組織全体のプロセスを可視化

プロセス階層を使うと、事業全体の大きな流れから、担当者が行う具体的な作業までを整理できます。一般的には5つのレベルで構成しますが、名称や数は組織に合わせて調整できます。

レベル1：バリューチェーン（価値を生み出す、主要なエンドツーエンドの領域）。レベル2：プロセスグループ（バリューチェーン内の関連プロセス）。レベル3：プロセス（グループ内で定義された業務プロセス）。レベル4：アクティビティ（プロセスを構成する主なステップ）。レベル5：タスク（アクティビティの実施方法を示す詳細な作業手順）。

組織に合わせて階層をカスタマイズできます。目指すのは、アーキテクト、プロセスオーナー、従業員が、図を別々のフォルダーで管理することなく、必要な詳細度の情報を見つけられる共通の構造です。

チーム、システム、ポリシーの変化に伴い、プロセスに関する知識も変わります。役立つプロセスカタログは、オーナーを明確にし、更新時のレビュー手順を定め、公開済みのプロセスと作業中のプロセスを区別します。

プロセスを、ケイパビリティ、組織単位、アプリケーション、リスクと関連付けます。既存のマトリクスやガバナンスの運用に合わせて、RACIのロールと担当割り当てをCSVまたはJSONでインポート、エクスポートできます。責任の割り当てについて詳しくは、RACIマトリクスのガイドをご覧ください。

レビュー手順を定めることで、プロセス変更を追跡しやすくなります。ProcessMindでは、下書き、レビュー、承認、公開のライフサイクルを設定でき、プロセスの重要度に応じて承認フローを調整できます。レビューキューで対応が必要な項目を確認し、変更内容は差分を並べて確認できます。

公開版のスナップショットにより、公開済みのプロセスと作業中の下書きを区別できます。バージョン履歴の確認や必要に応じたロールバック、プロセスのアーカイブと復元、承認済みプロセスのロックによる意図しない編集の防止も可能です。監査証跡には、レビューに必要な変更履歴が記録されます。

RACIを使うと、プロセスの責任が明確になります。

担当者：作業を実行します。 責任者：成果に責任を持ちます。 参照先：意見や情報を提供します。 情報提供先：更新情報を受け取ります。

これらのロールをプロセスに割り当て、組織構造と関連付けます。バージョン履歴と監査証跡を使って、責任者の変更を時系列で確認できます。

プロセスを可視化すると、チームや階層をまたぐ業務のつながりを把握できます。プロセスカタログでは、バリューチェーン、プロセスグループ、プロセス、アクティビティ、タスクを関連付けます。バリューストリームマッピングでは、部門をまたぐ業務の流れを示します。

エンタープライズアーキテクチャのプロセスモデルでは、プロセスをケイパビリティ、組織単位、アプリケーション、リスクと関連付けることもできます。こうした関係をたどることで、ガバナンスや改善に関する課題に取り組む際、事業全体の視点から必要なプロセスの詳細へ移れます。

アーキテクチャのユースケースを見る

BPMNモデルを使うと、プロセスのステップを体系的に把握できます。ProcessMindでは、AIを使ってモデルから標準作業手順書（SOP）、作業手順、プロセスの説明文を作成できます。文書はPDFまたはWordにエクスポートするか、プロセスポータルに公開できます。

これにより、プロセスの可視化と、業務を進めるために必要な文書によるガイダンスを結び付けられます。プロセスが変わった場合も、文書を最新の状態に保てます。プロセス文書化の仕組みをご覧ください。

モデル品質の指標を使うと、レビューが必要な可能性のあるプロセスを特定できます。ProcessMindは、完全性、複雑さ、命名、文書化の網羅状況を確認し、文書化されていないプロセスや既存文書の不足を強調表示します。評価をスケジュールし、レポートをモデルとともに保存できます。

これらの指標は、カタログの保守に優先順位を付けるために利用できます。組織のコンプライアンスレビューに代わるものではなく、プロセスが特定の標準に適合していることを証明するものでもありません。適合性や効率性など、イベントデータに基づくプロセス健全性スコアは、プロセスインテリジェンスのシートで利用できます。

アーキテクチャは、業務をどのように組み立てるかを示します。プロセスマイニングでは、イベントデータを使って実際の業務の進み方を確認できます。両者を比較すると、違いを調べ、どのプロセスを見直すべきか判断する手がかりになります。

ダッシュボードと重要業績評価指標（KPI）でパフォーマンスをモニタリングし、プロセスシミュレーションで変更案を検討してから、実施するかどうかを判断することもできます。アーキテクチャのユースケースについて詳しくは、プロセスアーキテクチャとプロセスインテリジェンスを結び付ける方法をご覧ください。