Où trouver et structurer les données pour le Process Mining

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Origine des données

Chaque processus laisse des traces dans les systèmes qui le prennent en charge : les commandes sont créées dans un ERP, les tickets passent par un centre de services et les approbations sont enregistrées dans un outil de flux de travail. Le Process Mining lit ces traces. Cette page explique où les trouver et comment les structurer en journal d’événements. Pour connaître les champs requis dans chaque journal, consultez Les données nécessaires au Process Mining. Pour connaître les formats de fichiers acceptés, consultez Formats de données pris en charge.

Deux questions permettent de déterminer si un système mérite d’être extrait :

Enregistre-t-il un horodatage pour chaque étape, et pas seulement l’état actuel ?
Enregistre-t-il un identifiant que vous pouvez utiliser comme identifiant de cas dans l’ensemble du processus ?

Si un système n’affiche que l’état le plus récent, recherchez son historique ou sa piste d’audit. La plupart des systèmes d’entreprise en conservent une.

Où les événements sont généralement enregistrés

Type de système	Exemples	Emplacement des événements
ERP	SAP, Oracle E-Business Suite ou Fusion, Microsoft Dynamics	Tables des documents et des modifications : les commandes d’achat, les factures et les documents de matériel comportent une date de création ou de modification et l’utilisateur concerné
Centre de services et ITSM	ServiceNow, Jira, Zendesk	Tables d’audit et d’historique qui enregistrent chaque modification de champ (par exemple, ServiceNow `sys_audit`), ainsi que les horodatages de création et de mise à jour de chaque tâche
CRM	Salesforce, Microsoft Dynamics	Tables d’historique des champs d’objet qui conservent l’ancienne et la nouvelle valeur, avec l’horodatage et l’utilisateur
Outils de flux de travail et de BPM	Camunda, Power Automate, moteurs de flux de travail personnalisés	Historique des étapes terminées pour chaque instance de processus
Applications internes	Applications Web personnalisées, systèmes existants	Journaux des applications ou table d’audit ; demandez à l’équipe responsable de l’application quelle table enregistre les changements d’état
Feuilles de calcul	Transferts manuels, approbations hors ligne	Le fichier exporté lui-même, à condition que les colonnes d’identifiant de cas et d’horodatage soient renseignées de manière cohérente

Exemple : processus d’achat au paiement dans SAP

Dans SAP, le processus d’achat au paiement s’appuie sur plusieurs tables, une par étape :

Étape	Table SAP
Demande d’achat	EBAN
Commande d’achat	EKKO (en-tête), EKPO (articles)
Réception des marchandises	MKPF (en-tête), MSEG (articles)
Réception de la facture	BKPF (en-tête), BSEG (articles)
Paiement	PAYR, REGUH

Dans SAP ECC, vous pouvez lire ces tables à l’aide d’un rapport ABAP ou d’un programme personnalisé. Dans SAP S/4HANA, utilisez des vues CDS, un service OData ou SAP Datasphere. Créez une requête légère par étape, avec le nom de l’activité, l’identifiant du cas et l’horodatage (ainsi que l’utilisateur, le montant ou le fournisseur si ces informations vous intéressent), puis regroupez les résultats dans un seul journal d’événements :

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

Limitez l’extraction avant qu’elle ne prenne trop d’ampleur : filtrez par code société, type de document ou exercice comptable au lieu de tout exporter.

Structurez l’exportation

Une ligne par événement : enregistrez un changement d’état, et non un cas entier. Conservez les colonnes Case ID, Activity et Timestamp, ainsi que les colonnes facultatives à analyser (utilisateur, coût, montant).
Des identifiants de cas cohérents entre les systèmes : si un processus couvre un ERP et un CRM, faites correspondre les identifiants afin que chaque événement soit associé au même cas.
Un seul fuseau horaire : convertissez les horodatages en UTC ou dans un même fuseau pour conserver l’ordre des événements provenant de différents systèmes.
Des noms d’activité cohérents : « Approuver la commande » et « Approbation de la commande » désignent la même étape. Choisissez une seule formulation par étape.
Éliminez les données superflues : les documents de test, les enregistrements annulés et les étapes internes du système ajoutent des lignes sans apporter d’information utile.

La ligne d’en-tête, les séparateurs et les formats d’horodatage sont détectés lors de l’importation. Les exigences complètes figurent dans Formats de données pris en charge. Si une étape n’est enregistrée dans aucun de vos systèmes, consultez Nettoyage et préparation des données pour savoir comment combler cette lacune.

Traitez les données personnelles avant l’exportation

Les journaux d’événements contiennent souvent des noms, des numéros de client ou des identifiants d’utilisateur. Anonymisez ou masquez les informations dont l’analyse n’a pas besoin, limitez les personnes autorisées à télécharger l’extraction et respectez les règles de conservation applicables à votre organisation (par exemple, le RGPD). ProcessMind conserve les jeux de données dans chaque environnement et l’accès dépend du rôle et de la licence utilisateur. Consultez Utilisateurs, rôles et autorisations.

Étape suivante : importer et associer les colonnes

Une fois le journal structuré, importez-le et associez ses colonnes au jeu de données :

Configurez votre jeu de données : associez les colonnes Identifiant du cas, Activité et Horodatage, puis vérifiez le badge Qualité des données.
Associez vos données au modèle : reliez les attributs aux activités et aux connexions.
Si vos données augmentent en continu, utilisez les importations incrémentielles (delta) au lieu de tout recharger.

Des journaux d’exemple prêts à l’emploi sont disponibles dans Fichiers d’exemple si vous souhaitez tester le processus avant d’extraire vos propres données.

Sujets connexes

Les données nécessaires au Process Mining - les trois colonnes indispensables à chaque journal
Formats de données pris en charge - types de fichiers et exigences de structure
Nettoyage et préparation des données - nettoyez l’extraction et corrigez les problèmes courants avant l’importation
Configuration de votre jeu de données - associez les colonnes et validez l’importation