Teknik perbaikan proses: panduan 2026

Mengapa perbaikan proses tetap penting

Perbaikan proses adalah upaya memahami kinerja suatu proses, menemukan masalah yang spesifik, lalu mengubah proses untuk mengatasinya. Tujuannya bisa berupa mengurangi kesalahan, mempersingkat waktu tunggu, menekan biaya, membuat hasil lebih konsisten, atau meningkatkan pengalaman pelanggan dan karyawan.

Upaya ini lebih sulit jika pengetahuan tentang proses tersebar di berbagai tempat. Prosedur mungkin sudah usang, diagram mungkin hanya menunjukkan alur yang direncanakan, dan orang yang melakukan pekerjaan bisa menjelaskan proses yang sama dengan cara berbeda. Data peristiwa dapat membantu menunjukkan apa yang sebenarnya terjadi, tetapi data itu tetap perlu ditafsirkan dan dikaitkan dengan sasaran perbaikan yang jelas.

Tidak ada satu metodologi yang cocok untuk semua masalah. Sebagian pendekatan membantu mengurangi pemborosan. Pendekatan lain berfokus pada pengurangan variasi, pencarian akar masalah, atau pengujian perubahan. Pilihan yang tepat bergantung pada gejala masalah, waktu yang tersedia, bukti yang ada, dan upaya yang dapat dipertahankan oleh tim Anda.

Cara memilih: tabel keputusan

Mulailah dari masalah yang perlu Anda selesaikan, bukan metodologi yang paling familier. Tabel ini membantu Anda menyaring pilihan awal. Anda juga bisa menggabungkan beberapa pendekatan jika masalahnya memerlukan lebih dari satu jenis analisis.

Jangka waktu dan tingkat upaya di atas bersifat relatif, bukan jaminan. Uji PDCA kecil mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu, sedangkan program perbaikan di seluruh organisasi bisa berlangsung jauh lebih lama. Kualitas data, cakupan, dan proses pengambilan keputusan juga memengaruhi pekerjaan.

Jika Anda membutuhkan gambaran awal dari data peristiwa, mulailah dengan Process Mining. Jika masalahnya sudah jelas dan Anda memiliki ukuran yang andal, metode terarah seperti DMAIC mungkin lebih tepat untuk memulai.

Cara membaca daftar ini

Setiap teknik dibahas dengan mempertimbangkan empat pertanyaan praktis:

• Apa itu? Gagasan utama metode tersebut.
• Kapan sebaiknya digunakan? Situasi yang dapat dibantu oleh metode tersebut.
• Apa keterbatasannya? Batasan dan penyebab umum kegagalannya.
• Data apa yang dibutuhkan? Bukti yang membantu Anda menerapkannya.

Sebagian entri adalah metodologi perbaikan, sementara yang lain berupa alat, disiplin, atau teknologi pendukung perbaikan. Semuanya tidak bisa saling menggantikan. Gunakan perbedaan ini untuk memilih metode yang sesuai dengan masalah Anda, bukan untuk menganggap daftar ini sebagai peringkat.

Metodologi klasik

Pendekatan yang sudah mapan ini membantu tim menemukan pemborosan, mengurangi cacat, menguji perubahan, dan membangun praktik perbaikan yang berkelanjutan. Pendekatan ini dapat menggunakan data operasional, tetapi beberapa di antaranya juga mengandalkan pengamatan, lokakarya, atau penilaian ahli.

1. Lean

Lean berfokus pada nilai bagi pelanggan dan mengurangi pekerjaan yang tidak memberi nilai tersebut. Pendekatan ini berakar pada Toyota Production System dan kini digunakan di berbagai bidang operasional.

Lima prinsipnya adalah menetapkan nilai, memetakan aliran nilai, menciptakan alur, menerapkan sistem tarik, dan melakukan perbaikan berkelanjutan. Lean juga mengenali delapan bentuk pemborosan yang umum, sering diingat dengan akronim DOWNTIME:

• Cacat: Hasil yang tidak memenuhi persyaratan.
• Produksi berlebih: Memproduksi lebih banyak atau lebih awal dari yang dibutuhkan.
• Menunggu: Waktu menganggur di antara tahapan.
• Bakat yang tidak dimanfaatkan: Keterampilan dan pengetahuan orang tidak digunakan dengan baik.
• Transportasi: Perpindahan bahan atau informasi yang tidak perlu.
• Persediaan: Stok berlebih atau pekerjaan yang masih dalam proses.
• Gerakan: Pergerakan orang atau sistem yang tidak perlu.
• Pemrosesan berlebih: Pekerjaan yang tidak menambah nilai bagi pelanggan.

Kapan digunakan: Gunakan Lean saat Anda melihat tahapan, keterlambatan, serah terima, atau pekerjaan dalam proses yang tidak perlu dan ingin memperbaiki alur kerja.

Apa keterbatasannya: Tahapan yang tampak boros mungkin diperlukan untuk pengendalian, keselamatan, atau kebutuhan pelanggan. Menghapusnya tanpa memahami alasannya dapat menimbulkan masalah baru. Lean juga perlu disesuaikan saat diterapkan pada pekerjaan berbasis pengetahuan.

Data yang dibutuhkan: Pengamatan proses dan pemahaman yang jelas tentang nilai bagi pelanggan akan membantu. Data waktu siklus, waktu tunggu, serah terima, dan pekerjaan dalam proses dapat membantu Anda menemukan pemborosan dan memeriksa apakah perubahan memperbaiki alur kerja.

Untuk melihat lebih dekat pemetaan alur dari awal hingga akhir, baca pemetaan aliran nilai.

2. Six Sigma (DMAIC)

Six Sigma bertujuan mengurangi variasi proses dan cacat melalui analisis terstruktur berbasis data. Kerangka DMAIC memandu perbaikan proses yang sudah berjalan:

Six Sigma juga menggunakan DMADV, singkatan dari Define, Measure, Analyze, Design, dan Verify, untuk mengembangkan proses atau produk baru.

Kapan digunakan: Gunakan DMAIC jika Anda menghadapi masalah kualitas atau kinerja yang dapat diukur dan membutuhkan cara disiplin untuk mencari penyebab serta menguji perbaikan. Metode ini sering cocok untuk proses bervolume tinggi dengan cacat berulang yang berdampak.

Apa keterbatasannya: DMAIC membutuhkan data yang dapat diandalkan dan orang yang mampu menganalisisnya. Struktur proyek formal mungkin terlalu berat untuk masalah kecil. Sertifikasi dapat membantu meningkatkan kemampuan, tetapi sertifikat saja tidak memperbaiki proses.

Data yang dibutuhkan: Anda membutuhkan definisi masalah yang jelas, data awal, ukuran masukan dan hasil proses, serta pengamatan yang cukup untuk memahami variasi. Data harus cukup konsisten untuk dibandingkan.

Untuk pembahasan praktis tentang DMAIC dan perbaikan berbasis data, baca panduan strategis kami.

3. Pemetaan aliran nilai

Pemetaan aliran nilai (VSM) adalah teknik Lean untuk menggambarkan alur pekerjaan dan informasi yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan. Peta ini dapat mencakup tahapan proses, serah terima, waktu siklus, waktu tunggu, dan pekerjaan dalam proses.

Dalam praktiknya, tim memetakan kondisi saat ini, menemukan keterlambatan dan pekerjaan yang tidak menambah nilai, menggambarkan kondisi yang diinginkan, lalu menyusun rencana untuk mencapainya.

Kapan digunakan: Gunakan VSM saat Anda membutuhkan gambaran proses dari awal hingga akhir yang dipahami bersama, terutama di bidang manufaktur, rantai pasok, layanan, atau pengembangan perangkat lunak.

Apa keterbatasannya: Keakuratan peta bergantung pada informasi yang digunakan untuk membuatnya. Peserta lokakarya mungkin menjelaskan proses yang seharusnya berjalan atau contoh terbaru, bukan seluruh variasi kasus aktual. Peta juga bisa usang saat proses berubah.

Data yang dibutuhkan: Anda dapat memulai dengan pengamatan dan lokakarya. Untuk mendapatkan gambaran kondisi saat ini yang lebih berbasis bukti, gunakan data tahapan proses, stempel waktu, informasi serah terima, dan pekerjaan dalam proses. Process Mining dapat membantu menunjukkan alur yang tercatat di sistem Anda.

4. Total Quality Management (TQM)

TQM adalah pendekatan manajemen di seluruh organisasi yang menjadikan kualitas sebagai tanggung jawab bersama. Pendekatan ini menekankan kebutuhan pelanggan, keterlibatan karyawan, pemikiran berbasis proses, keputusan berdasarkan bukti, dan perbaikan berkelanjutan.

Kapan digunakan: Pertimbangkan TQM jika Anda ingin menjadikan kualitas bagian dari manajemen sehari-hari, bukan sekadar proyek sesaat. TQM cocok bagi organisasi yang perlu menjaga kualitas dan kepuasan pelanggan secara konsisten di banyak tim.

Apa keterbatasannya: Cakupan TQM luas, sehingga tim membutuhkan prioritas yang jelas dan dukungan pimpinan untuk menerjemahkan prinsipnya menjadi pekerjaan nyata. Jika hanya menjadi slogan atau daftar periksa, TQM kemungkinan tidak akan mengubah cara proses berjalan.

Data yang dibutuhkan: Bukti yang dibutuhkan bergantung pada sasaran kualitas. Data dapat mencakup masukan pelanggan, tingkat cacat dan pekerjaan ulang, temuan audit, serta ukuran kinerja proses. Tim juga membutuhkan cara untuk berbagi dan menindaklanjuti hal yang dipelajari.

5. PDCA (siklus Deming)

Plan-Do-Check-Act (PDCA) adalah siklus empat tahap untuk menguji dan menyempurnakan perubahan. Siklus ini memberi tim struktur yang dapat diulang tanpa menentukan solusi perbaikan tertentu.

Setiap siklus memberi Anda kesempatan untuk membandingkan hasil dengan harapan. Jika perubahan berhasil, Anda dapat menetapkannya sebagai standar atau mengujinya dalam cakupan yang lebih luas. Jika tidak, gunakan pelajaran yang didapat untuk menyesuaikan pengujian berikutnya.

Kapan digunakan: Gunakan PDCA untuk eksperimen kecil, perubahan di tingkat tim, dan perbaikan berkelanjutan. Metode ini dapat mendukung pendekatan lain dengan menyediakan cara sederhana untuk menguji dan meninjau perubahan.

Apa keterbatasannya: PDCA tidak memberi tahu Anda masalah mana yang harus diprioritaskan, ukuran apa yang perlu digunakan, atau cara menganalisis penyebab yang rumit. PDCA adalah siklus untuk belajar dan bertindak, bukan pengganti analisis masalah.

Data yang dibutuhkan: Tetapkan hasil yang diharapkan dan ukuran yang akan digunakan sebelum pengujian. Bandingkan kinerja sebelum dan sesudah perubahan, serta pertimbangkan faktor lain yang mungkin memengaruhi hasil.

6. Lean Six Sigma

Lean Six Sigma menggabungkan fokus Lean pada pemborosan dan alur kerja dengan fokus Six Sigma pada variasi dan cacat. Tim dapat menggunakan gabungan ini saat proses membutuhkan alur yang lebih cepat sekaligus hasil yang lebih konsisten.

Lean menyumbangkan pemikiran aliran nilai, identifikasi pemborosan, dan perbaikan alur kerja. Six Sigma menyumbangkan analisis terstruktur, pengukuran, dan pengurangan variasi melalui metode seperti DMAIC.

Kapan digunakan: Pertimbangkan Lean Six Sigma jika masalah lintas fungsi melibatkan keterlambatan atau pekerjaan yang tidak perlu sekaligus masalah kualitas yang dapat diukur.

Apa keterbatasannya: Menggabungkan metode dapat menambah tuntutan struktur dan pelatihan. Proyek bisa menjadi birokratis jika tim lebih mementingkan penyelesaian tahapan metodologi daripada pemecahan masalah. Sesuaikan cakupan dan analisis dengan besarnya masalah.

Data yang dibutuhkan: Anda perlu memahami alur proses serta memiliki ukuran cacat, pekerjaan ulang, dan kinerja. Jumlah dan jenis data bergantung pada masalahnya. Tidak semua proyek membutuhkan analisis statistik tingkat lanjut.

7. Kaizen

Kaizen adalah pendekatan perbaikan bertahap dan berkelanjutan yang melibatkan orang-orang di seluruh organisasi. Alih-alih hanya mengandalkan proyek besar, Kaizen mendorong tim menemukan dan menerapkan perubahan praktis sebagai bagian dari pekerjaan mereka.

Kaizen biasanya mempertimbangkan tiga jenis inefisiensi:

• Muda: Pemborosan yang menggunakan sumber daya tanpa menambah nilai.
• Mura: Beban kerja atau alur proses yang tidak merata.
• Muri: Beban berlebihan pada orang atau peralatan.

Sebagian organisasi mengadakan kegiatan Kaizen terarah. Dalam kegiatan ini, tim lintas fungsi bekerja intensif untuk memperbaiki proses tertentu dan menerapkan perubahan.

Kapan digunakan: Gunakan Kaizen jika Anda ingin karyawan berkontribusi pada perbaikan berkelanjutan, bukan hanya ikut serta dalam proyek sesekali. Kaizen dapat melengkapi Lean, PDCA, dan metode lainnya.

Apa keterbatasannya: Kaizen bergantung pada tindak lanjut. Jika orang dapat menemukan masalah tetapi tidak dapat memengaruhi perubahan, upaya perbaikan akan kehilangan kepercayaan. Perubahan kecil juga perlu ditinjau agar tidak menimbulkan masalah di bagian lain.

Data yang dibutuhkan: Pengamatan karyawan dan masukan pelanggan dapat mengungkap peluang perbaikan. Ukuran proses membantu Anda memprioritaskan ide dan memeriksa dampak perubahan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pendekatan ini, baca Kaizen dan perbaikan berkelanjutan.

8. Business Process Management (BPM)

Business Process Management adalah disiplin untuk mengelola proses secara sistematis dari waktu ke waktu. Kegiatannya dapat mencakup analisis, pemodelan, penerapan, pemantauan, dan perbaikan proses. BPM adalah pendekatan manajemen berkelanjutan, bukan satu teknik atau pembelian perangkat lunak.

Kapan digunakan: Pertimbangkan BPM jika Anda membutuhkan cara yang konsisten untuk mengelola proses lintas tim, memperjelas kepemilikan, serta menghubungkan rancangan proses dengan pemantauan dan perbaikan.

Apa keterbatasannya: Pemodelan dan dokumentasi tidak menjamin kinerja yang lebih baik. Proses bisa terdokumentasi dengan baik tetapi tetap mengalami keterlambatan, pekerjaan ulang, atau kepemilikan yang tidak jelas. Pekerjaan BPM perlu menghubungkan model proses dengan operasional nyata dan sasaran yang terukur.

Data yang dibutuhkan: BPM menggunakan dokumentasi proses, informasi kepemilikan, ukuran kinerja, dan bukti tentang cara pekerjaan dilakukan. BPMN menyediakan cara standar untuk menggambarkan alur proses.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang penerapan perbaikan, baca panduan penerapan optimalisasi proses kami.

Metode berbasis data: peran Process Mining

Metode di bagian ini membantu Anda menemukan kendala, menyelidiki penyebab, memahami perilaku proses yang sebenarnya, atau menilai kemungkinan perubahan. Metode-metode ini tidak menggantikan metode perbaikan di atas. Masing-masing menawarkan cara berbeda untuk memahami proses dan mengambil tindakan.

9. Theory of Constraints (TOC)

Theory of Constraints memusatkan upaya perbaikan pada kendala yang membatasi kinerja keseluruhan sistem. Lima langkah utamanya adalah menemukan kendala, memaksimalkan pemanfaatannya, menyelaraskan pekerjaan lain untuk mendukungnya, menambah kapasitasnya jika perlu, lalu mengulangi langkah tersebut saat kendala berpindah.

Kapan digunakan: Gunakan TOC saat throughput terbatas oleh hambatan, seperti tahapan produksi yang kapasitasnya terbatas atau antrean layanan.

Apa keterbatasannya: Hambatan yang terlihat belum tentu merupakan kendala sebenarnya, dan kendala dapat berpindah saat proses berubah. Fokus pada satu titik juga dapat mengabaikan interaksi antara beberapa bagian dalam proses yang rumit.

Data yang dibutuhkan: Periksa throughput, ukuran antrean, kapasitas, serta waktu tunggu dan waktu pemrosesan. Data proses dapat membantu Anda menguji apakah pekerjaan benar-benar menumpuk di titik yang diduga menjadi kendala.

10. Analisis 5 Whys

5 Whys adalah cara sederhana untuk menelusuri penyebab masalah tertentu. Tim menanyakan mengapa masalah terjadi, lalu menanyakan lagi alasan di balik setiap jawaban. Angka lima hanya panduan, bukan batas tetap.

Misalnya, pengiriman terlambat karena pesanan diproses terlambat. Tim mungkin menemukan bahwa persetujuan memakan waktu beberapa hari karena satu-satunya pemberi persetujuan yang berwenang sedang tidak tersedia. Langkah berikutnya yang berguna adalah memeriksa penjelasan tersebut dan mengatasi risiko dalam proses persetujuan, bukan menganggap keterlambatan pengiriman sebagai akar penyebab.

Kapan digunakan: Gunakan teknik ini untuk penyelidikan awal, peninjauan insiden, atau evaluasi tim, saat orang yang memahami masalah dapat membahasnya bersama.

Apa keterbatasannya: Rangkaian pertanyaan tunggal dapat menyederhanakan masalah yang memiliki beberapa penyebab. Jawaban juga bisa mencerminkan asumsi, bukan bukti. Untuk masalah rumit, gunakan diskusi untuk menyusun hipotesis, lalu periksa dengan data.

Data yang dibutuhkan: Anda membutuhkan masalah yang didefinisikan dengan jelas dan akses ke orang yang memahami pekerjaan tersebut. Catatan insiden, stempel waktu, dan bukti proses dapat membantu mengonfirmasi atau menguji penjelasan tim.

11. Process Mining

Process Mining menganalisis data peristiwa dari sistem TI untuk menunjukkan bagaimana kasus bergerak melalui proses. Analisis ini dapat mengungkap variasi proses, pekerjaan ulang, keterlambatan, dan serah terima yang mungkin tidak terlihat dalam prosedur atau peta yang dibuat saat lokakarya.

Penggunaan umum meliputi:

• Penemuan proses: Menyusun kembali alur proses dari data peristiwa.
• Pemeriksaan kesesuaian: Membandingkan perilaku proses aktual dengan model atau aturan yang ditetapkan.
• Analisis kinerja: Memeriksa waktu siklus, keterlambatan, dan hambatan.
• Analisis akar penyebab: Menyelidiki faktor yang berkaitan dengan hasil proses.
• Pemantauan berkelanjutan: Melacak ukuran proses dari waktu ke waktu.

Kapan digunakan: Gunakan Process Mining jika pekerjaan meninggalkan catatan digital yang dapat digunakan dan Anda perlu memahami jalannya proses di berbagai kasus. Metode ini dapat mendukung analisis proses transaksional seperti purchase-to-pay, order-to-cash, dan manajemen insiden.

Apa keterbatasannya: Process Mining tidak menentukan perubahan yang tepat atau menerapkannya untuk Anda. Analisis bergantung pada data peristiwa yang mewakili proses dengan baik. Stempel waktu yang hilang, nama aktivitas yang tidak konsisten, atau ID kasus yang tidak jelas dapat membatasi hal yang bisa dipelajari.

Data yang dibutuhkan: Log peristiwa biasanya mencakup ID kasus, aktivitas, dan stempel waktu. Bergantung pada pertanyaan yang ingin dijawab, Anda mungkin juga membutuhkan atribut seperti tim, lokasi, produk, atau hasil. Penyiapan dan validasi data merupakan bagian dari pekerjaan.

Process Mining dapat mendukung metodologi lain tanpa menggantikannya. Anda dapat menggunakannya untuk menemukan pemborosan dalam Lean, menetapkan data awal untuk DMAIC, memeriksa dampak perubahan PDCA terhadap kinerja, atau menyelidiki lokasi kendala. Tim Anda tetap menentukan sasaran perbaikan dan memutuskan hal yang perlu diubah.

Untuk mengetahui lebih lanjut, baca apa itu Process Mining, cara menganalisis proses, dan tantangan umum serta praktik terbaik Process Mining.

12. Simulasi proses

Simulasi proses menggunakan model untuk menjajaki kemungkinan perilaku proses dalam kondisi yang berbeda. Anda dapat membandingkan skenario, seperti perubahan kapasitas atau rute, sebelum memutuskan apakah akan mengubah proses yang sebenarnya.

Kapan digunakan: Gunakan simulasi jika Anda ingin membandingkan pilihan, menilai kapasitas, atau menjajaki kemungkinan dampak perubahan yang diusulkan sebelum diterapkan.

Apa keterbatasannya: Hasil simulasi tidak menjamin apa yang akan terjadi. Hasilnya bergantung pada model dan asumsi yang digunakan. Jika waktu pemrosesan, tingkat kedatangan, ketersediaan sumber daya, atau logika proses tidak mencerminkan kenyataan, perbandingan dapat menyesatkan.

Data yang dibutuhkan: Anda membutuhkan model proses dan masukan realistis terkait waktu, volume, sumber daya, serta variasi yang relevan. Jika tersedia, data proses yang diamati dapat membantu menyesuaikan masukan tersebut.

Process Mining membantu Anda memahami proses saat ini, sedangkan simulasi membantu menjajaki skenario kondisi mendatang. Keduanya menjawab pertanyaan berbeda: apa yang sedang terjadi dan apa yang mungkin terjadi jika perubahan yang diusulkan diterapkan. Baca selengkapnya tentang simulasi proses.

13. Pemodelan proses (BPMN)

Business Process Model and Notation (BPMN) adalah notasi visual standar untuk menggambarkan alur proses. Model BPMN membantu tim mengomunikasikan tahapan, keputusan, peristiwa, dan tanggung jawab dengan format yang konsisten.

Kapan digunakan: Gunakan pemodelan proses jika Anda membutuhkan gambaran proses yang dipahami bersama, ingin mendokumentasikan kondisi saat ini atau yang diinginkan, atau memerlukan dasar yang jelas untuk prosedur dan diskusi proses.

Apa keterbatasannya: Model menggambarkan proses sebagaimana dipahami atau dirancang, tetapi tidak membuktikan bahwa proses benar-benar berjalan seperti itu. Model juga perlu diperbarui saat pekerjaan berubah. Diagram berguna jika mendukung keputusan atau tindakan, bukan sekadar menjadi tujuan akhir.

Data yang dibutuhkan: Anda dapat membuat model berdasarkan wawancara, prosedur, dan pengamatan. Membandingkannya dengan data peristiwa dapat membantu menemukan perbedaan antara alur yang terdokumentasi dan proses yang tercatat di sistem.

Pelajari lebih lanjut tentang BPMN dan cara pemodelan proses dan Process Mining saling mendukung.

14. Otomatisasi

Otomatisasi menggunakan teknologi seperti RPA, alat workflow, atau API untuk menjalankan tugas yang telah ditentukan dengan lebih sedikit pekerjaan manual. Otomatisasi dapat mendukung perbaikan jika pekerjaan berulang, aturannya jelas, dan pengecualiannya dipahami.

Kapan digunakan: Pertimbangkan otomatisasi untuk tugas yang stabil dan bervolume tinggi dengan masukan serta hasil yang konsisten, seperti entri data rutin atau pembuatan laporan.

Apa keterbatasannya: Mengotomatiskan proses yang bermasalah dapat mempertahankan tahapan yang tidak perlu atau mempersulit penanganan pengecualian. Otomatisasi juga perlu dipelihara saat sistem, aturan, atau masukan berubah. Pastikan terlebih dahulu bahwa tugas tersebut cocok untuk otomatisasi dan perubahan yang diusulkan mengatasi masalah nyata.

Data yang dibutuhkan: Tinjau volume tugas, waktu penanganan, tingkat kesalahan, pola pengecualian, dan aturan yang diikuti orang. Bukti proses dapat membantu Anda menemukan tugas yang berpotensi diotomatisasi dan memahami kejadian di sekitarnya.

Gunakan Process Mining untuk menemukan peluang otomatisasi, bukan hanya memilih tugas berdasarkan asumsi.

Menggabungkan metodologi

Anda tidak harus memilih satu metode untuk setiap bagian dari upaya perbaikan. Kombinasi yang tepat memberi setiap pendekatan peran yang jelas: satu membantu memahami masalah, yang lain membantu merancang atau menguji perubahan, dan ukuran tertentu menunjukkan apakah perubahan berhasil.

Lean dan Six Sigma

Lean dapat membantu Anda menemukan pekerjaan yang tidak perlu dan memperbaiki alur kerja. DMAIC menyediakan cara terstruktur untuk mengukur cacat, menyelidiki penyebab, dan mengendalikan hasil. Gunakan keduanya jika keterlambatan berkaitan dengan masalah kualitas. Fokuskan proyek pada masalah, bukan menambah tahapan hanya demi mengikuti kerangka kerja.

Lean dan pemetaan aliran nilai

VSM memberi tim gambaran visual tentang alur dari awal hingga akhir. Prinsip Lean membantu Anda menilai bagian mana yang menambah nilai dan bagian mana yang dapat mengurangi keterlambatan atau serah terima. Gunakan bukti proses untuk memeriksa apakah peta mencakup berbagai kasus aktual, bukan hanya alur yang direncanakan.

Process Mining dan DMAIC

Process Mining dapat membantu menetapkan data awal dan menunjukkan kasus yang bervariasi, tertunda, atau kembali untuk dikerjakan ulang. DMAIC memberi tim struktur proyek untuk mendefinisikan masalah, mengukur kinerja, menganalisis penyebab, menguji perbaikan, dan mempertahankan hasil. Data membantu analisis, tetapi tidak menggantikan penilaian tim atau analisis statistik.

Process Mining dan PDCA

Process Mining dapat menunjukkan kinerja proses sebelum dan sesudah perubahan. PDCA memberi Anda siklus untuk merencanakan pengujian, meninjau hasil, dan menentukan langkah berikutnya. Pilih ukuran yang sesuai dengan perubahan dan pertimbangkan apakah faktor lain dapat menjelaskan perbedaan hasil.

Pemodelan proses dan simulasi

Model proses dapat memperjelas alur yang diusulkan. Simulasi membantu membandingkan skenario berdasarkan model dan masukannya. Sebelum mengandalkan hasilnya, pastikan model dan asumsinya cukup mewakili proses untuk menjawab pertanyaan Anda.

Kesalahan umum

Memilih metode sebelum mendefinisikan masalah

Metodologi bukanlah tujuan. Catat gejalanya, siapa yang terdampak, dan hasil apa yang ingin Anda ubah. Setelah itu, pilih pendekatan yang dapat membantu menyelidikinya.

Menganggap peta atau model sebagai bukti kinerja aktual

Peta hasil lokakarya dan diagram BPMN dapat memperjelas pemahaman atau rencana orang tentang cara kerja proses. Keduanya mungkin tidak menunjukkan semua variasi atau pengecualian. Jika memungkinkan, bandingkan dokumentasi dengan bukti operasional.

Mengotomatiskan pekerjaan sebelum memahaminya

Otomatisasi dapat mengurangi pekerjaan manual, tetapi juga dapat mempertahankan tahapan yang tidak perlu atau mempersulit penanganan pengecualian. Pahami proses dan variasinya sebelum memutuskan hal yang akan diotomatisasi.

Baru melakukan pengukuran setelah perubahan

Tanpa data awal, Anda tidak dapat membuat perbandingan sebelum dan sesudah yang bermakna. Tentukan hal yang akan diukur sebelum memulai dan pastikan datanya cukup konsisten untuk dibandingkan.

Memulai dengan cakupan terlalu luas

Program yang berusaha memperbaiki semuanya sekaligus dapat membuat perhatian tim terpecah. Mulailah dengan proses tertentu, masalah yang jelas, dan cakupan yang dapat dikelola tim. Perluas setelah Anda mengetahui hal yang berhasil.

Menganggap metodologi dapat menggantikan tindak lanjut

Workshop, model, atau analisis saja tidak cukup untuk mempertahankan perbaikan. Tetapkan penanggung jawab, periksa hasilnya, lalu tinjau kembali proses saat kinerja atau kondisi berubah.

Mulai dari kondisi nyata

Teknik perbaikan proses yang paling tepat bergantung pada masalah yang ingin Anda atasi. Lean membantu mengkaji pemborosan dan alur kerja. Six Sigma dapat menyusun upaya untuk mengurangi variasi dan cacat. PDCA memandu pengujian dalam skala kecil. Process Mining menunjukkan apa yang tercatat dalam data peristiwa tentang perilaku proses yang sebenarnya. Simulasi membantu membandingkan beberapa kemungkinan perubahan.

Tentukan dulu hasil yang ingin diperbaiki dan bukti yang Anda perlukan untuk memahaminya. Jika proses berjalan melalui sistem yang mencatat peristiwa, Process Mining dapat membantu menetapkan kondisi awal dan menemukan bagian yang perlu ditelusuri. Setelah itu, tim memilih metode dan menentukan perubahan yang akan dilakukan.

Untuk mengukur hasilnya, panduan kesehatan proses menjelaskan hal-hal yang dapat Anda pantau setelah menerapkan suatu teknik.

Coba teknik ini pada proses nyata: Mulai uji coba gratis dan gunakan data proses Anda sendiri untuk menetapkan kondisi awal perbaikan.

Langkah selanjutnya

• Tetapkan kondisi awal dari data peristiwa Anda
• Pertahankan hasil perbaikan setelah proyek selesai