します。後から、スクリーンショットと手順を組み合わせて、特定のタスクやプロセスの文書化に利用できます。

画面キャプチャから、プライバシーに配慮した再利用可能な作業手順を作成し、関連するプロセスのステップに添付できます。

添付ファイルの管理

添付ファイルのメニュー（⋯）を開くと、次の操作を行えます。

• プレビュー：ProcessMindを離れずにファイルを確認できます。
• 名前を変更：添付ファイルの名前を変更します。または、説明を編集を選択して用途を記載します。
• 公開または公開を取り消す：閲覧者に添付ファイルを表示するかどうかを設定します。
• 削除：不要になった添付ファイルを削除します。

添付ファイルを整理し、ポリシーやテンプレートの最新版を添付してください。読者とAIが常に最新の情報を参照できます。

対応ファイル形式

ProcessMindでは、一般的なファイル形式の多くを前処理し、内容を表示、検索できるようにします。また、AIアシスタントからも参照できます。

• 文書：PDF、DOCX、プレーンテキスト、Markdownファイル。
• プレゼンテーション：PPTX。
• スプレッドシート：XLSX。
• 画像：一般的な画像形式（必要に応じてOCRでテキストを抽出します）。
• 動画：MP4、WEBM、MOVなど（音声をテキストに書き起こします）。
• データ：CSVなどの構造化テキストファイル。

処理と検索

対応ファイルを添付すると、ProcessMindはバックグラウンドで前処理を行い、内容を抽出します。

• ステータス：各添付ファイルに、進行状況とともに処理状態（待機中、処理中、準備完了、失敗、スキップ）が表示されます。
• 再処理：アップロードが完了していない場合は、添付ファイルを再処理して、抽出処理をやり直せます。
• 検索可能：処理が完了すると、添付ファイルに検索可能のフラグが付きます。内容はグローバル検索で検索でき、一致したテキストをプレビューできます。
• 匿名化：内容をインデックスに登録する前に、組み込みのパターンと組織で設定したルールに基づいて匿名化します。

ファイル内の検索

モデルではなくファイル内を検索するには、添付ファイル選択画面で内容を検索を使います。「請求書の承認」などの検索語を入力し、セマンティック（意味に基づく検索）、完全一致（入力した語句との一致）、ハイブリッド検索を切り替えます。検索結果には一致した箇所が表示されます。開くを選ぶと添付ファイルをプレビューでき、このファイルのその他の項目を選ぶと、1つの文書内にあるすべての一致箇所を確認できます。

AIのコンテキストとしての添付ファイル

添付ファイルは、AIアシスタントが参照できるコンテキストに含まれます。

• 添付した文書の要約をAIに依頼できます。
• プロセスに添付したポリシーにモデルが準拠しているか、AIに確認を依頼できます。
• 添付したテンプレートを基に、新しい内容の作成を依頼できます。
• スキャンした文書、スプレッドシート、動画の内容について質問できます。抽出したテキストをAIアシスタントが参照します。

AIの処理でコンテキストを選択できる場合は、ファイルをコンテキストとして使用をクリックし、依頼に必要なファイルだけを指定します。指定したファイルはプロンプトとともに送信されます。

添付ファイルはAIと共有されるため、組織のポリシーで許可されていない限り、機密情報や秘密情報を添付しないでください。

添付ファイルと文書化

添付ファイルはプロセス文書化と組み合わせて使えます。フォーム、チェックリスト、ガイドラインを該当するセクションに添付すると、プロセスの参加者が必要な情報を1か所で確認できます。役割とRACIと合わせて使うことで、文書化したプロセスをより完全で役立つものにできます。

関連トピック

• プロセス文書化
• 役割とRACI
• モデル品質