Modellazione dei processi e Process Mining: il valore di integrarli

La modellazione dei processi descrive come dovrebbe svolgersi il lavoro; il Process Mining ricostruisce come si svolge realmente a partire dai dati degli eventi. Combinando i due approcci, può confrontare il modello previsto con l’esecuzione reale, individuare le differenze rilevanti e decidere quali interventi adottare. Il controllo di conformità rende esplicito questo confronto.

Le due componenti della gestione dei processi

La modellazione dei processi e il process mining rispondono a domande diverse sullo stesso processo. La modellazione parte dalle conoscenze delle persone e dalle decisioni di progettazione; il mining, invece, parte dai log degli eventi generati dai sistemi che registrano il lavoro.

La modellazione offre al team una descrizione condivisa del processo previsto. Il mining utilizza gli eventi registrati per mostrare i percorsi seguiti dai casi, comprese le varianti che potrebbero non comparire nella documentazione. Nessuno dei due sostituisce l’altro: un modello non dimostra che il lavoro lo segua, e i dati estratti non definiscono come dovrebbe essere il processo.

Cosa offre la modellazione dei processi

Un modello di processo rende visibili e verificabili le decisioni sul lavoro. Può offrire:

• Un linguaggio condiviso. Un diagramma offre un riferimento concreto quando le persone non concordano su un passaggio di consegne, una decisione o una fase.
• Uno stato desiderato. Il mining può mostrare il processo attuale, ma non può decidere quale percorso l’organizzazione desidera seguire. Il modello registra questa intenzione.
• Materiale per la formazione e l’inserimento. Un diagramma chiaro può aiutare le persone a comprendere responsabilità e sequenza senza dipendere da spiegazioni informali.
• Una base per progettare l’automazione. Prima di valutare l’automazione di una fase, occorre definire cosa fa, quali informazioni utilizza e quando può dirsi completata. La modellazione aiuta a esplicitare queste decisioni.

I metodi di modellazione dei processi spaziano da schizzi informali a diagrammi BPMN strutturati. Il livello di dettaglio più adatto dipende dal pubblico e dalla decisione che il modello deve supportare. Quando serve una notazione precisa e condivisa, BPMN 2.0 offre un metodo standard per rappresentare i flussi dei processi.

Cosa offre il Process Mining

Il Process Mining utilizza i dati degli eventi, che in genere comprendono un identificativo del caso, un’attività e un timestamp, per ricostruire l’esecuzione del processo. Può mostrare:

• I percorsi effettivamente seguiti dai casi. Consente di vedere le sequenze registrate, compresi i casi che hanno saltato una fase, sono tornati indietro o hanno richiesto una rilavorazione.
• Le varianti di processo. Consente di confrontare i diversi percorsi seguiti dai casi, senza presumere che ciascuno segua l’itinerario documentato.
• Colli di bottiglia e tempi di attesa. Misura il tempo tra un’attività e l’altra per individuare dove i casi restano in attesa.
• Elementi per il confronto. Una volta definito un modello del processo previsto, è possibile verificare in che modo l’esecuzione registrata se ne discosta.

Il mining non stabilisce se uno scostamento sia un errore: fornisce elementi da approfondire. Le conoscenze sul processo e il modello aiutano a interpretare ciò che emerge dai dati.

La distanza tra i due e i costi che comporta

Il processo documentato può differire da quello effettivamente svolto dalle persone e dai sistemi. Se i team pianificano il personale, le modifiche o l’automazione basandosi su un modello non aggiornato, potrebbero concentrarsi su attività che non si svolgono come previsto. Nel frattempo, le soluzioni alternative e le rilavorazioni possono restare invisibili.

Tra gli scostamenti più comuni:

• Una fase del modello che non viene eseguita. Nella pratica, una revisione prevista potrebbe essere saltata. Progettare senza verificare l’esecuzione può portare a introdurre la modifica sbagliata.
• Una fase presente solo nella pratica. Una soluzione alternativa potrebbe essere diventata abituale senza essere documentata né assegnata a un responsabile.
• Un ciclo di rilavorazione non modellato. Il diagramma potrebbe mostrare un percorso diretto, mentre i dati degli eventi rivelano che alcuni casi tornano a un’attività precedente.
• Un passaggio di consegne lento. Il modello può indicare dove cambia la responsabilità, mentre il mining misura quanto a lungo i casi restano in attesa in quel punto.

La sola modellazione non mostra se il processo documentato corrisponde a quello effettivamente eseguito. Il solo mining non può stabilire se il comportamento osservato sia accettabile. È proprio la distanza tra i due a rendere importante il confronto.

Come si integrano

Il ciclo di miglioramento collega il processo previsto agli elementi emersi dall’esecuzione. Ecco un esempio in tre fasi, basato su un processo di approvazione delle fatture:

1. Analizzare il processo attuale. Utilizzi i dati degli eventi per vedere i percorsi seguiti dalle fatture, quanto attendono tra un’attività e l’altra e in quali punti i casi tornano indietro per le correzioni. Otterrà così una visione dell’esecuzione attuale, non solo del percorso documentato.
2. Modellare lo stato desiderato. Concordi le fasi di approvazione, i punti decisionali e i passaggi di consegne desiderati. Registri lo stato previsto in un modello di processo, così che il team disponga di un riferimento chiaro.
3. Verificare la conformità. Confronti il modello con i casi registrati. Riveda i casi in cui una fattura ha saltato un’approvazione, ha seguito una sequenza diversa o ha preso un percorso inatteso. Decida se ogni differenza indica un problema di esecuzione, un’eccezione che il modello dovrebbe ammettere o uno stato desiderato da rivedere.

Utilizzi poi quanto appreso per rivedere il processo o il relativo modello e ripeta il confronto quando avrà nuovi elementi. Questo ciclo non implica che ogni scostamento debba essere eliminato: offre un metodo strutturato per decidere quali differenze siano rilevanti.

Può iniziare dal mining se non sa ancora quale parte del processo richieda attenzione. Può partire dalla modellazione se ha già concordato uno stato desiderato da verificare. In entrambi i casi, consideri il primo modello o la prima analisi come un punto di partenza e li aggiorni man mano che acquisisce nuove informazioni.

Inizi con una prima analisi su un processo per scoprire cosa possono rivelare i dati degli eventi.

Controllo di conformità: il punto d’incontro

Il controllo di conformità confronta un modello del processo previsto con l’esecuzione registrata. Può evidenziare i casi in cui alcune attività sono state saltate, l’ordine è cambiato o non è stato osservato un percorso previsto dal modello.

Una differenza è un motivo per approfondire, non la prova di un difetto. Il processo potrebbe ammettere un’eccezione valida, il modello potrebbe essere incompleto oppure i dati degli eventi potrebbero non registrare l’attività pertinente. Inizi da un processo e da un modello con un ambito ben definito, quindi riveda i risultati insieme a chi conosce il lavoro.

Scopra come funziona il controllo di conformità in ProcessMind. Per vedere i diversi percorsi seguiti dai casi, consulti le varianti di processo.

L’approccio tradizionale: vantaggi e svantaggi

Mantenere i modelli di processo e i risultati del mining in strumenti separati può essere adatto ai team che hanno già consolidato i propri flussi di lavoro di modellazione o analisi. Ogni strumento può svolgere una funzione specifica e i team possono scegliere la notazione e l’ambiente di analisi più adatti alle proprie esigenze.

Il compromesso è il lavoro necessario per collegarli. Potrebbe essere necessario esportare i modelli, preparare i risultati delle analisi, uniformare i nomi delle attività e riconciliare manualmente le versioni. Se il confronto richiede troppo impegno, i team potrebbero farlo una sola volta per un progetto e non ripeterlo. Modello ed elementi di analisi tornano così a divergere.

Gli strumenti separati possono comunque funzionare se dispone di un metodo affidabile per mantenere allineati modelli e dati, responsabilità chiare e un processo di revisione seguito dal team. La domanda importante è se il team riesca a ripetere il confronto man mano che il processo cambia.

Una guida pratica alla modellazione dei processi

Una guida utile alla modellazione dei processi parte dalle decisioni che il modello deve supportare. Prima di disegnare, concordi i confini del processo, chi utilizzerà il modello e di quale livello di dettaglio avrà bisogno.

1. Definisca chiaramente l’ambito. Scelga un processo con un inizio e una fine ben definiti. Un’area ampia, come il ciclo dall’ordine all’incasso, potrebbe dover essere suddivisa in processi più piccoli per poter essere modellata in modo utile.
2. Scelga il livello di dettaglio. Mantenga il diagramma concentrato su un solo livello. Mescolare fasi di alto livello e azioni dettagliate dei sistemi può renderlo difficile da seguire.
3. Utilizzi nomi familiari. Assegni alle attività e ai ruoli i nomi utilizzati dal team. Etichette chiare rendono il modello più facile da rivedere e da confrontare con i dati degli eventi.
4. Mostri il percorso principale, poi le eccezioni. Renda leggibile il flusso previsto prima di aggiungere percorsi meno frequenti. Includa le eccezioni che incidono sulle decisioni o sulle responsabilità.
5. Assegni la responsabilità e tenga traccia delle versioni. Assegni a una persona la responsabilità della revisione e registri le modifiche. Senza un responsabile o uno storico, è più difficile capire se il modello è aggiornato.
6. Definisca una cadenza di revisione. Riveda il modello quando il processo cambia e alle scadenze concordate. Un diagramma che nessuno aggiorna finirà per perdere la fiducia del team.

La notazione è solo una parte del lavoro. Approfondisca BPMN 2.0 per conoscere simboli e convenzioni. Se deve documentare i processi in ProcessMind, consulti la panoramica sulla modellazione BPMN. Per una panoramica più ampia degli approcci alla mappatura, legga la guida alla mappatura dei processi.

Trasformare il ciclo in miglioramento continuo

Il ciclo diventa utile quando lo si ripete man mano che il processo cambia. Assegni a ogni iterazione un responsabile e una domanda specifica a cui rispondere. Per esempio, potrebbe approfondire un’attesa prolungata, verificare se una modifica ha influito sui percorsi seguiti dai casi o rivedere se il modello rispecchia ancora lo stato desiderato.

Mantenga la revisione concreta:

• Apporti una modifica mirata. Scelga un problema specifico, invece di cercare di riprogettare l’intero processo in una volta sola.
• Verifichi gli elementi disponibili. Utilizzi il Process Mining per rivedere l’esecuzione registrata e, quando opportuno, la simulazione dei processi per esplorare scenari possibili.
• Aggiorni il modello. Se cambia lo stato desiderato, riveda il modello affinché resti un riferimento utile.
• Riveda le eccezioni. Decida se uno scostamento rappresenta un percorso accettato, un problema nei dati o una questione da affrontare.

Per un ciclo di miglioramento strutturato, consulti la guida al miglioramento dei processi basato sui dati.

Il ruolo di ProcessMind

ProcessMind riunisce la modellazione dei processi e il Process Mining in un’unica piattaforma. Può documentare uno stato desiderato, analizzare l’esecuzione registrata e confrontare i due senza ricorrere a passaggi manuali tra strumenti separati. È disponibile anche la simulazione dei processi per esplorare diversi scenari.

Mantenere insieme il modello e l’analisi può semplificare la ripetizione del confronto. La piattaforma non decide quali scostamenti siano importanti né modifica i processi al posto Suo. Il team resta responsabile di interpretare gli elementi emersi e decidere come procedere.

Se desidera approfondire prima il Process Mining, legga che cos’è il Process Mining. Per scoprire come i due approcci si integrano in ProcessMind, esplori la modellazione BPMN e il Process Mining.

Completi il ciclo su un processo

Scelga un processo, analizzi la sua esecuzione attuale, modelli lo stato desiderato e riveda le differenze insieme alle persone che conoscono il lavoro. Può svolgere questa prima analisi durante la prova.