Artefatos

Artefatos são arquivos que você anexa a tarefas e documentos no ProcessMind. Eles mantêm os materiais de apoio junto ao processo correspondente e fornecem mais contexto para o Assistente de IA.

Anexar um artefato

1. Abra a tarefa ou o documento que você quer complementar.
2. Use a opção anexar no menu da tarefa ou no editor de documentação.
3. Selecione um arquivo no seu computador e confirme.

Entre os tipos de arquivo aceitos estão documentos, planilhas, PDFs e imagens.

Criar artefatos a partir de capturas de tela

Você também pode criar artefatos a partir de capturas de tela para montar instruções de processo passo a passo. Capture a parte relevante da tela e edite a imagem antes de salvá-la como artefato:

• Oculte informações pessoais manualmente, arrastando sobre uma área para ocultá-la, ou aplique a ocultação automática quando disponível. A área ocultada fica fixa na imagem salva.
• Cortar a captura para manter apenas os controles e as informações necessários para a tarefa.
• Adicione instruções usando a notação Markdown para descrever o que a pessoa deve fazer. Depois, você pode usar as instruções e a captura de tela como procedimento de documentação para uma tarefa ou processo específico.

Assim, você transforma uma captura de tela rápida em uma instrução de trabalho reutilizável, que protege a privacidade e pode ser anexada à etapa correspondente do processo.

Gerenciar anexos

Abra o menu do artefato (⋯) para gerenciá-lo:

• Prévia de um arquivo sem sair do ProcessMind.
• Renomeie o artefato ou use Editar descrição para explicar sua finalidade.
• Publique ou despublique um artefato para controlar se pessoas com acesso de visualização podem vê-lo.
• Exclua um artefato que não seja mais relevante.

Mantenha os artefatos organizados: anexe a versão mais recente de uma política ou Template para que as pessoas e a IA sempre usem informações atualizadas.

Tipos de arquivo aceitos

O ProcessMind pré-processa a maioria dos tipos de arquivo comuns para que o conteúdo possa ser visualizado, pesquisado e usado pelo Assistente de IA:

• Documentos: PDF, DOCX e arquivos de texto simples ou Markdown.
• Apresentações: PPTX.
• Planilhas: XLSX.
• Imagens: formatos de imagem comuns (o texto é extraído com OCR quando necessário).
• Vídeos: MP4, WEBM, MOV e formatos semelhantes (a fala é transcrita em texto).
• Dados: CSV e outros arquivos de texto estruturados.

Processamento e pesquisa

Quando você anexa um arquivo compatível, o ProcessMind o pré-processa em segundo plano para extrair o conteúdo:

• Status: cada artefato exibe um estado de processamento (Na fila, Processando, Pronto, Falhou ou Ignorado) com um indicador de progresso.
• Reprocessamento: se o envio de um arquivo não foi concluído, você pode reprocessar o artefato para executar novamente a extração.
• Pesquisável: quando o processamento termina, o artefato recebe a indicação Pesquisável e seu conteúdo pode ser encontrado pela Pesquisa global, com uma prévia do texto correspondente.
• Anonimização: antes de indexar o conteúdo extraído, o sistema aplica regras de anonimização, incluindo padrões predefinidos e os que sua organização configurar.

Pesquisa no conteúdo

Para encontrar algo dentro dos arquivos, e não no modelo, use Pesquisar conteúdo no seletor de artefatos: digite uma consulta, como “aprovação de nota fiscal”, e alterne entre os modos Semântico (por significado), Exato (pelas palavras digitadas) e Híbrido. Os resultados mostram o trecho correspondente. Use Abrir para ver uma prévia do artefato ou Mais deste arquivo para consultar todas as correspondências em um documento.

Artefatos como contexto para a IA

Os artefatos anexados passam a fazer parte do contexto que o Assistente de IA pode usar:

• Peça à IA para resumir um documento anexado.
• Peça à IA para verificar se o modelo corresponde a uma política anexada ao processo.
• Use Templates anexados como base para criar novos conteúdos.
• Faça perguntas sobre o conteúdo de documentos digitalizados, planilhas ou vídeos: o texto extraído fica disponível para o Assistente de IA.

Quando um fluxo de IA permite escolher o contexto, clique em Usar arquivos como contexto para selecionar exatamente os arquivos relevantes para a solicitação. Eles serão enviados junto com seu prompt.

Como os artefatos são compartilhados com a IA, evite anexar materiais confidenciais ou sensíveis, a menos que as políticas da sua organização permitam.

Artefatos e documentação

Os artefatos complementam a documentação de processos: anexe formulários, listas de verificação ou diretrizes à seção correspondente para que as pessoas envolvidas no processo encontrem tudo de que precisam em um só lugar. Junto com funções e RACI, eles ajudam a tornar a documentação dos processos completa e útil.

Tópicos relacionados

• Documentação de processos
• Funções e RACI
• Qualidade do modelo