Begrippenlijst process mining & BPMN

Dit begrippenoverzicht geeft definities van belangrijke termen rondom ProcessMind. Het helpt je de kernconcepten en terminologie te begrijpen die gebruikt worden binnen process mining, BPMN en business process management.

Algemene termen

• Business Process Management (BPM): De discipline van het modelleren, automatiseren, monitoren en optimaliseren van bedrijfsprocessen om efficiëntie en effectiviteit te verbeteren.

• BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) is een gestandaardiseerde grafische notatie waarmee je bedrijfsprocessen helder en eenvoudig kunt modelleren en visualiseren. Dit bevordert effectieve communicatie en samenwerking tussen verschillende belanghebbenden.

• Process Mining: Een techniek die data uit IT-systemen gebruikt om werkelijke bedrijfsprocessen te analyseren en te visualiseren. Zo krijgen organisaties inzicht in hun processen, herkennen ze inefficiënties en signaleren ze verbeterpunten.

• Process Simulation is een methode waarbij modellen en/of process mining data worden gebruikt om het gedrag van processen na te bootsen. Hiermee kunnen bedrijven scenario’s testen, uitkomsten voorspellen en workflows optimaliseren zonder de dagelijkse operatie te verstoren.

Process Mining-specifieke termen

• Event Log: Een verzameling data die events in een proces vastlegt, meestal uit IT-systemen. Event logs zijn de belangrijkste bron voor process mining.

• Activity: Een taak of handeling binnen een bedrijfsproces. Bij process mining worden activities gehaald uit event logs om procesmodellen te maken.

• Case: Een enkele uitvoering van een proces, zoals een order, ticket of transactie. Elke case volgt een eigen pad door het proces.

• Case ID: Een unieke code die één specifieke uitvoering van een proces aanduidt (zoals een order, transactie of serviceverzoek) en waarmee je het verloop door het proces kunt volgen of analyseren.

• Trace: De volgorde van activities bij een specifieke case. Traces helpen om de process flow te reconstrueren en patronen of afwijkingen te vinden.

• Conformance Checking: Het vergelijken van het werkelijke proces (uit event logs) met het bedoelde procesmodel, om afwijkingen en verbeterpunten te ontdekken.

• Process Discovery: De techniek om automatisch een procesmodel te genereren op basis van event logs, zonder voorafgaande kennis van het proces.

• Variant Analysis: Het vergelijken van verschillende varianten van een proces om te zien waar ze verschillen, best practices te ontdekken en verbeterpunten te vinden.

• Bottleneck Analysis: Het identificeren van plekken in een proces waar vertraging ontstaat en zo de totale flow vertraagt.

• Key Performance Indicator (KPI): Metrics om prestaties van bedrijfsprocessen te meten, zoals doorlooptijd, throughput of efficiency.

• Data Preparation: Het schoonmaken, filteren en structureren van event log data zodat deze geschikt is voor analyse met process mining.

BPMN 2.0 Modelleringstermen

• BPMN (Business Process Model and Notation): Een standaard grafische notatie om bedrijfsprocessen eenvoudig te modelleren. BPMN 2.0 is de nieuwste versie van deze standaard.

• Pool: Een container die een participant in een proces weergeeft (zoals een organisatie of afdeling). Pools geven de grenzen van een proces aan.

• Lane: Onderverdelingen binnen een pool die verschillende rollen, afdelingen of personen tonen. Lanes helpen activiteiten te ordenen op basis van wie ze uitvoert.

• Activity (BPMN): Een taak, subproces of andere handeling binnen een proces. Activities worden afgebeeld als afgeronde rechthoeken in BPMN-diagrammen.

• Event: Een trigger of resultaat dat een proces start, onderbreekt of afrondt. Events zijn onderverdeeld in Start Events, Intermediate Events en End Events.

• Gateway: Een beslispunt dat de flow in een proces aanstuurt door te bepalen welk pad wordt gevolgd. Veelvoorkomende types zijn exclusive (XOR), parallel (AND) en inclusive (OR) gateways.

• Sequence Flow: Pijlen die de volgorde tonen waarin activities, events en gateways worden uitgevoerd in een proces.

• Message Flow: Geeft communicatie tussen verschillende pools of processen weer. Laat zien hoe informatie of berichten worden uitgewisseld.

• Sub-Process: Een groep van activities binnen een groter proces, samengenomen als één taak. Sub-processes maken complexe diagrammen eenvoudiger.

• Artifact: Extra elementen zoals data objects, groups en annotations die meer context aan het proces geven zonder de flow te beïnvloeden.

• Task: De kleinste werkunit in een BPMN-diagram. Een task stelt een enkele activiteit voor die uitgevoerd moet worden.

• Event-Based Gateway: Een gateway die wacht op een event voordat de flow in het proces doorgaat.

Process Simulation-termen

• Process Simulation: Het nabootsen van het gedrag van een daadwerkelijk proces met een model, zodat bedrijven scenario’s kunnen testen, uitkomsten voorspellen en beslissingen nemen op basis van data.

• Simulation Model: Een weergave van een proces, bedoeld voor simulatie. Vaak bevat het variabelen en parameters om echte omstandigheden te weerspiegelen.

• Scenario: Een specifieke set voorwaarden of aannames bij simulatie. Scenarios helpen om verschillende procesconfiguraties of strategieën te vergelijken.

• Throughput: Het aantal cases dat binnen een bepaalde periode door een proces wordt afgerond. Dit is een belangrijke metric bij process simulation.

• Cycle Time: De totale tijd om één case van begin tot eind af te ronden. Cycle time bestaat uit verwerkingstijd, wachttijd en eventuele vertragingen.

• Resource Allocation: Het toewijzen van resources (zoals medewerkers, machines of software) aan taken in een proces. Goede resource allocation is belangrijk voor procesoptimalisatie.

• Queue: Een wachtrij waarin cases of taken wachten tot er resources beschikbaar zijn om ze af te handelen. Queues kunnen zorgen voor vertraging en minder goede prestaties.

• What-If Analysis: Variabelen aanpassen in een simulatie om te zien wat het effect is van verschillende scenario’s op het resultaat. Dit helpt bij plannen en besluiten.

• Monte Carlo Simulation: Een techniek waarbij willekeurige steekproeven en statistische modellen worden gebruikt om procesuitkomsten te voorspellen—handig voor het inschatten van onzekerheid of variatie.

• Discrete Event Simulation: Een vorm van simulatie waarbij het model het proces weergeeft als een reeks afzonderlijke events. Elk event gebeurt op een specifiek moment en beïnvloedt het systeem.

• Bottleneck: Een plek in het proces waar de flow stokt en er dus vertragingen en minder efficiëntie zijn. Bottlenecks opsporen en oplossen is een hoofddoel van process simulation.

• Optimization: Het aanpassen van procesparameters, resource allocation of variabelen om het beste resultaat uit je simulatie model te halen.

Systeembeheer Begrippen

• Payment Plan: Een gestructureerd prijsmodel dat de kosten voor ProcessMind bepaalt. Payment plans verschillen bijvoorbeeld in aantal users, beschikbare features en looptijd (zoals maand- of jaarabonnement).

• Tenant/Environment: Een aparte groep gebruikers binnen een multi-tenant applicatie. Elke tenant is een zelfstandige entiteit met eigen data, instellingen en aanpassingen, maar maakt gebruik van dezelfde infrastructuur.

• Organization: Een organization is de unieke bedrijfsstructuur binnen het platform. Een organization kan meerdere tenants/environments en users bevatten.

• Theme: Een set visuele stijlen en ontwerpelementen die je kunt aanpassen zodat de applicatie aansluit bij je gewenste look & feel. Themes zorgen dat de interface persoonlijker is en aansluit op je corporate branding.

• User Roles: Gedefinieerde rechten en toegang voor users op basis van hun verantwoordelijkheden. Veelvoorkomende rollen zijn administrators, managers en standaard users, met verschillende rechten op features en data.

• Dashboard: Een visueel overzicht van belangrijke metrics, data visualisaties en inzichten. Dashboards geven snel inzicht in de belangrijkste informatie en maken het makkelijk om processen te monitoren.

• Integration: De koppeling van de applicatie met andere systemen (zoals ERP of CRM) voor een soepele data-uitwisseling. Integration zorgt dat data uit verschillende bronnen kan worden geanalyseerd in het Process Mining platform.

• Access Control: Beveiliging die bepaalt wie wat mag bekijken, bewerken of beheren in de applicatie. Access control is essentieel om gevoelige data alleen voor geautoriseerde users zichtbaar te maken.

• Data Backup: Het regelmatig kopiëren en opslaan van data om verlies bij storingen te voorkomen. Backups zorgen dat data kan worden teruggezet als dat nodig is.

• Multi-Tenancy: Een architectuur waarbij één softwareomgeving meerdere tenants (organisaties) bedient, waarbij data en instellingen strikt gescheiden zijn. Multi-tenancy maakt schaalbaar en efficiënt gebruik van resources mogelijk.