Warum ProcessMind? Die Entstehungsgeschichte

Warum ProcessMind: Was wir entwickeln wollten

Warum gibt es ProcessMind? Die kurze Antwort: Prozesse analysieren, Sollprozesse gestalten und Änderungen simulieren.

Wir haben ProcessMind entwickelt, weil uns immer wieder dieselbe Lücke begegnete. Process Mining zeigt einem Team, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Ein Prozessmodell beschreibt, wie sie ablaufen soll. In den meisten Toolketten liegen diese beiden Perspektiven in verschiedenen Produkten, gehören unterschiedlichen Personen und bleiben unverbunden. Die Analyse endet, bevor jemand beide zusammenführt.

Die Momente, die uns überzeugt haben, waren unscheinbar. Jemand öffnet einen Prozess, an dem die Person seit Jahren arbeitet, und reagiert jedes Mal ähnlich: „Jetzt sehe ich den Prozess, an dem ich seit Jahren arbeite.“ „Das hatten wir erwartet, und jetzt haben wir Daten, um es zu prüfen.“ „Ich wusste gar nicht, dass das passiert.“

Figure 1 — Der Prozess, über den ein Team diskutiert hatte, und die Zahlen, die Klarheit schafften.

Diese Reaktionen sind wichtig, denn Prozesswissen verteilt sich auf Dokumente, Systeme und die Erfahrung der Mitarbeitenden. Ein Diagramm zeigt den geplanten Prozess, die Daten zeigen, was tatsächlich geschehen ist. Keine der beiden Perspektiven allein sagt Ihnen, was Sie als Nächstes ändern sollten. Wir wollten mehr Menschen ermöglichen, Antworten auf ihre eigenen Fragen zu finden, ohne dass erst ein Projekt gestartet werden muss.

Was wir bei ProcessGold und UiPath gelernt haben

ProcessMind wurde von den Gründern von ProcessGold entwickelt, das UiPath 2019 übernommen hat. Diese Jahre haben unsere Sicht auf das Problem geprägt und erklären, warum das Produkt so aufgebaut ist.

Wir hatten erlebt, wie Event-Daten die tatsächlichen Prozessabläufe sichtbar machen und Fragen beantworten, auf die kein Prozessdokument eine Antwort geben kann. Zugleich haben wir gelernt, dass eine Analyse allein nur selten etwas verändert.

Ein Prozess verändert sich, wenn alle dieselbe Darstellung vor Augen haben: Kennzahlen in einem Modell, das das Team wiedererkennt, und in einer Notation, die der Rest des Unternehmens bereits kennt. Das ist ebenso eine Aufgabe der Modellierung wie der Analyse. In den meisten Toolketten fühlt sich niemand dafür verantwortlich.

Was andere falsch gemacht haben

Eine Toolkette aus getrennten Werkzeugen wirkt in einer Vergleichstabelle flexibel, kostet aber weit mehr als die Lizenzen.

Wir stießen immer wieder auf dieselben drei Probleme. Der Einstieg erforderte ein Projekt: eine Fachkraft, Wartezeit und meist einen Konnektor, bevor überhaupt Daten geladen werden konnten. Die Preise galten für ganze Programme. Über den Zugang entschieden daher diejenigen, die einen Business Case finanzieren konnten, nicht die Personen, die dem Prozess am nächsten waren. Und für jede Frage brauchte es ein eigenes Tool. Deshalb kamen Process Mining, Modellierung und Simulation so selten zusammen.

Das sind keine technischen Probleme, sondern Fragen des Angebotsmodells. Es entscheidet darüber, wer Fragen zu den eigenen Prozessen stellen kann.

Beim Vergleich von Tools stehen meist die Funktionen im Mittelpunkt. Wichtiger ist jedoch, wie viel vorbereitet werden muss, bevor eine erste nützliche Antwort vorliegt. Unsere Erfahrungen bei ProcessGold und UiPath haben uns beide Seiten gezeigt: was die Technologie sichtbar machen kann und wie viel Arbeit nötig ist, bevor jemand diese Erkenntnisse sieht.

Was wir stattdessen entwickeln wollten

Ein Arbeitsbereich, ein durchgängiger Ablauf: Daten analysieren, den Prozess gestalten und Änderungen simulieren.

ProcessMind ist eine All-in-One-Plattform für Prozessintelligenz. Process Mining, BPMN-2.0-Modellierung, Simulation, Dashboards und Governance teilen sich einen Arbeitsbereich und einen Datensatz. Sie müssen keine Exporte zwischen Tools verschieben und nach Modelländerungen nichts erneut importieren.

KI unterstützt jeden Schritt dieses Ablaufs. Sie ordnet die Spalten eines Uploads zu, erstellt aus einer Prozessbeschreibung ein erstes Diagramm und zeigt, wo Zeit verloren geht. KI ist Bestandteil der Plattform und kein zusätzliches Modul. Jeder Tarif umfasst ein Kontingent an KI-Credits, damit ein Fachteam den Ablauf in kurzer Zeit selbst durchlaufen kann.

Modell und Daten gehören zusammen

Eine datengetriebene Sicht zeigt, welche Wege die Cases genommen haben. Ein Prozessmodell beschreibt, wie die Arbeit ablaufen sollte. Wir wollten beides an einem Ort zusammenführen, statt den gesamten Überblick einem Algorithmus zu überlassen.

Figure 2 — Der Onboarding-Prozess als Modell, dessen Ablauf mit den zugehörigen Daten verknüpft ist. Source: ProcessMind, Beispiel für das Onboarding von Mitarbeitenden

Sie können mit einem Modell beginnen und es anhand der Daten prüfen oder zuerst die Daten untersuchen und das Modell im Lauf der Erkenntnisse verfeinern. BPMN umfasst mehr als einfache Verzweigungen und Zusammenführungen: Auch parallele Aktivitäten, Subprocesses und Swimlanes gehören zur Notation. Modelle lassen sich importieren und exportieren. Ihr Prozesswissen bleibt also nicht in unserem Editor eingeschlossen.

Ein Team kann ProcessMind allein für die Modellierung verwenden. Wenn es einen Prozess nur dokumentieren, den Sollablauf abstimmen und die Verantwortlichkeiten klären möchte, bietet Process Foundation einen vollständigen BPMN-Editor mit KI-gestützter Generierung, automatischem Layout und Funktionen für die Zusammenarbeit. Process Architecture ergänzt die Prozesslandschaft, RACI und Governance. Ein Modellierungsteam muss nicht zu Process Mining wechseln. Wenn es später Nachweise benötigt, erscheinen diese direkt im vorhandenen Modell. Konformitätsprüfung, Variantenanalyse und Simulation erfordern somit kein zweites Werkzeug. Das Team kann beim benötigten Funktionsumfang bleiben und ihn erweitern, sobald eine konkrete Frage dies erfordert.

Ihr Team prüft und aktualisiert das Modell. Es bleibt der Bezugspunkt für die Analyse. Genau darauf kommt es uns an: Das Wissen bleibt bei den Personen, die für den Prozess verantwortlich sind, und ist so dokumentiert, dass andere es verstehen können.

Die Simulation ist Teil desselben Modells

Die Analyse erklärt, was geschehen ist. Mit der Simulation untersuchen Sie, was unter verschiedenen Annahmen geschehen könnte. Wir haben sie aufgenommen, weil Verbesserungsentscheidungen mit Abwägungen verbunden sind, die sich nicht allein anhand historischer Daten treffen lassen.

Dasselbe BPMN-Modell erfüllt beide Aufgaben. Stellen Sie ein Simulationsergebnis den tatsächlichen Daten gegenüber und prüfen Sie die Auswirkungen einer Änderung, bevor sich jemand festlegt. Das kann eine zusätzliche Prüfung, eine frühere Kontrolle oder der Wegfall eines Schritts sein. Die Simulation trifft keine Entscheidung und garantiert kein Ergebnis. Sie liefert eine Zahl, die Sie diskutieren können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Prozesssimulation funktioniert.

Mit den vorhandenen Daten starten

Am besten starten Sie mit einem vorhandenen Export, etwa einer Tabellenkalkulation, die jemand separat pflegt.

Laden Sie Ihre Daten hoch. Die KI ordnet die Spalten den Prozessen zu, sodass Sie erste Antworten erhalten, bevor Sie über Integrationen entscheiden müssen. Wenn der Prozess später regelmäßig mit Daten versorgt werden soll, steht dafür die REST API bereit: Ein Job, den Ihr Team bereits einplant, lädt den Export nach einem festgelegten Zeitplan hoch. Das ist ein kleinerer Schritt als ein Konnektorprojekt und keine Voraussetzung für den Einstieg.

Figure 3 — Ein einfacher Export genügt für den Einstieg. Die KI übernimmt die Zuordnung.

Veröffentlichte Preise pro Sitzplatz, ganz bewusst

Self-Service-Zugang und Preise pro Sitzplatz folgen derselben Entscheidung wie der Rest des Produkts. Sie können sich registrieren, Ihre eigenen Daten laden und später entscheiden, wer sonst noch einen Sitzplatz benötigt. Die Kosten richten sich nach den Personen, die Zugriff brauchen, nicht nach der Größe eines Programms.

Die Preise stehen auf der Website. Für jeden Tarif sind die enthaltenen Funktionen und die Kosten in Ihrer Zahlungswährung aufgeführt. Enterprise basiert auf demselben Preisverzeichnis; die Vertragsbedingungen regeln den Rollout. So kann ein Team die Kosten für den benötigten Zugriff ermitteln, bevor es mit jemandem spricht. Das entspricht demselben Self-Service-Prinzip, nur einen Schritt früher. Vergleichen Sie die Tarife selbst.

Figure 4 — Die Registrierung dauert nur wenige Minuten. Sie können später entscheiden, wer sonst noch einen Sitzplatz benötigt.

ProcessMind läuft in der Cloud. Sie müssen nichts installieren oder mit Updates versorgen. Die Anmeldung erfolgt über den Identitätsanbieter, den Sie bereits verwenden. Mandanten halten Daten und Benutzer voneinander getrennt. Das Hosting erfolgt in der EU.

Zugriffskontrolle und Prozessverantwortung sind Bestandteile der Plattform und kein Enterprise-Zusatz. Denn wer einen Prozess prüfen muss, hat die Software meist nicht selbst gekauft. Prüfen Sie die Plattform und sehen Sie, wie die Funktionen zu Ihren Anforderungen passen.

Warum wir ein Softwareunternehmen bleiben

Wir entwickeln Software. Wir verkaufen keine Implementierungsprojekte und wollen auch kein Dienstleistungsunternehmen werden.

Diese Entscheidung prägt unsere Zusammenarbeit. Die Menschen, die einen Prozess ausführen, sind für seine Veränderung zuständig, manchmal gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen. Deshalb überlassen wir diese Arbeit unseren Partnern. Einige setzen Projekte auf der Plattform um, andere bieten sie unter ihrem eigenen Branding an. Wir kümmern uns um das Produkt, die Preise und den Support. Unsere Partner erhalten eine Plattform, auf der sie ihr Geschäft aufbauen können. So erreichen wir Prozesse, zu denen wir allein keinen Zugang hätten. Beide Seiten bringen ein, was die andere braucht, ohne einander auszunutzen. So stellen wir uns eine Partnerschaft vor. Wenn Sie ähnlich arbeiten, werden Sie unser Partner.

Dasselbe gilt für Forschung und Lehre. Die Academic Alliance stellt Universitäten und Studierenden die Plattform kostenlos zur Verfügung. Denn wer in zehn Jahren Prozesse verbessert, lernt die Methoden dafür schon heute.

So bleiben auch unsere Anreize klar. Wenn die Software nur mit einer Beratungsperson im Raum funktioniert, verkaufen wir das Problem statt der Lösung. Sie muss für ein Team eigenständig nützlich sein. Jedes Projekt um eine weitere Person zu erweitern, ist nicht die Art von Unternehmen, die wir führen möchten.

Wer wir sind

ProcessMind wurde von einem Team mit Erfahrung bei ProcessGold und UiPath entwickelt. Diese Erfahrung prägt das Produkt, ersetzt aber nicht den Austausch mit den Menschen, die es verwenden. Wir möchten Teams dabei unterstützen, ihr Wissen zu teilen, es anhand von Belegen zu prüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Ein Tool kann Ihren Prozess nicht besser kennen als die Menschen, die ihn ausführen. Unsere Aufgabe ist es, ihr Wissen leichter zugänglich zu machen, anhand von Belegen zu prüfen und für Verbesserungen einzusetzen. Erfahren Sie mehr über das ProcessMind-Team, lernen Sie unsere Blog-Autoren kennen oder besuchen Sie unsere Karriereseite.

Wie es weitergeht

Unser Ziel reicht über einzelne Prozesse hinaus. Die Prozesse eines Unternehmens bilden bereits eine Architektur: Oben stehen Wertströme und Fähigkeiten, darunter die Prozesse und auf der untersten Ebene die Aktivitäten und Systeme. In den meisten Organisationen ist diese Architektur in einem Dokument festgehalten, das schon am Tag seiner Veröffentlichung veraltet ist, sofern es überhaupt existiert.

Wir möchten, dass die Modelle diese Architektur abbilden. Jedes System, das einen Prozess berührt, speist seine Ereignisse in das Modell ein, zunächst über API-Aufrufe und später über engere Integrationen. Jede KPI wird vom Prozess über die Fachabteilung bis zum Unternehmen zusammengeführt. Die KI übernimmt die erste Analyse, damit die Personen, die die Arbeit erledigen, Änderungen erkennen können, ohne einen Bericht anfordern zu müssen. Langfristig bedeutet Prozessintelligenz für uns: Ein Unternehmen kann anhand seiner eigenen Prozessdaten steuern. Alle, die Zugriff benötigen, können darauf zugreifen, nicht nur die wenigen Personen, die ein Dashboard lesen können.

Die nächsten Schritte sind wenig spektakulär. Wir brauchen mehr von den Dateiformaten, die Teams tatsächlich exportieren, und Unterstützung für mehr der Systeme, mit denen sie arbeiten. Außerdem benötigen wir bessere Standardanalysen für die häufigsten Fragen. Und wir müssen weitere Gründe beseitigen, aus denen Teams vor einer eigenen Analyse eine Fachperson hinzuziehen.

ProcessMind ersetzt weder Ihr Urteilsvermögen noch Ihr Wissen über das Unternehmen. Die Plattform bietet einen Ort, an dem Sie beides zusammenführen und anhand von Belegen prüfen können.