Proč vznikl ProcessMind: příběh produktu

Proč vznikl ProcessMind: co jsme chtěli vytvořit

Lidé se ptají, proč ProcessMind vznikl. Stručná odpověď zní: jeden cyklus, v němž analyzujete, co se stalo, navrhujete, co se má stát, a simulujete změnu.

Vytvořili jsme ho, protože jsme stále naráželi na stejnou mezeru. Process mining ukazuje týmu, jak práce skutečně probíhá. Model procesu popisuje, jak má probíhat. Ve většině používaných nástrojů jsou tyto pohledy oddělené, spravují je různí lidé a analýza skončí dřív, než je někdo propojí.

Přesvědčily nás drobné okamžiky. Někdo otevře proces, na kterém pracuje už roky, a pokaždé reaguje podobně: „Teď konečně vidím proces, na kterém pracuji už roky.“ „Tohle jsme čekali a teď to můžeme ověřit na datech.“ „Vůbec jsem netušil, že se to děje.“

Figure 1 — Proces, o kterém se tým přel, doplněný čísly, která spor rozhodla.

Tyto reakce jsou důležité, protože znalosti o procesech jsou rozptýlené v dokumentech, systémech a zkušenostech lidí. Diagram ukazuje, jak by měl proces probíhat, data ukazují, co se skutečně stalo. Ani jeden pohled sám o sobě neřekne, co změnit. Chtěli jsme, aby se k podobnému poznání dostalo více lidí při hledání odpovědí na vlastní otázky, aniž by jim v tom bránil projekt.

Co jsme se naučili v ProcessGold a UiPath

ProcessMind založili zakladatelé ProcessGold, které UiPath koupil v roce 2019. Zkušenosti z těchto let ovlivnily náš pohled na problém a vysvětlují, proč produkt vypadá právě tak, jak vypadá.

Viděli jsme, jak data o událostech odhalují skutečné cesty procesem a jak mohou odpovědět na otázky, na které žádný procesní dokument nestačí. Zjistili jsme také, že samotná analýza obvykle nic nezmění.

Proces změní společný pohled na věc: čísla zasazená do modelu, který tým poznává jako svůj, a zapsaná v notaci, kterou už zbytek organizace zná. Jde stejně tak o modelování jako o analýzu, ale v běžném řetězci nástrojů za tuto část většinou nikdo neodpovídá.

V čem ostatní chybovali

Sada oddělených nástrojů vypadá v porovnávací tabulce flexibilně, ale její skutečná cena zdaleka nekončí u licencí.

Opakovaně jsme naráželi na stejné tři problémy. Začít znamenalo rozjet projekt: najít specialistu, čekat a obvykle nejdřív připravit konektor, než šlo vůbec nahrát data. Cena se stanovovala za celý program, takže o přístupu rozhodoval ten, kdo dokázal obhájit rozpočet, ne lidé nejblíže samotné práci. A každá otázka vyžadovala jiný nástroj, takže process mining, modelování a simulace se jen zřídka potkávaly.

Tohle není problém technologií, ale způsobu, jakým se nástroje nabízejí. A právě ten rozhoduje, kdo může klást otázky o vlastním procesu.

Nástroje se obvykle porovnávají podle funkcí. Důležitější je ale to, kolik toho musíte připravit, než dostanete první užitečnou odpověď. Zkušenosti z ProcessGold a UiPath nám ukázaly obě stránky: co technologie dokáže odhalit a kolik práce je potřeba, než se k výsledku někdo dostane.

Co jsme se rozhodli vytvořit místo toho

Jedno pracovní prostředí, jeden cyklus: analyzujte data, navrhněte proces a nasimulujte změnu.

ProcessMind je platforma pro práci s procesy na jednom místě. Process mining, modelování v BPMN 2.0, simulace, dashboardy a správa procesů sdílejí jedno pracovní prostředí a jednu datovou sadu. Data tak nemusíte přenášet mezi nástroji ani znovu importovat po změně modelu.

AI pomáhá v každém kroku tohoto cyklu. Při nahrávání navrhne přiřazení sloupců, z popisu procesu vytvoří první diagram a upozorní na místa, kde se ztrácí čas. Je součástí každého tarifu, není to samostatný modul. Díky tomu mohou týmy z provozu projít celý cyklus bez zbytečných prodlev.

Model a data patří k sobě

Pohled založený na datech ukazuje, kudy případy skutečně procházely. Procesní model zase popisuje, jak by měla práce probíhat. Chtěli jsme mít obojí na jednom místě a nenechat algoritmus, aby určoval celý obraz.

Figure 2 — Model procesu nástupu zaměstnance do firmy s daty přiřazenými k jednotlivým tokům. Source: ProcessMind, příklad procesu nástupu zaměstnance do firmy

Můžete začít modelem a ověřit ho na datech, nebo nejprve prozkoumat data a podle zjištění model upravit. BPMN umí víc než jen jednoduchá rozdělení a spojení: zahrnuje paralelní činnosti, Subprocesses i plavecké dráhy. Modely lze importovat i exportovat, takže znalosti o procesech nezůstanou uzamčené v našem editoru.

Tým model kontroluje a aktualizuje. Model přitom zůstává základem analýzy. Nejdůležitější je pro nás propojení obojího: znalosti zůstávají lidem, kteří za proces odpovídají, a jsou zaznamenané tak, aby jim porozuměl i někdo další.

Simulace vychází ze stejného modelu

Analýza vysvětluje, co se stalo. Simulace ukazuje, co by se mohlo stát za různých předpokladů. Zařadili jsme ji proto, že při rozhodování o zlepšení je třeba zvážit různé možnosti a samotná historická data k tomu nestačí.

Pro obě činnosti slouží stejný model BPMN. Výsledek simulace můžete porovnat se skutečnými daty a zjistit, jaký dopad by změna měla, ještě než se k ní někdo zaváže. Může jít o další kontrolu, dřívější ověření nebo odebrání kroku. Simulace nerozhoduje za vás ani nezaručuje výsledek. Poskytne vám čísla, o která se můžete opřít při rozhodování. Více se dočtete o tom, jak funguje simulace procesů.

Začněte s daty, která už máte

Nejjednodušší je začít exportem, který už máte, třeba tabulkou, kterou si někdo vede bokem.

Nahrajte soubor a AI přiřadí sloupce k procesu. První odpověď tak získáte ještě předtím, než začnete řešit integrace. Pokud později budete potřebovat pravidelný řízený přenos dat, můžete využít konektory. Pro začátek je ale nepotřebujete.

Figure 3 — Začít můžete s běžným exportem. Mapování za vás provede AI.

Cena za uživatelské místo má svůj důvod

Samoobslužný přístup a cena za uživatelské místo vycházejí ze stejného rozhodnutí jako zbytek produktu. Můžete se zaregistrovat, nahrát vlastní data a až později určit, kdo další potřebuje přístup. Cena se odvíjí od počtu lidí, kteří přístup potřebují, ne od velikosti programu.

Figure 4 — Registrace zabere pár minut. Rozhodnout, kdo další potřebuje uživatelské místo, můžete později.

ProcessMind běží v cloudu, takže nemusíte nic instalovat ani průběžně aktualizovat. Přihlášení funguje přes poskytovatele identity, kterého už používáte. Jednotliví zákazníci mají oddělená data i uživatele a hosting je v EU.

Řízení přístupu a odpovědnost za procesy jsou součástí platformy, ne příplatkem pro velké firmy. Na proces se totiž obvykle potřebují podívat i lidé, kteří software nekoupili. Prohlédněte si platformu a zjistěte, jak její možnosti odpovídají vašim požadavkům.

Kdo jsme

ProcessMind vytvořil tým se zkušenostmi z ProcessGold a UiPath. Tyto zkušenosti ovlivňují podobu produktu, nenahrazují ale naslouchání lidem, kteří ho používají. Chceme týmům usnadnit sdílení znalostí, ověřování toho, co potvrzují data, a rozhodování o tom, co zlepšit.

Nástroj nemůže znát váš proces lépe než lidé, kteří ho zajišťují. Naším úkolem je usnadnit sdílení jejich znalostí, ověřování na základě dat a zlepšování procesů. Více se dozvíte o týmu ProcessMind, seznámíte se s našimi autory blogu nebo navštívíte stránku kariéry.

Co bude dál

Pokračujeme ve vývoji kolem stejného cyklu: usnadňujeme cestu k první odpovědi, držíme model i data na jednom místě a umožňujeme týmům vyzkoušet změnu ještě před jejím zavedením.

To znamená podporu dalších systémů a procesů, které týmy skutečně používají, více AI tam, kde ubírá práci místo přidávání dalšího nástroje, a méně důvodů přizvat specialistu ještě před položením vlastní otázky.

ProcessMind nenahrazuje váš úsudek ani znalost organizace. Poskytuje místo, kde je můžete propojit a ověřit na základě dat.