Pourquoi ProcessMind ? L’histoire derrière le produit

Pourquoi ProcessMind : notre projet de départ

Pourquoi ProcessMind existe-t-il ? La réponse tient en une boucle : analyser ce qui s’est passé, concevoir ce qui devrait se passer, puis simuler le changement.

Nous l’avons créé parce que nous constations toujours le même décalage. Le Process Mining montre à une équipe comment le travail se déroule réellement. Un modèle de processus décrit comment il est censé se dérouler. Dans la plupart des chaînes d’outils, ces deux réponses se trouvent dans des produits distincts, gérés par des personnes différentes, et l’analyse s’arrête avant qu’elles soient rapprochées.

Ce qui nous a convaincus tenait à de petits moments. Une personne ouvre un processus sur lequel elle travaille depuis des années et réagit toujours de la même façon : « Je vois enfin le processus sur lequel je travaille depuis des années. » « C’est bien ce que nous pensions, et nous avons maintenant des données pour le vérifier. » « Je ne savais pas que cela se passait ainsi. »

Figure 1 — Le processus qui divisait une équipe, et les chiffres qui ont permis de trancher.

Ces réactions comptent, car les connaissances sur les processus sont dispersées entre les documents, les systèmes et l’expérience des personnes. Un diagramme montre le processus tel qu’il est prévu, les données révèlent ce qui s’est réellement passé, mais aucune de ces deux perspectives ne suffit à déterminer la suite. Nous voulions que davantage de personnes puissent obtenir des réponses à leurs propres questions, sans qu’un projet leur fasse obstacle.

Ce que nous avons appris chez ProcessGold et UiPath

ProcessMind a été créé par les fondateurs de ProcessGold, racheté par UiPath en 2019. Ces années ont façonné notre approche du problème et expliquent les choix de conception du produit.

Nous avions vu les données d’événements révéler les chemins réellement suivis par les processus et répondre à des questions auxquelles aucun document ne pouvait répondre. Nous avons aussi appris que l’analyse, à elle seule, change rarement les choses.

Pour faire évoluer un processus, il faut une vision partagée : les chiffres associés à un modèle que l’équipe reconnaît comme le sien, dans une notation que le reste de l’organisation sait déjà lire. C’est autant une question de modélisation que d’analyse, et dans la plupart des chaînes d’outils, personne n’en est responsable.

Les erreurs des autres

Une chaîne d’outils distincts semble flexible dans un tableau comparatif, mais son coût dépasse largement celui des licences.

Nous avons rencontré les mêmes trois problèmes à maintes reprises. Pour démarrer, il fallait un projet : un spécialiste, de l’attente et, bien souvent, un connecteur avant de pouvoir charger quoi que ce soit. Les tarifs étaient établis à l’échelle d’un programme : l’accès dépendait donc de la personne capable de financer une analyse de rentabilité, et non de celles qui connaissaient le mieux le travail. Enfin, chaque question nécessitait un outil différent, ce qui explique pourquoi le Process Mining, la modélisation et la simulation étaient si rarement réunis.

Ce n’est pas un problème technologique, mais un problème de conception de l’offre. Et cela détermine qui peut poser des questions sur ses propres processus.

Les comparaisons entre outils portent généralement sur leurs fonctionnalités. Ce qui compte, c’est le travail à accomplir avant d’obtenir une première réponse utile. Notre expérience chez ProcessGold et UiPath nous a permis de voir les deux aspects : ce que la technologie peut révéler et tout le travail nécessaire avant que quiconque puisse le constater.

Ce que nous avons choisi de créer à la place

Un espace de travail, une boucle : analyser les données, concevoir le processus, simuler le changement.

ProcessMind est une plateforme complète de Process Intelligence. Le Process Mining, la modélisation BPMN 2.0, la simulation, les Dashboards et la gouvernance partagent un même espace de travail et un même jeu de données. Vous n’avez donc pas à transférer des exports entre plusieurs outils ni à réimporter des données lorsqu’un modèle change.

L’IA intervient à chaque étape de ce cycle. Elle associe les colonnes d’un fichier importé, génère un premier diagramme à partir d’une description du processus et indique où du temps est perdu. Elle fait partie de la plateforme, plutôt que d’être un module à acheter en supplément. Chaque formule comprend un quota de jetons IA, afin que les équipes métier puissent réaliser ce cycle rapidement.

Le modèle et les données vont de pair

Une analyse fondée sur les données révèle les chemins suivis par les cas. Un modèle de processus permet de décrire le déroulement prévu du travail. Nous voulions réunir ces deux perspectives, plutôt que de laisser un algorithme définir à lui seul la vue d’ensemble.

Figure 2 — Le processus d’intégration des employés sous forme de modèle, avec les données associées au flux. Source: ProcessMind, exemple d’intégration des employés

Vous pouvez partir d’un modèle et le valider à l’aide des données, ou commencer par explorer les données et affiner le modèle au fil de vos découvertes. BPMN permet de représenter bien plus que de simples embranchements et jonctions : les activités parallèles, les Subprocesses et les couloirs font aussi partie de la notation. Vous pouvez importer et exporter les modèles, afin que vos connaissances sur les processus ne restent pas enfermées dans notre éditeur.

Une équipe peut utiliser ProcessMind uniquement pour la modélisation. Si elle a simplement besoin de documenter un processus, de s’entendre sur son fonctionnement et de désigner un responsable, Process Foundation lui fournit un éditeur BPMN complet avec génération par l’IA, mise en page automatique et collaboration. Process Architecture y ajoute le paysage de processus, la répartition des responsabilités RACI et la gouvernance. Rien n’oblige une équipe de modélisation à passer au Process Mining. Si elle a besoin de preuves, celles-ci viennent s’ajouter au modèle existant : la conformité, les variantes et la simulation ne nécessitent donc pas de passer à un autre outil. L’équipe peut s’en tenir au niveau qui lui convient et évoluer lorsque ses questions l’exigent.

Votre équipe examine et met à jour le modèle, qui reste le point de référence de l’analyse. C’est ce lien entre les deux qui compte le plus à nos yeux : les connaissances restent entre les mains des personnes responsables du processus, dans un format que d’autres pourront comprendre.

La simulation s’appuie sur le même modèle

L’analyse explique ce qui s’est passé. La simulation étudie ce qui pourrait se passer selon différentes hypothèses. Nous l’avons intégrée, car les décisions d’amélioration impliquent des compromis que les seules données historiques ne permettent pas de trancher.

Le même modèle BPMN remplit ces deux fonctions. Vous pouvez comparer un résultat simulé aux données réelles et examiner l’effet d’un changement avant de vous engager, qu’il s’agisse d’ajouter une personne chargée de la validation, d’effectuer un contrôle plus tôt ou de supprimer une étape. La simulation ne prend pas la décision à votre place et ne garantit pas un résultat. Elle vous donne des chiffres à examiner et à discuter. Découvrez comment fonctionne la simulation des processus.

Commencez avec les données dont vous disposez déjà

Le meilleur point de départ est un export que vous avez déjà, même un tableur qu’une personne tient de son côté.

Importez le fichier et l’IA associera les colonnes au processus : vous obtiendrez une première réponse avant même d’avoir décidé quoi que ce soit au sujet des intégrations. Si le processus nécessite ensuite une alimentation régulière, l’API REST permet à une tâche déjà planifiée par votre équipe d’importer l’export selon le calendrier prévu. C’est une étape plus légère qu’un projet de connecteur, et elle n’entraîne toujours pas de frais d’entrée.

Figure 3 — Un simple export suffit pour commencer ; l’IA se charge de l’association.

Des tarifs publiés par siège, par choix

L’accès en libre-service et la tarification par siège relèvent du même choix que le reste du produit. Vous pouvez vous inscrire, importer vos propres données et décider ensuite qui d’autre a besoin d’un siège. Le coût dépend des personnes qui ont besoin d’un accès, et non de l’ampleur du programme.

Les tarifs sont publiés sur notre site. Chaque formule indique les fonctionnalités incluses et le prix dans votre devise. La formule Enterprise part de la même grille, les conditions de déploiement étant définies dans le contrat. Une équipe peut calculer le coût des accès avant même d’échanger avec qui que ce soit, dans le même esprit que le libre-service. Vous pouvez comparer les formules vous-même.

Figure 4 — L’inscription ne prend que quelques minutes. Vous pourrez décider plus tard qui d’autre a besoin d’un siège.

ProcessMind fonctionne dans le cloud : rien à installer ni à maintenir à jour. La connexion utilise le fournisseur d’identité que vous avez déjà choisi, les environnements isolent les données et les utilisateurs, et l’hébergement se trouve dans l’UE.

Le contrôle des accès et la répartition des responsabilités liées aux processus font partie de la plateforme, et non d’une option réservée aux grandes entreprises. En effet, les personnes qui doivent consulter un processus ne sont généralement pas celles qui ont acheté le logiciel. Vous pouvez découvrir la plateforme et vérifier si ses fonctionnalités répondent à vos besoins.

Pourquoi nous restons un éditeur de logiciels

Nous développons des logiciels. Nous ne vendons pas de projets de mise en œuvre et ne cherchons pas à devenir une société de services.

Ce choix détermine les personnes avec lesquelles nous travaillons. La transformation d’un processus relève de ceux qui le font fonctionner, parfois avec l’appui d’un cabinet de conseil. Nous laissons donc cette mission à nos partenaires. Certains réalisent des projets sur la plateforme, d’autres la proposent sous leur propre marque. Nous nous occupons du produit, des tarifs et de l’assistance. Le partenaire dispose d’une plateforme sur laquelle développer son activité, et nous accédons à des processus que nous ne pourrions pas atteindre seuls. Chaque partie apporte à l’autre ce dont elle a besoin, sans chercher à en tirer avantage. C’est le partenariat que nous souhaitons. Si cette approche vous correspond, devenez partenaire.

La même approche s’applique à la recherche et à l’enseignement. L’Alliance académique offre gratuitement la plateforme aux universités et aux étudiants, car les personnes qui amélioreront les processus dans dix ans apprennent ces méthodes dès aujourd’hui.

Cette approche nous aide aussi à rester fidèles à nos principes. Si le logiciel ne fonctionnait qu’en présence d’un consultant, nous vendrions le problème au lieu de sa solution. Il doit être utile à une équipe de façon autonome. Nous ne voulons pas bâtir une entreprise qui ne grandit qu’en ajoutant une personne à chaque contrat.

Qui sommes-nous ?

ProcessMind a été créé par une équipe ayant travaillé chez ProcessGold et UiPath. Cette expérience influence le produit, mais ne remplace pas l’écoute des personnes qui l’utilisent. Nous voulons aider les équipes à partager leurs connaissances, à les confronter aux faits et à décider des améliorations à apporter.

Un outil ne peut pas mieux connaître votre processus que les personnes qui le font fonctionner. Notre rôle consiste à faciliter le partage de leurs connaissances, leur vérification à l’aide de faits et l’amélioration des processus. Découvrez l’équipe ProcessMind, faites connaissance avec les auteurs de notre blog ou consultez notre page Carrières.

La suite

Notre ambition dépasse le cadre d’un seul processus. Les processus d’une entreprise forment déjà une architecture : les chaînes de valeur et les capacités au sommet, les processus en dessous, puis les activités et les systèmes à la base. Dans la plupart des organisations, cette architecture se résume à un document déjà obsolète le jour de sa publication, quand il existe.

Nous voulons que les modèles constituent cette architecture. Chaque système qui intervient dans un processus transmet ses événements au modèle, aujourd’hui par un appel API, puis au moyen d’intégrations plus étroites à mesure que nous avançons. Chaque KPI remonte du processus au service, puis à l’entreprise. L’IA effectue une première analyse pour que les personnes qui réalisent le travail voient ce qui a changé sans avoir à demander un rapport. À long terme, c’est ce que nous entendons par intelligence des processus : une entreprise qui s’appuie sur les données de ses propres processus pour orienter ses décisions, et qui en donne l’accès à toutes les personnes concernées, au lieu de réserver un Dashboard à quelques spécialistes.

Les prochaines étapes sont peu spectaculaires. Nous devons prendre en charge davantage de formats réellement exportés par les équipes et de systèmes qu’elles utilisent au quotidien. Nous devons améliorer les analyses proposées par défaut pour répondre aux questions les plus fréquentes. Enfin, nous devons réduire le nombre de raisons qui poussent à faire appel à un spécialiste avant de poser sa propre question.

ProcessMind ne remplace ni votre jugement ni votre connaissance de l’organisation. La plateforme vous permet de réunir ces deux éléments et de les confronter aux faits.