Glossar der Fachbegriffe

Dieses Glossar erklärt Begriffe rund um ProcessMind. So verstehen Sie zentrale Konzepte und Begriffe aus Process Mining, BPMN und Business Process Management.

Allgemeine Begriffe

• Business Process Management (BPM): Disziplin zum Modellieren, Automatisieren, Überwachen und Optimieren von Geschäftsprozessen, um Effizienz und Effektivität zu steigern.

• BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) ist eine standardisierte grafische Notation, mit der Geschäftsprozesse verständlich modelliert und visualisiert werden. Sie verbessert Kommunikation und Zusammenarbeit aller Beteiligten.

• Process Mining: Eine Methode, um mithilfe von IT-Daten reale Geschäftsprozesse zu analysieren und zu visualisieren. So versteht man Abläufe, erkennt Schwächen und findet Verbesserungsansätze.

• Process Simulation ist ein Verfahren, bei dem mit Modellen oder Process Mining-Daten reale Geschäftsprozesse nachgebildet werden. Unternehmen können so Szenarien testen, Ergebnisse vorhersagen und Workflows optimieren – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Begriffe rund um Process Mining

• Event Log: Eine Datensammlung, die Events im Prozess dokumentiert – meist durch IT-Systeme. Event Logs sind die Hauptdatenquelle für Process Mining.

• Activity: Aufgabe oder Aktion im Prozess. Im Process Mining werden Activities aus dem Event Log entnommen und für das Prozessmodell genutzt.

• Case: Ein einzelner Ablauf eines Prozesses, wie eine Bestellung, ein Service-Ticket oder eine Transaktion. Jeder Case hat seinen individuellen Ablauf.

• Case ID: Eindeutiger Identifikator für einen Case (z. B. Bestellung, Transaktion, Service-Anfrage), um dessen Verlauf im Prozessfluss zu verfolgen und zu analysieren.

• Trace: Reihenfolge von Activities, die für einen bestimmten Case im Event Log gespeichert ist. Traces helfen, Abläufe zu rekonstruieren und Muster oder Abweichungen zu finden.

• Conformance Checking: Der Vergleich zwischen Ist-Prozess (aus Event Logs) und Soll-Modell, um Abweichungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

• Process Discovery: Automatisiertes Erzeugen eines Prozessmodells aus dem Event Log, ohne Vorwissen zum Ablauf.

• Variant Analysis: Untersuchung verschiedener Prozessvarianten. Ziel: Unterschiede erkennen, Best Practices finden und Schwächen aufdecken.

• Bottleneck Analysis: Identifikation von Engpässen, an denen es im Ablauf zu Verzögerungen kommt und der Prozess verlangsamt wird.

• Key Performance Indicator (KPI): Kennzahlen zur Bewertung von Geschäftsprozessen, z. B. Durchlaufzeit, Durchsatz oder Effizienz.

• Data Preparation: Bereinigung, Filterung und Strukturierung von Event Log Daten, bevor Process Mining Analysen starten.

BPMN 2.0 Modellierungsbegriffe

• BPMN (Business Process Model and Notation): Ein Standard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen, der leicht verständlich ist. BPMN 2.0 ist die aktuelle Version dieses Standards.

• Pool: Ein Container, der einen Teilnehmer im Prozess repräsentiert (z. B. ein Unternehmen oder eine Abteilung). Der Pool legt die Prozessgrenzen fest.

• Lane: Unterteilung im Pool, die verschiedene Rollen, Abteilungen oder Personen abbildet. Lanes strukturieren Aktivitäten nach Zuständigkeit.

• Activity (BPMN): Eine Task, ein Subprocess oder eine andere Aktion im Prozess. Activities werden im Diagramm als abgerundete Rechtecke gezeigt.

• Event: Ein Auslöser oder Ergebnis, das einen Prozess startet, unterbricht oder abschließt. Events sind Start, Zwischen- oder End-Event.

• Gateway: Ein Entscheidungspunkt, der den Ablauf steuert und bestimmt, welcher Pfad genommen wird. Typen sind Exclusive (XOR), Parallel (AND) und Inclusive (OR) Gateway.

• Sequence Flow: Pfeile, die die Reihenfolge zeigen, in der Aktivitäten, Events und Gateways ausgeführt werden.

• Message Flow: Steht für Kommunikation zwischen verschiedenen Pools oder Prozessen und zeigt, wie Nachrichten ausgetauscht werden.

• Sub-Process: Eine Gruppe von Aktivitäten im größeren Prozess, die als einzelne Task dargestellt werden kann. Subprocesses machen komplexe Diagramme übersichtlicher.

• Artifact: Zusätzliche Elemente wie Data Objects, Groups oder Anmerkungen, die mehr Kontext geben, aber den Ablauf nicht beeinflussen.

• Task: Kleinste Arbeitseinheit im BPMN-Diagramm. Eine Task steht für eine einzelne Aktivität.

• Event-Based Gateway: Gateway-Typ, der auf ein Event wartet, bevor der Prozess weitergeht.

Begriffe zur Prozess-Simulation

• Process Simulation: Nutzung eines Modells, um das Verhalten realer Prozesse nachzubilden – so können Unternehmen Szenarien testen, Ergebnisse vorhersagen und datenbasiert entscheiden.

• Simulation Model: Abbild eines Prozesses, das zur Simulation dient. Es enthält Variablen und Parameter, die reale Bedingungen widerspiegeln.

• Scenario: Spezifische Ausgangslage oder Annahme, die während der Simulation getestet wird. Szenarien helfen, verschiedene Prozessvarianten zu vergleichen.

• Throughput: Anzahl an Cases, die ein Prozess in einer bestimmten Zeit abschließt. Throughput ist ein zentraler Wert in der Simulation.

• Cycle Time: Die Gesamtzeit, um einen Case von Anfang bis Ende zu bearbeiten – inklusive Warte- und Bearbeitungszeit.

• Resource Allocation: Zuweisung von Ressourcen (z. B. Mitarbeitende, Maschinen, Software) zu Tasks im Prozess. Effiziente Resource Allocation ist wichtig für die Optimierung.

• Queue: Warteschlange, in der Cases oder Tasks warten, bis Ressourcen verfügbar sind. Queues können zu Verzögerungen führen und die Leistung beeinträchtigen.

• What-If Analysis: Variablen im Simulationsmodell gezielt ändern, um Auswirkungen unterschiedlicher Szenarien zu prüfen. Unterstützt Planung und Entscheidung.

• Monte Carlo Simulation: Methode, bei der Zufallsstichproben und Statistik genutzt werden, um Prozess-Ergebnisse vorherzusagen. Gut geeignet für Unsicherheiten und Schwankungen.

• Discrete Event Simulation: Simulation, bei der der Prozess als Folge einzelner Events abgebildet wird. Jedes Event tritt zu einem bestimmten Zeitpunkt auf und verändert das System.

• Bottleneck: Stelle im Prozess, an der der Ablauf stockt, was zu Verzögerungen und geringerer Effizienz führt. Bottlenecks zu beseitigen ist ein zentrales Simulationsziel.

• Optimization: Gezieltes Anpassen von Parametern, Resource Allocation oder anderen Variablen, um im Simulationsmodell die beste Leistung zu erreichen.

Begriffe Systemadministration

• Payment Plan: Ein strukturierter Preistarif, der die Kosten für die Nutzung von ProcessMind bestimmt. Payment Plans unterscheiden sich je nach Anzahl der Nutzer, verfügbaren Features und Laufzeit (z. B. monatliches oder jährliches Abo).

• Tenant/Environment: Eine eigene Nutzergruppe in einer Multi-Tenant-Umgebung. Jeder Tenant arbeitet unabhängig mit eigenen Daten, Einstellungen und Anpassungen, obwohl dieselbe Anwendungsinfrastruktur genutzt wird.

• Organization: Eine individuelle Unternehmensstruktur. Eine Organization kann mehrere Tenants/Environments und User enthalten.

• Theme: Ein Set aus visuellen Styles und Design-Elementen, die individuell angepasst werden können, um der Anwendung ein bestimmtes Look & Feel zu verleihen. Themes ermöglichen eine persönliche, intuitive Oberfläche und passen sich dem Corporate Design an.

• User Roles: Definierte Berechtigungen und Zugriffslevel für User je nach Verantwortung. Übliche Rollen sind Administrator, Manager und allgemeiner User mit unterschiedlichen Zugriffsrechten auf Funktionen und Daten.

• Dashboard: Ein visuelles Interface mit Übersicht über zentrale Kennzahlen, Data Visualizations und Insights. Dashboards bieten schnellen Zugriff auf wichtige Infos und helfen beim Monitoring der Prozessleistung.

• Integration: Der Prozess, die Anwendung mit anderen Systemen (z. B. ERP, CRM) nahtlos zu verbinden. Durch Integration können Daten verschiedener Quellen zentral in der Process Mining Plattform ausgewertet werden.

• Access Control: Sicherheitsfunktionen, die steuern, wer welche Bereiche der Anwendung ansehen, bearbeiten oder verwalten kann. Access Control ist essenziell, um sensible Daten zu schützen und nur autorisierten Usern zugänglich zu machen.

• Data Backup: Die regelmäßige Kopie und Speicherung von Daten, um Datenverlust bei Systemausfall oder Problemen zu verhindern. Backups sichern, dass Daten bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

• Multi-Tenancy: Eine Architektur, in der eine Software-Instanz mehreren Tenants (Organizations) dient, deren Daten und Einstellungen klar getrennt bleiben. Multi-Tenancy ermöglicht skalierbare und effiziente Ressourcennutzung.