SAP P2P-data-extractie voor Process Mining

Data uit SAP halen voor Purchase-to-Pay (P2P) Process Mining

Voor analyse van het Purchase-to-Pay-proces met Process Mining heb je een kwalitatieve event log uit SAP nodig. Hieronder vind je de gebruikelijke stappen en datastructuren.

1. Bepaal de Scope van je P2P-proces

Voordat je data uit SAP haalt, bepaal welke stappen je wilt meenemen. Een standaard P2P-proces bestaat uit:

1. Purchase Requisition
2. Purchase Order
3. Goods Receipt
4. Invoice Receipt
5. Payment

2. Bepaal de Belangrijkste SAP-tabellen

Je haalt meestal data uit de volgende tabellen:

Process-stap	SAP-tabel	Omschrijving
Purchase Requisition	EBAN	Header van Purchase Requisition
Purchase Order	EKKO / EKPO	PO Header (EKKO) & Items (EKPO)
Goods Receipt	MKPF / MSEG	Header en items van materiaaldocument
Invoice Receipt	BKPF / BSEG	Header en items van boekhouddocument
Payment	PAYR / REGUH	Betalingsdocumenttabellen

3. Benodigde Velden voor Event Log

De volgende velden zijn meestal vereist voor Process Mining. Pas aan waar nodig voor jouw situatie.

Case-ID	PO Number / documentnr.	Alle gebeurtenissen binnen één procesinstantie
Activiteit	Afgeleid (bijv. “PO Created”)	Naam van processtap
Timestamp	AEDAT, BUDAT, CPUDT	Wanneer de stap is uitgevoerd
Gebruiker/Agent	ERNAM, USNAM, etc.	Wie de actie heeft uitgevoerd
Bedrag	WRBTR, DMBTR	Bedrag gekoppeld aan de stap
Vendor / Material	LIFNR, MATNR	Leverancier of materiaal Informatie

4. Exporteer de Ruwe Data

SAP ECC (ABAP stack)

• Gebruik ABAP Reports om direct data uit relevante tabellen te halen.
• Of maak custom ABAP-programma’s om data te joinen, filteren en exporteren.
• Je kunt het resultaat als CSV- of flat file downloaden.

SAP S/4HANA (HANA stack)

• Gebruik CDS Views (Core Data Services) voor logische datamodellen en extracties.
• Of gebruik SAP Fiori apps of HANA Studio voor SQL scripts.
• Gebruik ODATA API, SAP Datasphere of SAP Data Intelligence voor automatisering.

5. Bouw de Event Log

Minimaal benodigde kolommen voor Process Mining

Kolom	Voorbeeld	Voorbeeld
Case-ID	Uniek ID voor de procesinstantie	Purchase Order ID
Activiteit	Naam van de processtap	”Create PO”, “Post Invoice”
Timestamp	Datum en tijd van het gebeurtenis	2025-04-17 10:22:12

Optioneel om de event log te verrijken

Kolomnaam	Omschrijving
Gebruiker	Medewerker die de actie heeft uitgevoerd
Bedrag	Financiële waarde aan het gebeurtenis
Vendor / Material	Leverancier of materiaal betrokken bij het gebeurtenis
Company Code	Bedrijfscode gekoppeld aan het gebeurtenis
Valuta	Valuta van de transactie
Document Type	Documenttype (bijv. PO, GR, Invoice)
Overige velden	Bedrag, Vendor, Valuta, etc

6. Transformeer en Schoon je Data op

Zodra je de ruwe data hebt, moet je deze vaak nog geschikt maken voor Process Mining. Denk aan:

• Timestamps normaliseren (bijv. naar UTC)
• Activiteitennamen labelen (bijv. “PO Created” i.p.v. MIGO-code)
• Eén regel per gebeurtenis (long-format)
• Verwijderen van NULL-waarden en duplicaten
• Case-IDs consistent uniek maken per instantie

Tools die je kunt gebruiken:

• SQL scripts voor datacleaning en transformatie
• Excel of Power Query
• Python + Pandas
• KNIME, Alteryx of ETL-tools

Data cleaning and Preparation

Data cleaning en voorbereiding is een belangrijke stap in data-analyse. Hierbij worden fouten en inconsistenties in de data opgespoord en hersteld voor betere kwaliteit en betrouwbaarheid.

ABAP Voorbeeldcode Template voor Data-extractie

" Example ABAP code to extract Purchase-to-Pay event log data
REPORT z_p2p_event_log_export.

TABLES: ekko, ekpo, mseg, mkpf, rbkp, rseg.

DATA: BEGIN OF event_log OCCURS 0,
        case_id        TYPE ekko-ebeln,
        activity       TYPE char40,
        timestamp      TYPE sy-datum,
        username       TYPE sy-uname,
        amount         TYPE ekpo-netwr,
      END OF event_log.

START-OF-SELECTION.

  " 1. Extract Purchase Order creation
  SELECT ebeln aedat ernam netwr
    INTO (event_log-case_id, event_log-timestamp, event_log-username, event_log-amount)
    FROM ekko
    WHERE aedat >= '20240101'.
    event_log-activity = 'Create Purchase Order'.
    APPEND event_log.
  ENDSELECT.

  " 2. Extract Goods Receipt (MIGO)
  SELECT mblnr budat usnam ebeln
    INTO (event_log-case_id, event_log-timestamp, event_log-username, event_log-amount)
    FROM mseg
    INNER JOIN mkpf ON mseg~mblnr = mkpf~mblnr
    WHERE bwart = '101' AND budat >= '20240101'. " GR document type
    event_log-activity = 'Goods Receipt'.
    APPEND event_log.
  ENDSELECT.

  " 3. Extract Invoice Posting (MIRO)
  SELECT ebeln bldat usnam wrbtr
    INTO (event_log-case_id, event_log-timestamp, event_log-username, event_log-amount)
    FROM rseg
    INNER JOIN rbkp ON rseg~belnr = rbkp~belnr
    WHERE bldat >= '20240101'.
    event_log-activity = 'Invoice Posted'.
    APPEND event_log.
  ENDSELECT.

  " 4. Export results to file (optional, if permissions allow)
  DATA: filename TYPE string VALUE '/usr/sap/tmp/p2p_event_log.csv',
        file TYPE string,
        rc TYPE i.

  OPEN DATASET filename FOR OUTPUT IN TEXT MODE ENCODING DEFAULT.
  LOOP AT event_log.
    CONCATENATE event_log-case_id
                event_log-activity
                event_log-timestamp
                event_log-username
                event_log-amount
                INTO file SEPARATED BY ';'.
    TRANSFER file TO filename.
  ENDLOOP.
  CLOSE DATASET filename.

  WRITE: / 'Event log exported successfully.'.

Toelichting op de ABAP-code

Sectie	Doel
ekko	Header tabel voor PO creatie
mseg + mkpf	Voor Goods Receipt (GR) entries
rseg + rbkp	Voor Invoice Receipt (IR) entries
OPEN DATASET	Schrijft de event log als CSV-bestand op de server (controleer rechten)
bwart = ‘101’	Filter op GR movement types

Voorbeelden SQL-queries voor Data-extractie

Met SQL-queries kun je gegevens uit de relevante tabellen halen. Hieronder enkele voorbeelden voor iedere P2P-stap. Pas de queries aan op jouw SAP-omgeving en wensen.

Een eenvoudig voorbeeld:

-- Purchase Order creation
SELECT
  EKKO.EBELN AS CaseID,
  'PO Created' AS Activity,
  EKKO.AEDAT AS Timestamp,
  EKKO.ERNAM AS User,
  EKKO.LIFNR AS Vendor,
  EKKO.WAERS AS Currency,
  EKKO.BUKRS AS CompanyCode
FROM EKKO
WHERE EKKO.BSART = 'NB'; -- Standard PO type

-- Goods Receipt
SELECT
  MSEG.EBELN AS CaseID,
  'Goods Receipt' AS Activity,
  MKPF.BUDAT AS Timestamp,
  MKPF.USNAM AS User,
  MSEG.MATNR AS Material,
  MSEG.MENGE AS Quantity
FROM MSEG
JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
WHERE MSEG.BEWTP = 'R'; -- Receipt type

-- Invoice Receipt
SELECT
  BSEG.BELNR AS CaseID,
  'Invoice Posted' AS Activity,
  BKPF.BUDAT AS Timestamp,
  BKPF.USNAM AS User,
  BSEG.WRBTR AS Amount
FROM BSEG
JOIN BKPF ON BSEG.BELNR = BKPF.BELNR
WHERE BKPF.BLART = 'RE'; -- Invoice type

Deze logs kun je samenvoegen tot één event log voor process mining:

-- Combine event logs (simplified UNION)
SELECT * FROM (
  SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
  UNION
  SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
  UNION
  SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
) AS EventLog
ORDER BY CaseID, Timestamp;

7. Exporteren als Event Log

Zodra je een uniforme structuur hebt met minimaal: • Case-ID • Activiteit • Timestamp