Begrippenlijst Process Mining en BPMN

Dit begrippenoverzicht geeft definities van belangrijke termen rondom ProcessMind. Het helpt je de kernconcepten en terminologie te begrijpen die gebruikt worden binnen process mining, BPMN en business process management.

Algemene Termen

• Business Process Management (BPM): De discipline van modelleren, automatiseren, monitoren en optimaliseren van bedrijfsprocessen om efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.

• BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) is een gestandaardiseerde grafische notatie die op een heldere, begrijpelijke manier bedrijfsprocessen weergeeft. Dit bevordert samenwerking en communicatie tussen verschillende stakeholders.

• Process Mining: Een techniek waarbij data uit IT-systemen wordt gebruikt om werkelijke bedrijfsprocessen te analyseren en visualiseren. Hiermee krijgen organisaties inzicht in processen, inefficiënties en verbeterpunten.

• Process Simulation is een techniek waarbij met modellen en/of process mining data het gedrag van echte processen wordt nagebootst. Dit maakt het mogelijk scenario’s te testen, uitkomsten te voorspellen en workflows te optimaliseren zonder de bestaande operatie te verstoren.

Process Mining-Specifieke Termen

• Event Log: Een verzameling data die events binnen een proces registreert, veelal afkomstig uit IT-systemen. Event logs zijn de belangrijkste gegevensbron voor process mining.

• Activity: Een taak of handeling binnen een bedrijfsproces. In process mining worden activiteiten uit event logs gehaald en gebruikt voor het opstellen van procesmodellen.

• Case: Een enkele uitvoering van een proces, zoals een order, support ticket of transactie. Iedere case volgt een eigen pad door het proces.

• Case ID Een unieke identifier voor een case zoals een specifieke order, transactie of serviceaanvraag. Hiermee kun je de route van de case volgen en analyseren.

• Trace: De reeks van activiteiten die voor een specifieke case zijn geregistreerd. Traces helpen het procesverloop reconstrueren en patronen of afwijkingen te ontdekken.

• Conformance Checking: Het proces waarbij de werkelijke gang van zaken (gevonden in event logs) wordt vergeleken met het bedoelde procesmodel. Zo worden afwijkingen en verbeterpunten zichtbaar.

• Process Discovery: Het automatisch genereren van een procesmodel op basis van event logs, zonder dat er voorkennis van het proces nodig is.

• Variant Analysis: Het onderzoeken van verschillende varianten van een proces om te begrijpen hoe ze verschillen, best practices te vinden of verbeterpunten te signaleren.

• Bottleneck Analysis: Het lokaliseren van knelpunten in een proces waar vertragingen ontstaan en de flow wordt afgeremd.

• Key Performance Indicator (KPI): Meetwaarden die prestaties van processen zichtbaar maken, zoals doorlooptijd, throughput of efficiëntie.

• Data Preparation: Het schoonmaken, filteren en structureren van event log data om te zorgen voor betrouwbare analyses met process mining.

BPMN 2.0 Modelleringstermen

• BPMN (Business Process Model and Notation): Een standaard grafische notatie om bedrijfsprocessen eenvoudig te modelleren. BPMN 2.0 is de nieuwste versie van deze standaard.

• Pool: Een container die een deelnemer in een proces representeert (bijvoorbeeld een organisatie of afdeling). Pools bepalen de grenzen van een proces.

• Lane: Onderverdelingen binnen een pool die verschillende rollen, afdelingen of personen aangeven. Lanes structureren activiteiten op basis van wie ze uitvoert.

• Activity (BPMN): Een taak, subprocess of andere handeling binnen een proces. Activiteiten worden in een BPMN-diagram weergegeven als afgeronde rechthoeken.

• Event: Een trigger of resultaat die een proces start, onderbreekt of beëindigt. Events zijn Start Events, Intermediate Events en End Events.

• Gateway: Een beslispunt dat de flow van het proces stuurt en bepaalt welk pad het proces volgt. Veelvoorkomende types zijn exclusive (XOR), parallel (AND) en inclusive (OR) gateways.

• Sequence Flow: Pijlen die de volgorde tonen waarin activiteiten, events en gateways worden uitgevoerd binnen een proces.

• Message Flow: Geeft communicatie tussen verschillende pools of processen weer. Laat zien hoe informatie of berichten worden uitgewisseld.

• Sub-Process: Een groep activiteiten binnen een groter proces, weergegeven als één enkele taak. Sub-processen maken complexe diagrammen overzichtelijker.

• Artifact: Extra elementen, zoals data objects, groups en annotations, die extra context geven zonder de flow te beïnvloeden.

• Task: De kleinste werkeenheid binnen een BPMN-diagram. Een task staat voor één uit te voeren activiteit.

• Event-Based Gateway: Een type gateway dat wacht tot een event plaatsvindt voor het proces verdergaat.

Process Simulation Termen

• Process Simulation: Het gebruik van een model om het gedrag van een echt proces na te bootsen. Dit maakt het mogelijk scenario’s te testen, uitkomsten te voorspellen en data-gedreven beslissingen te nemen.

• Simulation Model: Een representatie van een proces die gebruikt wordt voor simulatie. Bevat vaak variabelen en parameters die realistische omstandigheden weerspiegelen.

• Scenario: Een specifieke set van aannames of condities tijdens simulatie. Scenarios helpen bij het vergelijken van verschillende procesopstellingen of strategieën.

• Throughput: Het aantal cases dat binnen een bepaalde tijd afgerond kan worden in het proces. Een belangrijke metric in process simulation.

• Cycle Time: De totale tijd nodig om een enkele case van begin tot einde af te ronden. Cycle time bestaat uit verwerkingstijd, wachttijd en eventuele vertragingen.

• Resource Allocation: Het toewijzen van resources (zoals medewerkers, machines, software) aan taken binnen een proces. Efficiënte resource allocation is belangrijk voor optimalisatie.

• Queue: Een wachtrij waar cases of taken wachten tot er resources beschikbaar zijn. Queues kunnen vertragingen veroorzaken en de performance beïnvloeden.

• What-If Analysis: Variabelen aanpassen in een process simulation om te zien hoe verschillende scenario’s het resultaat beïnvloeden. Dit helpt plannen en keuzes onderbouwen.

• Monte Carlo Simulation: Een techniek waarbij willekeurige samples en statistische modellen worden gebruikt om uitkomsten te voorspellen. Vaak gebruikt om onzekerheid en variatie te schatten.

• Discrete Event Simulation: Een type process simulation waarbij het proces wordt voorgesteld als een reeks afzonderlijke events. Elk event heeft een specifiek tijdstip en beïnvloedt de toestand van het systeem.

• Bottleneck: Een stap in het proces waar de flow wordt belemmerd, wat vertraging en minder efficiëntie veroorzaakt. Het lokaliseren van bottlenecks is cruciaal bij process simulation.

• Optimization: Het aanpassen van procesparameters, resources of andere variabelen om de best mogelijke prestaties in een simulatiemodel te behalen.

Systeembeheer termen

• Payment Plan: Een gestructureerd prijsmodel dat bepaalt wat het gebruik van ProcessMind kost. Payment plans verschillen bijvoorbeeld op basis van het aantal users, beschikbare features en looptijd (zoals maand- of jaarabonnementen).

• Tenant/Environment: Een aparte gebruikersgroep in een multi-tenant applicatieomgeving. Elke tenant is zelfstandig met eigen data, instellingen en aanpassingen, terwijl de applicatie-infrastructuur gedeeld wordt.

• Organization: Een organisatie is een unieke setup voor een bedrijf en kan meerdere tenants/environments en gebruikers bevatten.

• Theme: Een set aanpasbare visuele stijlen en design elementen in de applicatie voor een specifieke look & feel. Zo kunnen gebruikers de interface afstemmen op hun wensen of huisstijl.

• User Roles: Gedefinieerde toegangsrechten en permissies per user op basis van functie. Veelvoorkomende rollen zijn admin, manager en standaard user, elk met een eigen toegang tot features en data.

• Dashboard: Een visueel overzicht met kerncijfers, datavisualisaties en inzichten. Dashboards geven snel toegang tot belangrijke info en helpen processen te monitoren.

• Integration: Het koppelen van de applicatie met andere systemen (zoals ERP, CRM) voor het naadloos uitwisselen van data. Integraties maken het analyseren van data uit verschillende bronnen mogelijk binnen het Process Mining platform.

• Access Control: Beveiligingsmaatregelen die bepalen wie toegang heeft tot verschillende onderdelen van de applicatie. Access control beschermt gevoelige data en zorgt dat alleen geautoriseerde users toegang hebben.

• Data Backup: Het regelmatig kopiëren en opslaan van data om verlies bij storingen of problemen te voorkomen. Backups maken het mogelijk data te herstellen indien nodig.

• Multi-Tenancy: Een softwarearchitectuur waarbij één software-instantie meerdere tenants (organisaties) bedient, met gescheiden data en instellingen. Multi-tenancy zorgt voor schaalbaar en efficiënt gebruik van resources.