Dlaczego powstał ProcessMind: historia produktu
Czego nauczyliśmy się w ProcessGold i UiPath, dlaczego model i dane powinny być ze sobą powiązane oraz jak zbudowaliśmy wokół nich jeden cykl.
Dlaczego ProcessMind: co chcieliśmy stworzyć
Często słyszymy pytanie, dlaczego powstał ProcessMind. Krótka odpowiedź brzmi: jeden cykl, który pozwala przeanalizować, co się wydarzyło, zaprojektować właściwy przebieg pracy i zasymulować zmianę.
Stworzyliśmy go, bo wciąż napotykaliśmy tę samą lukę. Process mining pokazuje zespołowi rzeczywisty przebieg pracy. Model procesu opisuje, jak praca powinna przebiegać. W większości zestawów narzędzi te odpowiedzi znajdują się w różnych produktach, za które odpowiadają różne osoby. Analiza kończy się, zanim ktokolwiek je połączy.
Przekonały nas drobne sytuacje. Ktoś otwiera proces, nad którym pracuje od lat, i za każdym razem reaguje podobnie: „Teraz widzę proces, nad którym pracuję od lat”. „Tego się spodziewaliśmy, a teraz mamy dane, żeby to sprawdzić”. „Nie miałem pojęcia, że tak się dzieje”.
Te reakcje są ważne, bo wiedza o procesach jest rozproszona między dokumentami, systemami i doświadczeniem ludzi. Diagram pokazuje, jak proces powinien przebiegać, a dane pokazują, co faktycznie się wydarzyło. Żaden z tych obrazów osobno nie podpowiada, co zmienić. Chcieliśmy, by więcej osób mogło samodzielnie znaleźć odpowiedź na własne pytania, bez konieczności rozpoczynania projektu.
Czego nauczyliśmy się w ProcessGold i UiPath
ProcessMind tworzą założyciele ProcessGold, które UiPath przejęło w 2019 roku. Tamte lata ukształtowały nasze podejście do problemu i wpłynęły na to, jak wygląda produkt.
Widzieliśmy, jak dane o zdarzeniach pokazują rzeczywiste ścieżki przebiegu pracy. Przekonaliśmy się też, że takie dane odpowiadają na pytania, na które nie odpowie żaden dokument opisujący proces. Zrozumieliśmy również, że sama analiza rzadko prowadzi do zmian.
Zmianę umożliwia wspólny obraz procesu: liczby naniesione na model, który zespół rozpoznaje jako własny, zapisany w notacji znanej reszcie organizacji. To problem modelowania w takim samym stopniu, jak problem analizy. W większości zestawów narzędzi nikt nie odpowiada za połączenie tych dwóch obszarów.
Co inni robili nie tak
Zestaw osobnych narzędzi wygląda elastycznie w tabeli porównawczej, ale jego rzeczywisty koszt znacznie przekracza cenę licencji.
Wciąż napotykaliśmy te same trzy problemy. Rozpoczęcie pracy wymagało projektu: specjalisty, oczekiwania, a zwykle także konektora, zanim można było wczytać dane. Ceny ustalano na poziomie całego programu, więc o dostępie decydowały osoby finansujące uzasadnienie biznesowe, a nie te najbliżej codziennej pracy. Do każdego pytania służyło inne narzędzie, dlatego process mining, modelowanie i symulacja rzadko się łączyły.
To nie problem technologii, lecz sposobu oferowania narzędzi. Od tego zależy, kto może zadawać pytania o własny proces.
Narzędzia zwykle porównuje się pod kątem funkcji. Ważniejsza jest jednak odpowiedź na pytanie, ile trzeba przygotować, zanim pojawi się pierwsza użyteczna odpowiedź. Doświadczenie zdobyte w ProcessGold i UiPath pozwoliło nam poznać obie strony: możliwości technologii i pracę, którą trzeba wykonać, zanim ktokolwiek zobaczy jej wyniki.
Co postanowiliśmy zbudować zamiast tego
Jedno środowisko, jeden cykl: analizuj dane, projektuj proces i symuluj zmiany.
ProcessMind to platforma do analizy procesów w jednym miejscu. Process mining, modelowanie w BPMN 2.0, symulacja, dashboardy i nadzór nad procesami działają w jednym środowisku i na jednym zbiorze danych. Nie trzeba więc eksportować danych między narzędziami ani ponownie ich importować po zmianie modelu.
AI wspiera każdy etap tego cyklu. Rozpoznaje kolumny w przesłanym pliku, tworzy wstępny diagram na podstawie opisu procesu i wskazuje miejsca, w których tracony jest czas. AI jest dostępne w każdym planie, a nie sprzedawane jako osobny moduł. Dzięki temu zespół biznesowy może przejść cały cykl bez zbędnych przestojów.
Model i dane powinny być ze sobą powiązane
Analiza danych pokazuje ścieżki, którymi przebiegały poszczególne przypadki. Model procesu pozwala opisać, jak praca powinna wyglądać. Chcieliśmy połączyć oba widoki, zamiast pozwalać algorytmowi tworzyć cały obraz.
Można zacząć od modelu i zweryfikować go na podstawie danych albo najpierw przeanalizować dane i dopracowywać model w miarę zdobywania wiedzy. BPMN obejmuje więcej niż proste rozgałęzienia i połączenia: w notacji można przedstawić działania równoległe, Subprocesses i tory. Modele można importować i eksportować, więc wiedza o procesach nie zostaje zamknięta w naszym edytorze.
Zespół przegląda i aktualizuje model, który pozostaje punktem odniesienia dla analizy. Najważniejsze jest dla nas to, że model i dane są razem. Wiedza pozostaje w rękach osób odpowiedzialnych za proces i jest zapisana w formie zrozumiałej dla kolejnych osób.
Symulacja korzysta z tego samego modelu
Analiza wyjaśnia, co się wydarzyło. Symulacja pozwala sprawdzić, co może się wydarzyć przy różnych założeniach. Dodaliśmy ją, bo decyzje o ulepszaniu procesów wiążą się z kompromisami, których nie da się rozstrzygnąć wyłącznie na podstawie danych historycznych.
Oba zadania można wykonać na tym samym modelu BPMN. Wynik symulacji można zestawić z rzeczywistymi danymi i sprawdzić skutki zmiany, zanim ktokolwiek ją zatwierdzi. Może to być dodatkowa kontrola, wcześniejsza weryfikacja albo usunięcie jednego z etapów. Symulacja nie podejmuje decyzji ani nie gwarantuje wyniku. Dostarcza liczb, które można wziąć pod uwagę w dyskusji. Więcej informacji zawiera artykuł o działaniu symulacji procesów.
Zacznij od danych, które już Państwo mają
Najlepiej zacząć od eksportu, który już jest dostępny, nawet jeśli to arkusz prowadzony na boku przez jedną z osób w zespole.
Po przesłaniu pliku AI przypisuje kolumny do procesu, dzięki czemu pierwsze wyniki można zobaczyć, zanim zapadnie decyzja o integracjach. Jeśli później potrzebny będzie zarządzany, cykliczny transfer danych, można skorzystać z konektorów. Nie trzeba jednak od nich zaczynać.
Cena za licencję, nie bez powodu
Dostęp samoobsługowy i cena za licencję to elementy tej samej decyzji, która wpłynęła na pozostałe części produktu. Można założyć konto, wczytać własne dane, a dopiero później zdecydować, komu jeszcze przyznać licencję. Koszt zależy od liczby osób potrzebujących dostępu, a nie od wielkości programu.
ProcessMind działa w chmurze, więc nie trzeba niczego instalować ani aktualizować. Logowanie odbywa się za pomocą używanego już dostawcy tożsamości. Dane i użytkownicy w poszczególnych tenantach są od siebie odseparowani, a hosting znajduje się w UE.
Kontrola dostępu i odpowiedzialność za procesy są częścią platformy, a nie dodatkiem dla klientów korporacyjnych. Osoby, które potrzebują wglądu w proces, zwykle nie są tymi, które kupiły oprogramowanie. Mogą Państwo zapoznać się z platformą i sprawdzić, czy jej możliwości odpowiadają wymaganiom.
Oczywiście lubimy nasz produkt. Jeszcze bardziej cieszy nas jednak to, że możemy pomagać ludziom zrozumieć ich procesy, a potem je ulepszać. Oprogramowanie jest narzędziem, które nam to umożliwia, a nie celem samym w sobie.
Czego nauczyliśmy się na własnych błędach
Nie zakładamy, że podjęta przez nas decyzja jest słuszna tylko dlatego, że to my ją podjęliśmy. Praca nad ProcessMind nauczyła nas, które założenia wymagają weryfikacji.
- Zakładaliśmy, że pierwszy widok będzie zrozumiały bez wyjaśnień. Przydatny wynik nadal wymaga kontekstu. Musieliśmy ułatwić zrozumienie tego, co pokazują dane i jak wiążą się z modelem procesu.
- Nie doceniliśmy, jak wiele wnosi model. Znamy świat process mining, w którym analiza i modelowanie to dwa osobne zadania, wykonywane w różnych narzędziach, często przez różne osoby. Nietrudno uznać, że te obszary nie są ze sobą powiązane, bo tak nadal działa większość rynku. Kiedy zobaczyliśmy je razem, z liczbami naniesionymi na przebieg procesu, zaczęliśmy inaczej patrzeć na procesy.
- Przekonaliśmy się, że elastyczność wymaga wskazówek. Same możliwości nie pomagają, jeśli nie wiadomo, która z nich odpowiada na dane pytanie. Nadal pracujemy nad tym, by łatwiej było przejść od pierwszej analizy do użytecznego działania.
Kim jesteśmy
ProcessMind stworzył zespół z doświadczeniem zdobytym w ProcessGold i UiPath. To doświadczenie wpływa na produkt, ale nie zastępuje rozmów z osobami, które z niego korzystają. Chcemy ułatwić zespołom dzielenie się wiedzą, sprawdzanie jej na podstawie danych i podejmowanie decyzji o tym, co warto ulepszyć.
Żadne narzędzie nie zna Państwa procesu lepiej niż osoby, które na co dzień go realizują. Naszym zadaniem jest ułatwić dzielenie się ich wiedzą, weryfikowanie jej na podstawie danych i ulepszanie procesu. Więcej informacji można znaleźć na stronie zespołu ProcessMind, poznać autorów bloga lub odwiedzić stronę z ofertami pracy.
Co dalej
Nadal rozwijamy produkt z myślą o tym samym cyklu: ułatwiamy dotarcie do pierwszych wyników, łączymy model z danymi i pozwalamy zespołom sprawdzić skutki zmiany, zanim ją wprowadzą.
Oznacza to obsługę większej liczby systemów i procesów, z których zespoły faktycznie korzystają, oraz szersze zastosowanie AI tam, gdzie ogranicza nakład pracy zamiast dodawać kolejne narzędzie. Chcemy też zmniejszyć liczbę sytuacji, w których przed zadaniem własnego pytania trzeba angażować specjalistę.
ProcessMind nie zastępuje Państwa wiedzy ani znajomości organizacji. To miejsce, w którym można połączyć obie te rzeczy i skonfrontować je z danymi.
Where to Go From Here
Deklaracje na tej stronie niewiele znaczą, dopóki nie sprawdzą ich Państwo na procesie, który znają. Nie potrzeba do tego konektora ani rozmowy z działem sprzedaży.
