Vì sao có ProcessMind: câu chuyện phía sau sản phẩm
Những điều chúng tôi học được tại ProcessGold và UiPath, lý do mô hình và dữ liệu nên gắn liền với nhau, cùng vòng lặp chúng tôi xây dựng.
Vì sao có ProcessMind: điều chúng tôi muốn xây dựng
Mọi người thường hỏi vì sao ProcessMind ra đời. Câu trả lời ngắn gọn là một vòng lặp: khai thác điều đã xảy ra, thiết kế điều nên xảy ra và mô phỏng thay đổi.
Chúng tôi xây dựng ProcessMind vì liên tục gặp cùng một khoảng cách. process mining cho nhóm thấy công việc thực sự diễn ra thế nào. Mô hình quy trình cho biết công việc được thiết kế để diễn ra ra sao. Trong hầu hết bộ công cụ, hai góc nhìn này nằm ở các sản phẩm khác nhau, do những người khác nhau phụ trách, và quá trình phân tích dừng lại trước khi ai đó kết nối chúng.
Những khoảnh khắc khiến chúng tôi quyết định bắt tay vào làm thường rất giản dị. Ai đó mở một quy trình mình đã làm suốt nhiều năm và lần nào cũng thốt lên như vậy: “Giờ tôi đã thấy được quy trình mình làm bấy lâu nay.” “Đúng như chúng tôi nghĩ, giờ có dữ liệu để kiểm chứng.” “Tôi không biết chuyện đó vẫn đang diễn ra.”
Những phản ứng ấy rất đáng chú ý, vì kiến thức về quy trình nằm rải rác trong tài liệu, hệ thống và kinh nghiệm của mỗi người. Sơ đồ cho thấy quy trình dự kiến diễn ra thế nào, còn dữ liệu cho thấy thực tế đã xảy ra điều gì. Chỉ nhìn một phía thì chưa đủ để biết nên thay đổi điều gì tiếp theo. Chúng tôi muốn nhiều người tự tìm được câu trả lời cho vấn đề của mình, không phải chờ một dự án mới bắt đầu.
Điều chúng tôi học được ở ProcessGold và UiPath
ProcessMind do những nhà sáng lập ProcessGold xây dựng. UiPath đã mua lại ProcessGold vào năm 2019. Những năm tháng đó định hình cách chúng tôi nhìn nhận vấn đề và lý giải vì sao sản phẩm được thiết kế như hiện nay.
Chúng tôi từng thấy dữ liệu sự kiện cho biết công việc thực sự diễn ra theo những luồng nào. Bằng chứng đó trả lời được những câu hỏi mà tài liệu quy trình không thể giải đáp. Nhưng chúng tôi cũng nhận ra rằng chỉ phân tích thôi thì hiếm khi tạo ra thay đổi.
Điều giúp thay đổi quy trình là một bức tranh chung: các con số được đặt trên mô hình mà cả nhóm nhận ra là của mình, bằng ký hiệu mà mọi người trong tổ chức vốn đã quen đọc. Đây vừa là bài toán mô hình hóa, vừa là bài toán phân tích. Nhưng trong hầu hết các bộ công cụ, không ai chịu trách nhiệm kết nối hai phần này.
Những điều các giải pháp khác làm chưa đúng
Dùng nhiều công cụ riêng lẻ có vẻ linh hoạt trên bảng so sánh, nhưng chi phí thực tế vượt xa tiền mua giấy phép.
Chúng tôi liên tục gặp ba vấn đề giống nhau. Bắt đầu là cả một dự án: cần chuyên gia, phải chờ đợi và thường phải có bộ kết nối trước khi tải được dữ liệu. Giá được tính ở cấp chương trình, nên quyền truy cập phụ thuộc vào người có thể duyệt ngân sách cho một đề án kinh doanh, chứ không phải những người hiểu rõ công việc nhất. Mỗi câu hỏi lại cần một công cụ riêng, khiến process mining, mô hình hóa và mô phỏng hiếm khi được kết nối với nhau.
Đó không phải vấn đề công nghệ. Đó là vấn đề cách đóng gói sản phẩm, và nó quyết định ai có thể đặt câu hỏi về chính quy trình của mình.
Các công cụ thường được so sánh dựa trên tính năng. Nhưng điều thực sự quan trọng là phải chuẩn bị những gì trước khi có câu trả lời hữu ích đầu tiên. Kinh nghiệm ở ProcessGold và UiPath giúp chúng tôi hiểu cả hai phía: công nghệ có thể cho thấy điều gì, và phải làm bao nhiêu việc xung quanh nó trước khi có người nhìn thấy kết quả.
Thay vào đó, chúng tôi chọn xây dựng điều gì
Một không gian làm việc, một vòng cải tiến: khai thác dữ liệu, thiết kế quy trình, mô phỏng thay đổi.
ProcessMind là nền tảng phân tích quy trình tất cả trong một. Process mining, mô hình hóa BPMN 2.0, mô phỏng, dashboard và quản trị cùng dùng một không gian làm việc và một bộ dữ liệu. Bạn không cần xuất dữ liệu để chuyển qua lại giữa các công cụ hay nhập lại khi mô hình thay đổi.
AI hỗ trợ xuyên suốt vòng cải tiến đó. AI nhận diện các cột trong tệp tải lên, tạo sơ đồ ban đầu từ phần mô tả quy trình và chỉ ra nơi thời gian bị lãng phí. Tính năng này có trong mọi gói, không bán thành mô-đun riêng, để đội ngũ nghiệp vụ có thể thực hiện vòng cải tiến mà không mất nhiều thời gian.
Mô hình và dữ liệu cần đi cùng nhau
Góc nhìn dựa trên dữ liệu cho thấy các trường hợp đã đi qua những luồng nào. Mô hình quy trình giúp bạn mô tả công việc nên diễn ra ra sao. Chúng tôi muốn đặt cả hai ở cùng một nơi, thay vì để thuật toán quyết định toàn bộ bức tranh.
Bạn có thể bắt đầu từ mô hình rồi đối chiếu với dữ liệu, hoặc khám phá dữ liệu trước và hoàn thiện mô hình khi hiểu rõ hơn. BPMN không chỉ có các nhánh tách và nhập đơn giản. Ký hiệu này còn thể hiện hoạt động song song, Subprocess và làn. Bạn cũng có thể nhập và xuất mô hình, nên kiến thức về quy trình không bị khóa trong trình chỉnh sửa của chúng tôi.
Nhóm của bạn xem xét và cập nhật mô hình. Mô hình vẫn là điểm tham chiếu cho phần phân tích. Điều chúng tôi coi trọng nhất là giữ cả hai cùng nhau: kiến thức vẫn thuộc về những người phụ trách quy trình, dưới dạng mà người tiếp theo có thể đọc và hiểu.
Mô phỏng dùng chính mô hình đó
Phân tích giải thích điều đã xảy ra. Mô phỏng giúp khám phá điều có thể xảy ra với các giả định khác nhau. Chúng tôi đưa mô phỏng vào sản phẩm vì quyết định cải tiến luôn có những đánh đổi mà dữ liệu quá khứ không thể tự giải quyết.
Cùng một mô hình BPMN đảm nhiệm cả hai việc. Bạn có thể đặt kết quả mô phỏng cạnh dữ liệu thực tế để xem tác động của thay đổi trước khi quyết định thực hiện, chẳng hạn thêm người duyệt, kiểm tra sớm hơn hoặc bỏ một bước. Mô phỏng không đưa ra quyết định thay bạn và cũng không đảm bảo kết quả. Nó cung cấp con số để bạn cân nhắc. Tìm hiểu thêm về cách mô phỏng quy trình hoạt động.
Bắt đầu từ dữ liệu bạn đang có
Điểm bắt đầu tốt nhất là tệp xuất dữ liệu bạn đã có, kể cả bảng tính ai đó vẫn lưu riêng.
Tải tệp lên, AI sẽ ghép các cột với quy trình để bạn có câu trả lời ban đầu trước khi phải quyết định cách tích hợp dữ liệu. Nếu sau này quy trình cần nguồn dữ liệu định kỳ được quản lý, bạn có thể dùng bộ kết nối. Nhưng đó không phải điều kiện để bắt đầu.
Chủ động chọn cách tính phí theo chỗ ngồi
Quyền truy cập tự phục vụ và cách tính phí theo chỗ ngồi là những lựa chọn nhất quán với định hướng sản phẩm. Bạn có thể đăng ký, tải dữ liệu của mình lên rồi quyết định sau ai cần thêm chỗ ngồi. Chi phí tính theo số người cần truy cập, không theo quy mô chương trình.
ProcessMind chạy trên nền tảng đám mây nên bạn không cần cài đặt hay tự cập nhật phần mềm. Bạn có thể đăng nhập bằng nhà cung cấp danh tính đang dùng. Mỗi tenant có dữ liệu và người dùng riêng, còn dịch vụ được lưu trữ tại EU.
Kiểm soát quyền truy cập và quyền sở hữu quy trình là một phần của nền tảng, không phải tiện ích bổ sung dành riêng cho doanh nghiệp lớn. Bởi người cần xem quy trình thường không phải là người mua phần mềm. Bạn có thể xem xét nền tảng để biết các tính năng có đáp ứng yêu cầu của mình không.
Dĩ nhiên, chúng tôi yêu thích sản phẩm của mình. Nhưng điều chúng tôi trân trọng hơn là giúp mọi người hiểu quy trình của họ rồi cải tiến quy trình đó. Phần mềm là cách chúng tôi làm việc ấy, chứ không phải lý do chúng tôi bắt đầu.
Những điều chúng tôi từng làm chưa đúng
Chúng tôi không cho rằng một quyết định là đúng chỉ vì chính mình đã đưa ra quyết định đó. Trong quá trình xây dựng ProcessMind, chúng tôi nhận ra có những giả định cần xem xét lại.
- Chúng tôi từng nghĩ góc nhìn đầu tiên sẽ tự giải thích được mọi thứ. Nhưng để kết quả hữu ích, bạn vẫn cần hiểu bối cảnh. Chúng tôi phải làm cho dữ liệu dễ đọc hơn và giúp mọi người thấy dữ liệu liên quan thế nào đến mô hình quy trình.
- Chúng tôi chưa đánh giá đúng giá trị của mô hình. Chúng tôi bước vào ngành từ góc nhìn process mining, nơi khai thác dữ liệu và mô hình hóa là hai công việc riêng, dùng hai công cụ riêng và thường do hai nhóm người khác nhau đảm nhiệm. Không khó hiểu vì sao hai việc này bị tách rời, bởi phần lớn thị trường vẫn hoạt động như vậy. Khi thấy chúng đi cùng nhau, với các con số nằm ngay trên luồng quy trình, chúng tôi đã nhìn quy trình theo cách khác.
- Chúng tôi nhận ra tính linh hoạt cần đi kèm hướng dẫn. Có nhiều lựa chọn không giúp ích gì nếu bạn không biết lựa chọn nào phù hợp với câu hỏi của mình. Chúng tôi vẫn đang cải thiện bước chuyển từ phân tích ban đầu sang hành động tiếp theo hữu ích.
Chúng tôi là ai
ProcessMind do một nhóm có kinh nghiệm tại ProcessGold và UiPath xây dựng. Kinh nghiệm đó định hình sản phẩm, nhưng không thể thay thế việc lắng nghe người dùng. Chúng tôi muốn giúp các nhóm dễ chia sẻ điều mình biết, kiểm chứng bằng dữ liệu và quyết định nên cải tiến ở đâu.
Không công cụ nào hiểu quy trình của bạn hơn những người trực tiếp vận hành. Việc của chúng tôi là giúp họ chia sẻ kiến thức, đối chiếu với bằng chứng và cải tiến dễ dàng hơn. Tìm hiểu thêm về đội ngũ ProcessMind, gặp gỡ các tác giả blog hoặc xem trang tuyển dụng.
Tiếp theo là gì
Chúng tôi tiếp tục phát triển sản phẩm theo cùng một vòng cải tiến: giúp bạn có câu trả lời đầu tiên dễ dàng hơn, giữ mô hình và dữ liệu ở cùng một nơi, đồng thời để các nhóm thử nghiệm thay đổi trước khi thực hiện.
Điều đó có nghĩa là hỗ trợ thêm nhiều hệ thống và quy trình mà các nhóm thực sự đang vận hành, dùng AI ở nơi giúp giảm việc thay vì tạo thêm một giao diện khác, và giảm những lý do phải nhờ chuyên gia trước khi tự đặt câu hỏi.
ProcessMind không thay thế khả năng phán đoán hay hiểu biết của bạn về tổ chức. Đây là nơi kết hợp cả hai và kiểm chứng bằng dữ liệu.
Where to Go From Here
Điều chúng tôi nói trên trang này chẳng có ý nghĩa gì cho đến khi bạn thử với một quy trình mình hiểu rõ. Bạn không cần bộ kết nối hay cuộc gọi với đội ngũ bán hàng để dùng thử.
