Mengapa ProcessMind dibuat: kisah di balik produk
Pelajaran yang kami dapat di ProcessGold dan UiPath, alasan model dan data perlu terhubung, serta siklus yang kami bangun.
Mengapa ProcessMind dibuat: tujuan kami
Banyak orang bertanya mengapa ProcessMind hadir. Jawaban singkatnya: satu siklus untuk menggali apa yang terjadi, merancang apa yang seharusnya terjadi, dan menyimulasikan perubahan.
Kami membangunnya karena terus menemukan kesenjangan yang sama. Process mining menunjukkan cara kerja proses yang sebenarnya. Model proses menjelaskan cara kerja yang diharapkan. Dalam kebanyakan rangkaian alat, kedua jawaban itu berada di produk berbeda dan dikelola orang berbeda. Analisis pun berhenti sebelum keduanya dihubungkan.
Momen yang meyakinkan kami justru sederhana. Seseorang membuka proses yang sudah dikerjakannya selama bertahun-tahun, lalu selalu bereaksi dengan cara yang sama. “Sekarang saya bisa melihat proses yang selama ini saya kerjakan.” “Inilah yang kami perkirakan, dan sekarang ada data untuk memastikannya.” “Saya tidak tahu hal itu terjadi.”
Reaksi seperti itu penting karena pengetahuan tentang proses tersebar di dokumen, sistem, dan pengalaman orang-orang. Diagram menunjukkan proses yang direncanakan, sedangkan data menunjukkan apa yang benar-benar terjadi. Keduanya saja belum cukup untuk menentukan apa yang perlu diubah. Kami ingin lebih banyak orang bisa menemukan jawabannya sendiri, tanpa harus menunggu proyek khusus.
Pelajaran dari ProcessGold dan UiPath
ProcessMind dibuat oleh para pendiri ProcessGold, yang diakuisisi UiPath pada 2019. Pengalaman selama bertahun-tahun itu membentuk cara kami memahami masalah ini dan menjadi alasan produk kami dirancang seperti sekarang.
Kami melihat data peristiwa mengungkap jalur yang benar-benar dilalui pekerjaan. Bukti itu juga menjawab pertanyaan yang tak bisa dijawab oleh dokumen proses. Namun, kami belajar bahwa analisis saja jarang menghasilkan perubahan.
Proses berubah ketika semua orang memiliki gambaran yang sama: angka ditampilkan pada model yang dikenali tim sebagai milik mereka, dengan notasi yang sudah dipahami seluruh organisasi. Ini soal pemodelan sekaligus analisis. Namun, dalam kebanyakan rangkaian alat, tidak ada yang bertanggung jawab atas pemodelan.
Kesalahan yang dilakukan banyak pihak
Sekumpulan alat terpisah mungkin terlihat fleksibel di tabel perbandingan, tetapi biayanya jauh melampaui harga lisensi.
Kami terus menjumpai tiga masalah yang sama. Untuk mulai saja perlu proyek: mencari spesialis, menunggu, dan biasanya menyiapkan konektor sebelum data bisa dimuat. Harga ditetapkan untuk program besar, sehingga akses ditentukan oleh siapa yang bisa mendanai kasus bisnis, bukan oleh orang yang paling memahami pekerjaan. Setiap pertanyaan juga membutuhkan alat tersendiri. Akibatnya, process mining, pemodelan, dan simulasi jarang terhubung.
Masalahnya bukan pada teknologi, melainkan cara produk dikemas. Hal itu menentukan siapa yang bisa mengajukan pertanyaan tentang prosesnya sendiri.
Perbandingan alat biasanya berfokus pada kemampuannya. Padahal, yang lebih penting ialah berapa banyak persiapan yang dibutuhkan sebelum mendapat jawaban pertama yang berguna. Pengalaman kami di ProcessGold dan UiPath memberi gambaran tentang kedua sisi: apa yang bisa ditunjukkan teknologi dan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan sebelum orang bisa melihat hasilnya.
Yang kami pilih untuk dibangun
Satu ruang kerja, satu rangkaian: analisis data, rancang proses, lalu simulasikan perubahannya.
ProcessMind adalah platform kecerdasan proses terpadu. Process mining, pemodelan BPMN 2.0, simulasi, dasbor, dan tata kelola tersedia dalam satu ruang kerja dengan satu kumpulan data. Anda tidak perlu mengekspor data untuk berpindah alat atau mengimpornya kembali saat model berubah.
AI membantu di setiap tahap. AI memetakan kolom dari file yang diunggah, membuat diagram awal berdasarkan deskripsi proses, dan menunjukkan bagian yang membuang waktu. AI tersedia di setiap paket, bukan dijual sebagai modul terpisah. Dengan begitu, tim bisnis bisa menjalankan seluruh rangkaian ini tanpa proses yang berlarut-larut.
Model dan data perlu berada bersama
Tampilan berbasis data menunjukkan jalur yang dilalui setiap kasus. Model proses membantu Anda menjelaskan bagaimana pekerjaan seharusnya berlangsung. Kami ingin keduanya tersedia di satu tempat, tanpa membiarkan algoritma menentukan seluruh gambaran.
Anda bisa memulai dari model lalu memeriksanya dengan data, atau menelusuri data lebih dulu dan menyempurnakan model seiring bertambahnya pemahaman. BPMN mencakup lebih dari percabangan dan penggabungan sederhana. Notasi ini juga mencakup aktivitas paralel, Subprocesses, dan swimlane. Model dapat diimpor dan diekspor, sehingga pengetahuan proses Anda tidak terkunci di editor kami.
Tim Anda meninjau dan memperbarui model, yang tetap menjadi acuan analisis. Yang paling penting bagi kami ialah menyatukan model dan data. Dengan begitu, pengetahuan tetap berada di tangan orang yang bertanggung jawab atas proses dan mudah dipahami oleh orang berikutnya.
Simulasi menggunakan model yang sama
Analisis menjelaskan apa yang terjadi. Simulasi membantu melihat kemungkinan hasil dengan asumsi yang berbeda. Kami menyertakannya karena keputusan perbaikan melibatkan kompromi yang tidak bisa ditentukan hanya dari data historis.
Model BPMN yang sama digunakan untuk keduanya. Anda bisa membandingkan hasil simulasi dengan data nyata dan melihat dampak perubahan sebelum menerapkannya, misalnya menambah peninjau, melakukan pemeriksaan lebih awal, atau menghapus satu langkah. Simulasi tidak mengambil keputusan atau menjamin hasil. Simulasi memberi Anda angka untuk dipertimbangkan. Baca selengkapnya tentang cara kerja simulasi proses.
Mulai dari data yang sudah Anda miliki
Mulailah dengan file ekspor yang sudah tersedia, termasuk spreadsheet yang selama ini disimpan seseorang secara terpisah.
Unggah file, lalu AI memetakan kolomnya ke proses. Anda bisa mendapat jawaban awal sebelum memutuskan apa pun soal integrasi. Jika nantinya proses membutuhkan aliran data terkelola yang rutin, Anda bisa menggunakan konektor. Namun, konektor bukan syarat untuk memulai.
Harga per lisensi, bukan tanpa alasan
Akses mandiri dan harga per lisensi merupakan bagian dari keputusan yang sama dalam merancang produk. Anda bisa mendaftar, memuat data sendiri, lalu menentukan siapa lagi yang memerlukan lisensi. Biaya mengikuti jumlah orang yang membutuhkan akses, bukan skala program.
ProcessMind berjalan di cloud, jadi Anda tidak perlu memasang atau memperbarui perangkat lunak. Anda bisa masuk menggunakan penyedia identitas yang sudah digunakan. Setiap tenant memiliki data dan pengguna yang terpisah, sementara hosting berada di Uni Eropa.
Kontrol akses dan kepemilikan proses sudah termasuk dalam platform, bukan tambahan khusus untuk perusahaan besar. Sebab, orang yang perlu melihat proses biasanya bukan orang yang membeli perangkat lunaknya. Anda bisa meninjau platform untuk melihat kesesuaiannya dengan kebutuhan Anda.
Tentu saja kami menyukai produk kami. Namun, yang lebih kami sukai ialah membantu orang memahami proses mereka, lalu memperbaikinya. Perangkat lunak adalah cara kami melakukannya, bukan alasan kami memulainya.
Kesalahan yang kami buat selama perjalanan
Kami tidak menganggap keputusan kami pasti benar. Dalam membangun ProcessMind, kami belajar bahwa beberapa asumsi perlu diperbaiki.
- Kami mengira tampilan awal akan langsung mudah dipahami. Hasil yang berguna tetap membutuhkan konteks. Kami perlu mempermudah orang melihat apa yang ditunjukkan data dan kaitannya dengan model proses.
- Kami kurang menyadari betapa besar manfaat model proses. Kami berasal dari dunia process mining yang memisahkan analisis dan pemodelan ke dalam dua pekerjaan dan dua alat berbeda, yang sering kali ditangani oleh orang dengan keahlian berbeda. Wajar jika keduanya dianggap tidak berkaitan, karena sebagian besar pasar masih bekerja seperti itu. Namun, saat melihat keduanya bersama, dengan angka pada alur proses, cara kami memahami proses pun berubah.
- Kami belajar bahwa fleksibilitas perlu disertai panduan. Banyak pilihan tidak membantu jika Anda tidak tahu mana yang sesuai dengan pertanyaan Anda. Kami terus menyempurnakan langkah dari analisis awal menuju tindakan berikutnya yang berguna.
Tentang kami
ProcessMind dibuat oleh tim yang berpengalaman di ProcessGold dan UiPath. Pengalaman itu memengaruhi rancangan produk, tetapi tidak menggantikan pentingnya mendengarkan para penggunanya. Kami ingin memudahkan tim berbagi pengetahuan, memeriksa bukti, dan menentukan bagian yang perlu diperbaiki.
Alat tidak bisa memahami proses Anda lebih baik daripada orang yang menjalankannya. Tugas kami ialah membantu mereka berbagi pengetahuan, memeriksanya dengan bukti, dan melakukan perbaikan. Pelajari lebih lanjut tentang tim ProcessMind, kenali penulis blog kami, atau kunjungi halaman karier.
Langkah berikutnya
Kami terus mengembangkan produk dengan tujuan yang sama: memudahkan Anda mendapat jawaban awal, menyatukan model dan data, serta membantu tim menguji perubahan sebelum menerapkannya.
Artinya, kami akan mendukung lebih banyak sistem dan proses yang benar-benar digunakan tim, menambahkan AI saat AI bisa mengurangi pekerjaan, bukan menambah hal baru yang harus dikelola, serta mengurangi kebutuhan untuk memanggil spesialis sebelum mengajukan pertanyaan sendiri.
ProcessMind tidak menggantikan penilaian atau pemahaman Anda tentang organisasi. Platform ini membantu Anda menyatukan keduanya dan mengujinya dengan bukti.
Where to Go From Here
Klaim di halaman ini belum berarti apa-apa sampai Anda mengujinya pada proses yang Anda pahami. Anda tidak perlu konektor atau berbicara dengan tim penjualan untuk mencobanya.
