优化您的合同管理

优化合同管理的 6 步指南。
优化您的合同管理

释放效率潜能:优化您的合同管理

ProcessMind 助您发掘合同管理流程中隐藏的低效环节。我们的平台可识别瓶颈、不必要的重工以及对标准程序的偏离。通过分析系统数据,您可以精准定位改进领域、缩短周期,并确保所有合同的合规性。

下载 我们的预配置数据模板,解决常见挑战,实现您的效率目标。遵循我们的六步改进计划并参考数据模板指南,优化您的运营。

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借助 ProcessMind 解锁合同管理的真实运营图景。这一强大的平台为您展示合同在组织内部真实的流转情况,提供前所未有的透明度,助您超越主观臆断,揭示流程现状。无论您的合同存在于单一系统中,还是通过各种工具和部门进行管理,ProcessMind 都能聚合并分析您的 event 数据,还原每份合同旅程的每一个步骤。您将获得关于实际活动时长的关键洞察,发现合同在哪些环节耗时最长,识别关键的交接延误,并精准定位拖慢整个生命周期的 bottleneck。发现意料之外的流程变异,了解其根源,并评估其对运营效率和合规性的影响。ProcessMind 提供合同 workflow 的决定性、数据驱动视图,赋能您不仅能看到“应当”发生什么,还能看到“实际”发生了什么。

合同管理通常是一个复杂且耗费资源的流程,充满了阻碍组织敏捷性并增加风险的常见挑战。组织经常在漫长的审批周期中挣扎,导致错过截止日期和收入确认延迟。由于缺乏对合同状态的清晰可见性,利益相关者往往只能靠猜测,这影响了决策制定和资源分配。由于未能始终如一地遵守内部政策或外部法规而导致的合规漏洞,带来了重大的法律和财务风险。此外,无论是数据录入还是文档处理中的手动错误,都可能在整个生命周期中蔓延,导致代价高昂的重做。这些问题往往因分散在不同系统中的碎片化数据或对手动跟踪方法的依赖而进一步恶化,使得识别效率低下的根源并确保一致的流程执行变得异常困难。ProcessMind 拨开这些复杂性,提供统一、客观的视角,帮助您发现这些隐藏的痛点并了解其真实影响,无论管理合同的底层技术或系统是什么。

通过利用 ProcessMind 进行合同管理,您可以获得一系列直接转化为卓越运营和战略优势的收益。通过识别和消除不必要的步骤、缩短审批时间以及优化资源配置,显著加速您的合同生命周期。通过精准定位与标准操作程序和监管要求的偏差,增强合规性,从而让您能够主动降低风险并在所有合同类型中推行一致的最佳实践。通过减少手动工作、最大限度减少重做以及避免因违规或错过截止日期而产生的罚款,实现可观的成本节约。ProcessMind 为您提供做出明智决策所需的硬数据,使您能够为实现最大效率而重新设计 workflow,有效自动化重复性任务,并根据关键指标持续监控绩效。将您的合同管理从一项繁琐的必修课转变为支持业务目标的战略资产,确保每份合同从发起到完成都能高效、合规且具成本效益地推进。

开启 ProcessMind 驱动的高效合规合同管理之旅非常简单。我们的平台旨在与您的现有数据(无论其来源如何)无缝集成。为了帮助您快速有效地入门,我们提供了一份全面的数据 template,指导您完成强大流程分析所需的必要信息。只需将您的合同 event 数据(如合同 ID、活动、timestamp 和 user)映射到我们的 template 并上传至 ProcessMind。我们的智能引擎随后将自动重建您的端到端合同流程,为您提供即时、可操作的洞察。不要再让合同管理的复杂性阻碍组织的发展。今天就揭开合同背后的真实故事,解锁其在优化和合规方面的全部潜力。

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常见问题与挑战

识别当前面临的挑战

合同经常卡在冗长的审核和审批流中,导致错失业务机会并延迟收入确认。这些瓶颈会使交易双方关系紧张,降低整个组织的敏捷性,影响从销售速度到采购周期的方方面面。

ProcessMind 分析合同管理系统的事件日志,精准定位造成延迟的具体阶段、部门或个人。通过可视化真实的审批路径并量化等待时间,它能揭示周期缓慢的根本原因,从而实现有针对性的流程改进和自动化。

相关方通常缺乏对每份合同所处生命周期阶段的实时、全面了解。这种不透明导致了重复查询、缺乏预见性行动以及行政管理开销增加,使得各部门难以预测时间表和管理预期。

ProcessMind 重构每份合同完整的端到端路径,清晰、客观地呈现其当前状态和历史记录。它突出显示停滞的合同以及偏离标准路径的情况,为团队提供主动管理和准确预测所需的透明度。

合同往往会偏离标准操作程序和内部政策,使组织面临巨大的法律和财务风险。手动检查通常不足以捕捉每一个违规步骤,从而产生审计漏洞和治理不一致的问题。

通过绘制每份合同的实际流向,ProcessMind 会自动将其与您定义的合规规则进行对比,标记每一次偏离。它能揭示那些“隐形成本”(如临时通融和跳过步骤),提供实施标准化和降低风险敞口所需的洞察。

未能及时处理合同续约、终止或其他义务的关键截止日期,可能会导致收入损失、按不利条款自动续约或违反合规要求。这种疏忽直接影响财务表现,并损害供应商和客户关系。

ProcessMind 监测合同到期日及其他关键里程碑前的活动。它通过分析流程模式识别有错过关键截止日期风险的合同,揭示续约或义务管理工作流中导致延迟的根本原因。

包含多轮批注和修订的冗长谈判阶段会消耗宝贵的时间和资源,延迟合同执行。这种高比例的重工通常源于模板不统一、条款不明确或双方预期不一致。

ProcessMind 通过分析修订活动和重工循环来量化谈判投入的时间和精力。它能识别常见的僵持点和导致过度反复的流程模式,帮助您标准化最佳实践并精简未来的谈判。

法务审核阶段经常成为 bottleneck,拖慢整个合同生命周期并影响业务敏捷性。工作负载不平衡、手动交接或审核流程不一致,都会导致这些持续的延误,令内部和外部利益相关者感到沮丧。

ProcessMind 能精确衡量每项法务审核活动所花费的时间,识别出哪些合同类型或条款导致了最长的延误。它提供数据驱动的洞察,以优化资源配置、简化审核 workflow 并缩短整体周期时长。

合同生命周期中过多的手动任务、数据录入和即时沟通会增加运营成本,并使专业人员无法专注于战略活动。这些低效通常意味着流程存在缺陷,或系统中的自动化利用率不足。

ProcessMind 量化了合同流程中手动干预的频率和时长。它揭示了可以通过自动化、更好的系统配置或流程标准化来显著降低运营支出并提高整体效率的具体领域。

完成同类合同所需时间出现重大且无法解释的波动,会使预测和规划变得不可靠。这种不确定性表明存在潜在的流程低效,而传统的商业智能工具难以诊断和纠正。

ProcessMind 发现并可视化所有流程变体,重点展示导致周期延长或缩短的具体路径和活动。它揭示了变异的根本原因,从而支持有针对性的优化工作,并建立更可预测的标准化工作流。

典型目标

定义成功的标准

冗长的审批周期会延迟收入、占用资源并阻碍业务敏捷性。缩短从合同起草到最终执行的时间,意味着交易达成更快、合作伙伴关系更早开启,整个组织运行更迅速、高效,直接加速实现价值。

ProcessMind 绘制审批流的每一步,利用系统数据识别真正的瓶颈,无论是冗余审核、非活跃审批人还是低效交接。通过量化每项活动的持续时间和等待时间,它提供了优化工作流、自动化步骤以及监测改进效果所需的数据驱动洞察。

违反内部政策或外部监管要求会使组织面临巨大的法律、财务和声誉风险。提高合规性可确保每份合同始终符合所需标准,强化治理、降低审计风险并保护公司的法律地位。

ProcessMind 分析您的合同工作流,自动检测与既定合规流程的偏离。它能瞬间指出哪些环节被跳过、哪些操作未经授权,或哪些地方使用了非标准条款。这让您能够主动弥补合规漏洞、强制执行政策,并建立持续监控机制。

合同状态缺乏透明度会导致运营不确定性,阻碍准确预测,并造成错过截止日期和相关方不满。实现端到端的透明化可让各方实时跟踪进度、预判延迟并做出明智决策,从而消除歧义并减少手动状态查询。

ProcessMind 通过跟踪源系统中记录的所有活动和事件,完整还原每份合同的历程。它重构并可视化流程,创建 Dashboard 实时显示哪些合同停滞、瓶颈在哪里形成,以及实际周期与目标的对比情况,提供客观的事实来源。

谈判周期低效、批注修改繁琐是导致延迟、增加法律成本以及与交易方产生摩擦的主要原因。精简流程可加速协议达成,减轻法务和业务团队的负担,并使各项合同条款更加一致且有利。

ProcessMind 通过跟踪每个版本和沟通环节来分析整个谈判过程。它能识别过度的反复沟通、常见的争议点以及导致周期延长的流程差异。这些洞察有助于您优化谈判策略、改进标准模板,并衡量批注轮次的减少情况。

错过合同续约日期可能会导致重大收入损失、意外的服务中断,或被迫接受不利的自动续约。主动且高效的续约流程可确保留住有价值的合同并按时重新谈判,从而实现经常性收入最大化并维持业务连续性。

通过分析合同生命周期结束阶段的流程,ProcessMind 能够标记续约活动频繁延迟或遗漏的工作流,识别有失效风险的合同。它揭示了这些延迟的根本原因,为您建立主动预警、自动化提醒以及精简整个续约工作流以提高成功率提供洞察。

法务审核阶段是一个常见且关键的 bottleneck,它会减慢整个合同生命周期并影响业务运营。提高法务处理效率可以让法律顾问在不牺牲质量或合规性的前提下,更快地处理合同,从而减少积压并将法务部门转变为业务推动者。

ProcessMind 提供法务审核阶段的细粒度、客观洞察,映射出确切的步骤并衡量每一步的时长。它能精准定位 bottleneck,例如频繁的交接、等待信息的长时间闲置或资源限制。这使您能够重新设计 workflow、平衡工作负载,并做出数据驱动的决策以加速法务审核。

高昂的运营成本通常源于手动重工、数据更正和其他冗余任务,这些都表明潜在的流程效率低下。减少此类重工不仅能降低直接人工成本,还能减少错误、提升合同质量,并将专业员工解放出来,专注于高价值的战略活动。

ProcessMind 自动识别并量化合同管理流程中的重工循环,例如重复的审批周期或频繁的重新起草。通过精准定位根本原因(无论是需求不明、模板问题还是培训不足),它能突出自动化和流程改进的最佳机会,从而降低成本。

不可预测的合同周期时长使得预测收入、有效管理资源以及与客户和合作伙伴设定现实预期变得极具挑战。实现稳定、可预测的周期时长可以提高运营效率,增强业务规划的可靠性,并提升利益相关者的满意度。

ProcessMind 通过分析合同在系统中运行的所有不同路径,揭示周期时长波动背后的隐藏根源。它能识别哪些活动、资源或流程偏差对不可预测的时长影响最大。通过可视化这些变异,您可以规范流程、消除不一致性并建立可靠的绩效基准。

合同管理改进的 6 个步骤

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连接并发现数据

操作指南

从合同管理系统、CRM、ERP 和其他相关数据源收集数据。确保捕获所有合同相关的活动。

为何重要

全面的数据基础对于准确、完整地了解合同管理流程至关重要,它能有效消除分析盲点。

预期成果

已导入并可供分析的完整数据集,反映了所有流程活动和属性。

您将获得

揭开合同 workflow 中隐藏的延误

ProcessMind 揭示合同管理的真实执行路径,凸显流程偏离和绩效差距。
  • 可视化实际合同流程流向
  • 识别瓶颈和审批延迟
  • 优化周期并降低成本
  • 确保合规并降低风险
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

典型成果

合同管理可见的成效

这些成果展示了组织通过优化合同管理流程通常能实现的显著效率提升和成本节约。通过分析端到端 workflow,Process Mining 可以识别效率低下的环节,从而实现数据驱动的改进。

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更快的审批周期

合同审批时间的平均减幅

精简审核和审批工作流,以减少合同获批的总时长,从而加快交易达成。

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提升合规执行力

遵循政策的合同比例有所增加

确保合同遵守所有预定义的合规步骤和监管要求,从而最大限度地降低风险并避免潜在处罚。

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减少重工和谈判往复

修订投入的精力和时间显著减少

识别合同批注和重工过多的根本原因,从而实现更标准化的起草和更快的首轮通过率,并精准定位谈判阶段的瓶颈。

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加快法务审核速度

平均法务审核时长缩短

精准定位法务审核流程中的瓶颈,提高吞吐量,并确保关键合同能更高效地通过法务部门。

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按时续约数量增加

到期前续约合同量显著增加

主动管理合同到期和续约日期,确保及时采取关键行动,避免代价高昂的合同失效或收入机会损失。

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更可预测的周期

合同周期波动性降低

通过识别和消除不一致的流程路径来稳定合同周期,从而实现更可靠的预测和更好的资源规划。

结果因流程复杂程度和数据质量而异。这些数据代表了在各种实施案例中观察到的典型改进情况。

推荐数据

从最重要的属性和活动开始,然后根据需要进行扩展。
不熟悉事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

属性

分析所需关键数据点

每份合同的唯一标识符,作为关联所有相关活动和文档的主要 case 标识符。

为何重要

此标识符对于跟踪合同的整个生命周期至关重要,能够实现准确的流程发现和绩效衡量。

合同生命周期中发生的特定业务事件、任务或里程碑的名称。

为何重要

它定义了流程步骤,支持合同生命周期的可视化呈现,并用于识别流程偏离和瓶颈。

指明特定活动或事件开始的精确日期和时间的 timestamp。

为何重要

此 timestamp 是对事件进行排序、计算流程周期时长以及识别基于时间的 bottleneck 的基础。

指明特定活动或事件完成的精确日期和时间的 timestamp。

为何重要

支持计算活动层级的持续时间,这对于精准定位流程瓶颈的确切位置至关重要。

执行或负责某项合同活动的 user、员工或资源的名称或 ID。

为何重要

将流程活动关联到个人,从而能够分析工作负载分布、团队绩效和资源分配。

合同的分类,例如主服务协议 (MSA)、保密协议 (NDA) 或工作说明书 (SOW)。

为何重要

支持流程的细分和对比,揭示不同合同类型对周期、复杂程度和风险的影响。

与合同相关的货币总价值,可代表收入、支出或承诺金额。

为何重要

量化合同的财务影响,从而能够对高价值协议进行优先级排序并分析流程低效对其产生的影响。

合同当前的生命周期阶段或状态,例如“草稿”、“审批中”、“已执行”或“已到期”。

为何重要

提供合同当前阶段的高级视图,支持按生命周期阶段对合同组合进行过滤和分析。

参与合同的外部方、公司、客户、供应商或合作伙伴的名称。

为何重要

识别外部方,从而能够按客户或供应商分析周期时间和谈判模式。

负责该合同的内部业务单元或部门,例如销售、法务或采购部门。

为何重要

支持对比不同业务部门之间的流程绩效,有助于识别内部瓶颈并分享最佳实践。

活动

要跟踪和优化的流程步骤

这是合同生命周期的第一个活动,代表对新合同的正式请求。它通常捕获为在系统中创建新合同记录或工作区。

为何重要

此活动标志着流程的正式开始,其 timestamp 对于计算合同总周期时长至关重要。分析请求量有助于资源规划和需求管理。

此里程碑表示所有必要的内部利益相关者已批准合同的最终版本。它标志着组织内部已达成一致,准备好向外部展示合同。

为何重要

这是流程中的一个主要关口,标志着内部谈判的结束。达到这一阶段所需的时间是衡量内部效率的关键绩效指标。

此活动标志着最终获批的合同已发出供各方执行。它代表所有谈判的结束以及最后执行步骤的开始。

为何重要

这是一个关键里程碑,开启了最后签署周期的计时。分析从这一时刻到执行的时间可以揭示签署过程中的延误。

这是一个重要的里程碑,各方均已签署合同,使其具有法律约束力。它代表了合同生命周期签署前阶段的成功完成。

为何重要

作为核心成功指标,执行日期对于计算从申请到执行的整体周期至关重要。它是进行绩效和吞吐量分析的关键事件。

代表合同开始生效并具有法律约束力,这可能发生在执行日期当天或之后。此事件会触发义务管理和绩效跟踪的开始。

为何重要

激活标志着合同从签署阶段转入管理阶段。这是跟踪合规性、续约情况和履行义务的真实起始日期。

代表合同期满后成功续约。这是一个延长协议期限的关键业务成果。

为何重要

续约率是客户留存和满意度的直接衡量标准。跟踪此事件对于了解长期业务成功和收入连续性至关重要。

代表已激活合同在其计划到期日前提前终止。根据合同条款的允许,这可以是由于违约原因或为了方便而终止。

为何重要

此事件标志着业务关系的提前终止。了解终止的频率和原因对于风险管理和业务健康至关重要。

此事件表示合同已到期且未续签或提前终止。这代表了合同生命周期的自然、计划内结束。

为何重要

跟踪到期情况对于管理续签以及避免服务或协议无意中断至关重要。未续签的到期合同数量过多可能预示着业务流失。

如需定制数据建议, 选择您的特定流程.

常见问题

常见问题

流程挖掘将合同生命周期从发起至完成的实际流向可视化。它能发现瓶颈、重工循环以及与预期流程的偏离,识别审批停滞或谈判不一致的环节。这些洞察有助于您了解合同工作流的真实绩效。

您主要需要源系统的 event log,包括唯一的合同 ID、活动描述以及每个事件的 timestamp。user、合同金额或部门等额外属性可以丰富分析。这些数据允许 Process Mining 工具重建每份合同的完整旅程。

最初的洞察通常在几周内即可产生,具体取决于数据的可用性和复杂程度。初始设置包括数据提取和清洗,随后是模型生成和分析。持续监控可提供不间断的洞察,并跟踪已实施改进的效果。

流程挖掘提供了合同每一步路径的透明视图,允许您将实际流程执行情况与定义的合规规则进行对比。它突显了对标准操作程序的偏离,并识别出合规步骤被遗漏或规避的情况。这使得您能采取主动措施,确保始终符合监管和内部政策。

是的,通过映射合同审批的精确流向,Process Mining 可以识别导致延误的具体步骤或决策点。它可以突出显示反复出现的重做循环、识别负载过重的审批人,并量化不同谈判路径的影响。这些信息使团队能够重新设计 workflow 并更有效地分配资源,从而显著缩短整体周期时长。

您可以预期实质性的改进,例如合同审批周期时长的缩短、合规标准执行力的提高以及合同状态可见性的增强。Process Mining 有助于减少手动工作、最大限度地减少错误并优化资源配置。最终,这将带来更高效、更可靠的合同生命周期管理。

主要的技术要求是能够从源系统中提取 event log data,通常通过其报告功能、API 或直接访问数据库来实现。您需要访问权限凭据,并可能需要一些数据导出的技术支持。无需在您的合同管理环境中直接安装特定的硬件或软件。

是的,Process Mining 可以精确地指出合同起草和谈判中重做发生最频繁的阶段和原因。通过分析事件序列和用户交互,它突出了导致修订最多的特定阶段或部门。这种数据驱动的洞察力使您能够直接针对性地进行改进,从而减少重复修改的需求。

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