Pemodelan proses dan process mining: lebih baik jika digunakan bersama

Pemodelan proses menjelaskan cara kerja yang diharapkan. Process mining merekonstruksi cara kerja yang sebenarnya dari data peristiwa. Gunakan keduanya untuk membandingkan kondisi yang dituju dengan pelaksanaan nyata, menemukan kesenjangan yang berarti, dan menentukan perubahan yang perlu dilakukan. Conformance checking membuat perbandingan ini terlihat jelas.

Dua sisi pengelolaan proses

Pemodelan proses dan process mining menjawab pertanyaan yang berbeda tentang proses yang sama. Pemodelan berangkat dari pengetahuan orang-orang dan keputusan desain. Process mining berangkat dari event log sistem yang mencatat pekerjaan.

Pemodelan memberi tim Anda gambaran bersama tentang proses yang direncanakan. Process mining menggunakan peristiwa yang tercatat untuk menunjukkan jalur yang dilalui setiap kasus, termasuk variasi yang mungkin tidak muncul dalam dokumentasi. Keduanya tidak saling menggantikan: model tidak membuktikan bahwa pekerjaan mengikutinya, sedangkan data hasil process mining tidak menentukan cara proses seharusnya berjalan.

Manfaat pemodelan proses

Model proses membuat keputusan tentang pekerjaan terlihat dan bisa ditinjau. Model dapat membantu Anda:

• Menyamakan pemahaman. Diagram memberi acuan konkret saat orang berbeda pendapat tentang serah terima, keputusan, atau langkah tertentu.
• Menetapkan kondisi yang dituju. Process mining dapat menunjukkan proses saat ini, tetapi tidak dapat menentukan jalur yang ingin diikuti organisasi Anda. Model mencatat rencana tersebut.
• Menyiapkan materi pelatihan dan orientasi. Diagram yang jelas membantu orang memahami tanggung jawab dan urutan kerja tanpa bergantung pada penjelasan informal.
• Menjadi dasar rancangan otomatisasi. Sebelum mempertimbangkan otomatisasi suatu langkah, Anda perlu menentukan fungsinya, informasi yang digunakan, dan kriteria penyelesaiannya. Pemodelan membantu memperjelas keputusan tersebut.

Metode pemodelan proses beragam, mulai dari sketsa informal hingga diagram BPMN yang terstruktur. Tingkat perincian yang tepat bergantung pada pembaca dan keputusan yang perlu didukung model. Jika tim membutuhkan notasi yang presisi dan dipahami bersama, BPMN 2.0 menyediakan cara standar untuk menggambarkan alur proses.

Manfaat process mining

Process mining menggunakan data peristiwa, yang biasanya mencakup ID kasus, aktivitas, dan stempel waktu, untuk merekonstruksi pelaksanaan proses. Anda dapat melihat:

• Jalur yang benar-benar dilalui kasus. Lihat urutan yang tercatat, termasuk kasus yang melewatkan langkah, kembali ke langkah sebelumnya, atau memerlukan pekerjaan ulang.
• Variasi proses. Bandingkan jalur yang dilalui berbagai kasus, alih-alih menganggap semua kasus mengikuti rute yang terdokumentasi.
• Hambatan dan waktu tunggu. Ukur waktu di antara aktivitas untuk mengetahui di mana kasus menunggu.
• Bukti untuk perbandingan. Setelah memiliki model proses yang direncanakan, Anda dapat memeriksa perbedaannya dengan pelaksanaan yang tercatat.

Process mining tidak menentukan apakah suatu penyimpangan itu keliru. Hasilnya memberi Anda bukti untuk ditelusuri. Pengetahuan tentang proses dan model membantu Anda memahami makna data tersebut.

Kesenjangan di antara keduanya dan dampaknya terhadap biaya

Proses yang terdokumentasi bisa berbeda dari proses yang benar-benar dijalankan orang dan sistem. Jika tim merencanakan kebutuhan staf, perubahan, atau otomatisasi berdasarkan model yang sudah usang, mereka mungkin berfokus pada pekerjaan yang kenyataannya tidak berjalan seperti perkiraan. Sementara itu, cara kerja alternatif dan pekerjaan ulang bisa luput dari perhatian.

Kesenjangan yang umum terjadi meliputi:

• Langkah dalam model yang tidak dilakukan. Pemeriksaan yang direncanakan mungkin dilewati dalam praktik. Jika Anda merancang perubahan tanpa memeriksa pelaksanaannya, perubahan yang dipilih bisa keliru.
• Langkah yang hanya ada dalam praktik. Cara kerja alternatif mungkin sudah menjadi kebiasaan, tetapi belum didokumentasikan atau ditetapkan pemiliknya.
• Siklus pekerjaan ulang yang belum dimodelkan. Diagram mungkin menunjukkan jalur langsung, sementara data peristiwa memperlihatkan kasus yang kembali ke aktivitas sebelumnya.
• Serah terima yang lambat. Model dapat menunjukkan titik perpindahan tanggung jawab, sedangkan process mining dapat mengukur berapa lama kasus menunggu di titik tersebut.

Pemodelan saja tidak dapat menunjukkan apakah proses yang terdokumentasi sesuai dengan pelaksanaannya. Process mining saja tidak dapat menentukan apakah perilaku yang diamati bisa diterima. Karena itu, penting untuk membandingkan keduanya.

Cara keduanya bekerja bersama

Siklus perbaikan menghubungkan proses yang direncanakan dengan bukti dari pelaksanaannya. Berikut contoh tiga langkah menggunakan proses persetujuan faktur:

1. Analisis proses saat ini dengan process mining. Gunakan data peristiwa untuk melihat jalur yang dilalui faktur, lama waktu tunggu di antara aktivitas, dan titik saat kasus kembali untuk diperbaiki. Hasilnya menunjukkan pelaksanaan saat ini, bukan hanya alur yang terdokumentasi.
2. Modelkan kondisi yang dituju. Sepakati langkah persetujuan, titik pengambilan keputusan, dan serah terima yang diinginkan. Catat kondisi tersebut dalam model proses agar tim memiliki acuan yang jelas.
3. Periksa kesesuaiannya. Bandingkan model dengan kasus yang tercatat. Tinjau faktur yang melewati persetujuan, mengikuti urutan berbeda, atau menempuh jalur tak terduga. Tentukan apakah setiap perbedaan menunjukkan masalah dalam pelaksanaan, pengecualian yang perlu diizinkan model, atau kondisi tujuan yang perlu ditinjau ulang.

Gunakan hasilnya untuk memperbaiki proses atau model, lalu ulangi perbandingan saat bukti baru tersedia. Siklus ini bukan berarti semua penyimpangan harus dihilangkan. Siklus ini memberi cara terstruktur untuk menentukan perbedaan mana yang penting.

Anda bisa memulai dengan process mining jika belum tahu bagian proses mana yang perlu diperhatikan. Anda juga bisa memulai dengan pemodelan jika kondisi yang dituju sudah disepakati dan perlu diperiksa. Apa pun titik awalnya, anggap model atau analisis pertama sebagai langkah awal, lalu perbarui seiring bertambahnya pemahaman.

Mulai analisis pada satu proses untuk melihat informasi yang bisa diperoleh dari data peristiwa Anda.

Conformance checking: titik temu keduanya

Conformance checking membandingkan model proses yang direncanakan dengan pelaksanaan yang tercatat. Fitur ini dapat menyoroti kasus yang melewatkan aktivitas, mengikuti urutan berbeda, atau tidak menempuh jalur yang ada dalam model.

Perbedaan menjadi alasan untuk menyelidiki, bukan bukti adanya kesalahan. Proses mungkin mengizinkan pengecualian yang sah, model mungkin belum lengkap, atau data peristiwa mungkin tidak mencatat aktivitas yang relevan. Mulailah dengan proses dan model yang cakupannya jelas, lalu tinjau temuannya bersama orang-orang yang memahami pekerjaan tersebut.

Lihat cara kerja conformance checking di ProcessMind. Untuk melihat berbagai jalur yang dilalui kasus, baca tentang variasi proses.

Pendekatan tradisional: kelebihan dan kekurangan

Menyimpan model proses dan hasil process mining di alat yang berbeda bisa cocok bagi tim yang sudah memiliki alur kerja pemodelan atau analitik. Setiap alat dapat menjalankan fungsi khususnya, dan tim bisa memilih notasi serta lingkungan analisis yang sesuai kebutuhan.

Konsekuensinya, Anda perlu menghubungkan keduanya secara manual. Anda mungkin harus mengekspor model, menyiapkan hasil analisis, menyelaraskan nama aktivitas, dan mencocokkan versi satu per satu. Jika perbandingan ini terlalu merepotkan, tim mungkin hanya melakukannya sekali untuk satu proyek. Setelah itu, model dan bukti kembali tidak selaras.

Alat terpisah tetap bisa digunakan jika Anda memiliki cara yang andal untuk menyelaraskan model dengan data, kepemilikan yang jelas, dan proses tinjauan yang dijalankan tim. Pertanyaan utamanya: bisakah tim Anda mengulang perbandingan ini saat proses berubah?

Panduan pemodelan proses dalam praktik

Panduan pemodelan proses yang berguna dimulai dari keputusan yang perlu didukung oleh model. Sebelum menggambar, sepakati batas proses, siapa yang akan menggunakan model, dan tingkat perincian yang mereka perlukan.

1. Tentukan cakupan yang jelas. Pilih satu proses dengan titik awal dan akhir yang pasti. Area luas seperti proses dari pemesanan hingga pembayaran mungkin perlu dipecah menjadi beberapa proses yang lebih kecil sebelum bisa dimodelkan dengan baik.
2. Pilih tingkat perincian. Fokuskan diagram pada satu tingkat. Mencampur tahapan tingkat tinggi dengan tindakan sistem yang terperinci bisa membuat diagram sulit diikuti.
3. Gunakan istilah yang dikenal. Beri nama aktivitas dan peran dengan istilah yang digunakan tim Anda. Label yang jelas memudahkan peninjauan model dan perbandingannya dengan data peristiwa.
4. Tampilkan alur utama, lalu pengecualiannya. Pastikan alur yang diharapkan mudah dibaca sebelum menambahkan jalur yang jarang terjadi. Sertakan pengecualian yang memengaruhi keputusan atau tanggung jawab.
5. Tetapkan pemilik dan catat versi model. Tunjuk orang yang bertanggung jawab meninjau model dan catat setiap perubahan. Tanpa pemilik atau riwayat, sulit mengetahui apakah model masih berlaku.
6. Tentukan jadwal peninjauan. Tinjau kembali model saat proses berubah dan pada waktu yang telah disepakati. Diagram yang tidak dipelihara lama-kelamaan akan kehilangan kepercayaan tim.

Notasi hanya salah satu bagian dari pekerjaan. Pelajari BPMN 2.0 untuk memahami simbol dan konvensinya. Jika Anda perlu mendokumentasikan proses di ProcessMind, lihat ringkasan pemodelan BPMN. Untuk pengantar yang lebih luas tentang berbagai pendekatan pemetaan, baca tentang pemetaan proses.

Jadikan siklus ini bagian dari perbaikan berkelanjutan

Siklus ini bermanfaat jika diulang setiap kali proses berubah. Tetapkan pemilik dan pertanyaan spesifik untuk dijawab pada setiap putaran. Misalnya, Anda dapat menyelidiki waktu tunggu yang lama, memeriksa dampak perubahan terhadap jalur yang dilalui kasus, atau meninjau apakah model masih mencerminkan kondisi yang dituju.

Jaga agar peninjauan tetap praktis:

• Lakukan perubahan yang terarah. Pilih masalah spesifik, bukan mencoba merancang ulang seluruh proses sekaligus.
• Periksa buktinya. Gunakan process mining untuk meninjau pelaksanaan yang tercatat dan, jika sesuai, simulasi proses untuk menjajaki berbagai skenario.
• Perbarui model. Jika kondisi yang dituju berubah, revisi model agar tetap berguna sebagai acuan.
• Tinjau pengecualian. Tentukan apakah penyimpangan merupakan jalur yang diterima, masalah data, atau persoalan yang perlu ditangani.

Untuk siklus perbaikan yang terstruktur, lihat panduan perbaikan proses berbasis data.

Peran ProcessMind

ProcessMind menyatukan pemodelan proses dan process mining dalam satu platform. Anda dapat mendokumentasikan kondisi yang dituju, menganalisis pelaksanaan yang tercatat, dan membandingkan keduanya tanpa perlu memindahkan pekerjaan secara manual di antara alat yang berbeda. Simulasi proses juga tersedia untuk menjajaki berbagai skenario.

Menyimpan model dan analisis di satu tempat dapat memudahkan Anda mengulang perbandingan. Namun, platform ini tidak menentukan penyimpangan mana yang penting atau mengubah proses untuk Anda. Tim Anda tetap bertanggung jawab menafsirkan bukti dan memutuskan langkah selanjutnya.

Jika ingin memahami process mining lebih dulu, baca penjelasan tentang process mining. Untuk melihat hubungan keduanya di ProcessMind, pelajari pemodelan BPMN dan process mining.

Tuntaskan siklus pada satu proses

Pilih satu proses, analisis pelaksanaannya saat ini dengan process mining, modelkan kondisi yang dituju, lalu tinjau perbedaannya bersama orang-orang yang memahami pekerjaan tersebut. Anda bisa mencoba langkah awal ini dalam uji coba gratis.