工件

工件是您在ProcessMind中附加到任务和文档的文件。它们让支持材料始终靠近所属流程，也为AI助手提供更多上下文。

附加工件

1. 打开您要补充内容的任务或文档。
2. 在任务菜单或文档编辑器中使用附加选项。
3. 从您的计算机中选择文件并确认。

支持的文件类型包括文档、电子表格、PDF和图像。

创建屏幕截图工件

您还可以从屏幕截图创建工件，用于编写分步流程说明。截取屏幕相关区域，然后在将图像保存为工件前进行编辑：

• 遮盖个人信息：手动拖动选中区域以遮盖信息，或在可用时应用自动遮盖。遮盖区域会固定在保存后的图像中。
• 裁剪截图，仅保留完成任务所需的控件和信息。
• 添加说明：使用Markdown表示法描述读者应执行的操作。之后，您可以将这些说明与截图结合，用作特定任务或流程的流程文档。

这样，您就可以将快速截取的屏幕截图转化为可重复使用、注重隐私保护的工作指导，并将其附加到相关流程步骤。

管理附件

打开工件菜单（⋯）即可进行管理：

• 预览文件，无需离开ProcessMind。
• 重命名工件，或使用编辑描述说明其用途。
• 添加评论，开始围绕文件进行讨论。
• 发布或取消发布工件，以控制查看者用户是否可以看到它。
• 删除不再相关的工件。

保持工件井然有序：附加政策或模板的最新版本，让读者和AI始终使用当前信息。

支持的文件类型

ProcessMind会预处理大多数常见文件类型，以便查看、搜索其内容，并供AI助手使用：

• 文档：PDF、DOCX以及纯文本或Markdown文件。
• 演示文稿：PPTX。
• 电子表格：XLSX。
• 图像：常见图像格式（需要时使用OCR提取文本）。
• 视频：MP4、WEBM、MOV等格式（语音会转录为文本）。
• 数据：CSV和其他结构化文本文件。

处理和搜索

附加受支持的文件后，ProcessMind会在后台预处理文件并提取其内容：

• 状态：每个工件都会显示处理状态（排队中、处理中、就绪、失败或已跳过）及进度指示器。
• 重新处理：如果上传不完整，您可以重新处理工件，重新运行提取流程。
• 可搜索：处理完成后，工件会标记为可搜索，其内容可以通过全局搜索找到，并显示匹配文本的预览。
• 匿名化：提取内容会先应用匿名化规则（内置模式以及您所在组织配置的规则），然后再建立索引。

内容搜索

如果您要查找文件内部的内容，而不是模型中的内容，请在工件选择器中使用搜索内容：输入“发票审批”等查询，然后在语义（基于含义）、精确（按输入词语）和混合匹配之间切换。结果会显示匹配段落，使用打开可预览工件，使用查看此文件中的更多内容可查看同一文档中的所有匹配项。

将工件用作AI上下文

附加的工件会成为AI助手可使用的上下文：

• 让AI总结附加的文档。
• 让AI检查您的模型是否符合附加到流程的政策。
• 使用附加的模板作为起草新内容的基础。
• 询问扫描文档、电子表格或视频中的内容：提取的文本可供助手使用。

当AI流程允许您选择上下文时，点击将文件用作上下文，准确固定本次请求所需的文件；这些文件会与您的提示一同发送。

由于工件会与AI共享，除非您所在组织的政策允许，否则请避免附加敏感或机密材料。

工件和文档

工件与流程文档协同工作：将表单、检查清单或指南附加到相关部分，让流程参与者在同一位置找到所需内容。结合角色和RACI，工件有助于让已记录的流程更加完整且实用。

相关主题

• 流程文档
• 角色和RACI
• 模型质量