Por que criamos o ProcessMind: a história por trás do produto

Por que criamos o ProcessMind: o que queríamos desenvolver

Por que o ProcessMind existe? Para fechar um ciclo: analisar o que aconteceu, desenhar o que deveria acontecer e simular as mudanças.

Criamos o produto porque sempre encontrávamos a mesma lacuna. Process Mining mostra à equipe como o trabalho acontece de verdade. Um modelo de processo descreve como o trabalho deveria acontecer. Na maioria das ferramentas, essas respostas ficam em produtos diferentes, sob a responsabilidade de pessoas diferentes, e a análise termina antes que alguém conecte as duas.

Foram momentos simples que nos convenceram. Alguém abre um processo em que trabalha há anos e reage sempre da mesma forma: “Agora consigo ver o processo em que trabalho há anos.” “Era isso que esperávamos, e agora temos dados para conferir.” “Eu não fazia ideia de que isso estava acontecendo.”

Figure 1 — O processo que gerava discussões na equipe, junto dos números que ajudaram a chegar a uma conclusão.

Essas reações importam porque o conhecimento sobre os processos está distribuído entre documentos, sistemas e a experiência das pessoas. Um diagrama mostra como o processo deveria funcionar; os dados mostram o que aconteceu de verdade. Nenhuma das duas perspectivas, sozinha, indica o que mudar. Queríamos que mais pessoas chegassem a esse entendimento por conta própria, sem depender de um projeto.

O que aprendemos na ProcessGold e na UiPath

O ProcessMind foi criado pelos fundadores da ProcessGold, adquirida pela UiPath em 2019. Aqueles anos moldaram nossa forma de pensar sobre o problema e explicam por que o produto é como é.

Vimos os dados de eventos revelarem os caminhos que o trabalho realmente percorre e mostrarem evidências capazes de responder a perguntas que nenhum documento de processo respondia. Também aprendemos que a análise, por si só, raramente muda alguma coisa.

O que muda um processo é uma visão compartilhada: números sobre um modelo que a equipe reconhece como seu, usando uma notação que o restante da organização já entende. Isso é tanto um desafio de modelagem quanto de análise, mas, na maioria das ferramentas, ninguém assume essa responsabilidade.

O que os outros não entenderam

Uma combinação de ferramentas separadas parece flexível em uma tabela comparativa, mas custa muito mais do que as licenças.

Sempre encontrávamos os mesmos três problemas. Para começar, era preciso iniciar um projeto: encontrar um especialista, esperar e, em geral, configurar um conector antes de carregar qualquer dado. Os preços eram definidos para programas inteiros, então o acesso dependia de quem conseguia aprovar um caso de negócio, e não de quem estava mais perto do trabalho. Além disso, cada pergunta exigia uma ferramenta diferente, por isso mineração, modelagem e simulação raramente se conectavam.

Nada disso é um problema de tecnologia. É um problema de como o produto é oferecido, e isso determina quem pode fazer perguntas sobre o próprio processo.

As ferramentas costumam ser comparadas pelas funcionalidades. O que realmente importa é quanto precisa estar pronto antes de você obter a primeira resposta útil. Nossa experiência na ProcessGold e na UiPath nos deu uma visão dos dois lados: o que a tecnologia pode mostrar e todo o trabalho necessário até alguém conseguir ver isso.

O que decidimos criar em vez disso

Um espaço de trabalho, um ciclo: analisar os dados, desenhar o processo e simular a mudança.

O ProcessMind é uma plataforma completa de inteligência de processos. Mineração, modelagem BPMN 2.0, simulação, Dashboards e governança compartilham um espaço de trabalho e um conjunto de dados. Assim, você não precisa transferir arquivos entre ferramentas nem importar tudo de novo quando o modelo muda.

A IA participa de todas as etapas desse ciclo. Ela mapeia as colunas de um arquivo carregado, gera um primeiro diagrama a partir da descrição do processo e aponta onde há perda de tempo. A IA faz parte da plataforma, não é um módulo vendido à parte. Todos os planos incluem créditos de IA, para que uma equipe de negócios consiga percorrer o ciclo com rapidez.

O modelo e os dados precisam estar juntos

Uma visão baseada em dados revela os caminhos percorridos pelos casos. Um modelo de processo permite descrever como o trabalho deveria acontecer. Queríamos reunir os dois, em vez de deixar um algoritmo definir o quadro inteiro.

Figure 2 — O processo de integração de funcionários representado em um modelo, com os dados associados ao fluxo. Source: ProcessMind, exemplo de integração de funcionários

Você pode começar com um modelo e validá-lo com os dados ou explorar os dados primeiro e aprimorar o modelo à medida que aprende. O BPMN representa mais do que divisões e junções simples: atividades paralelas, Subprocess e raias também fazem parte da notação. Os modelos podem ser importados e exportados, para que o conhecimento sobre seus processos não fique preso ao nosso editor.

Uma equipe pode usar o ProcessMind apenas para modelagem. Se precisa apenas documentar um processo, combinar como ele deve funcionar e definir quem é responsável, o Process Foundation oferece um editor BPMN completo, com geração por IA, layout automático e colaboração. O Process Architecture acrescenta o panorama de processos, RACI e Governança. Uma equipe de modelagem não precisa adotar Process Mining. Quando quiser obter evidências, elas aparecem no modelo que já usa, sem precisar recorrer a outra ferramenta para analisar Conformidade, variantes ou simulação. A equipe pode trabalhar no nível de que precisa e avançar quando uma questão exigir.

Sua equipe revisa e atualiza o modelo, que continua sendo a referência para a análise. Para nós, o mais importante é manter os dois juntos: o conhecimento fica com as pessoas responsáveis pelo processo, em um formato que qualquer outra pessoa consegue entender.

A simulação faz parte do mesmo modelo

A análise explica o que aconteceu. A simulação explora o que poderia acontecer com diferentes premissas. Incluímos esse recurso porque decisões de melhoria envolvem escolhas que os dados históricos, sozinhos, não conseguem resolver.

O mesmo modelo BPMN serve para as duas coisas. Você pode colocar um resultado simulado ao lado dos dados reais e ver o efeito de uma mudança antes de se comprometer com ela, seja incluir mais uma pessoa na revisão, antecipar uma verificação ou remover uma etapa. A simulação não toma a decisão nem garante um resultado. Ela fornece um número para embasar a discussão. Saiba mais sobre como funciona a simulação de processos.

Comece com os dados que você já tem

O melhor ponto de partida é uma exportação que você já tenha, até mesmo uma planilha que alguém mantém por fora.

Carregue o arquivo e a IA mapeia as colunas para o processo, trazendo uma primeira resposta antes mesmo de você decidir algo sobre integrações. Se mais tarde o processo precisar de uma alimentação recorrente de dados, a API REST dá conta disso: um job que sua equipe já agenda envia a exportação no intervalo definido. É um passo mais simples que um projeto de conector, e não é uma condição para começar.

Figure 3 — Uma exportação simples já basta para começar. A IA faz o mapeamento por você.

Preços públicos por licença, por escolha

O acesso por autoatendimento e o preço por licença refletem a mesma escolha que orienta o restante do produto. Você pode se cadastrar, carregar seus próprios dados e decidir depois quem mais precisa de uma licença. O custo acompanha as pessoas que precisam de acesso, não o tamanho de um programa.

Os preços estão no site. Cada plano informa o que inclui e quanto custa na moeda de pagamento. O Enterprise parte da mesma lista publicada, e o contrato define os termos de implantação. Uma equipe consegue calcular o custo do acesso antes de falar com alguém, seguindo o mesmo princípio do autoatendimento. Você pode comparar os planos por conta própria.

Figure 4 — O cadastro leva poucos minutos. Você pode decidir depois quem mais precisa de uma licença.

O ProcessMind funciona na nuvem, sem instalação nem necessidade de manter atualizações. O acesso usa o provedor de identidade que você já utiliza, e os ambientes (tenants) mantêm dados e usuários separados. A hospedagem fica na União Europeia.

O controle de acesso e a definição de responsáveis pelos processos fazem parte da plataforma, não são adicionais exclusivos do Enterprise. Afinal, quem precisa consultar um processo geralmente não é quem comprou o software. Você pode conhecer a plataforma e ver como os recursos atendem às suas necessidades.

Por que continuamos sendo uma empresa de software

Desenvolvemos software. Não vendemos projetos de implantação nem queremos nos tornar uma empresa de serviços.

Essa escolha define com quem trabalhamos. Mudar um processo é responsabilidade de quem o executa, às vezes com o apoio de uma consultoria. Por isso, deixamos esse trabalho para os parceiros. Alguns conduzem projetos na plataforma; outros oferecem o produto com a própria marca. Nós cuidamos do produto, dos preços e do suporte. O parceiro tem uma plataforma para desenvolver seu negócio, e nós chegamos a processos que não alcançaríamos sozinhos. Cada lado contribui com algo de que o outro precisa, sem que um tire vantagem do outro. É esse tipo de parceria que buscamos. Se você trabalha assim, seja nosso parceiro.

A mesma ideia vale para pesquisa e ensino. A Academic Alliance oferece a plataforma gratuitamente a universidades e estudantes, porque quem vai melhorar processos daqui a dez anos está aprendendo esses métodos agora.

Essa escolha também mantém nossos incentivos alinhados. Se o software só funcionasse com um consultor ao lado, estaríamos vendendo o problema em vez da solução. Ele precisa ser útil para uma equipe por conta própria. Não queremos crescer colocando uma pessoa em cada negociação.

Quem somos

O ProcessMind foi criado por uma equipe com experiência na ProcessGold e na UiPath. Essa trajetória influencia o produto, mas não substitui o trabalho de ouvir quem o usa. Queremos facilitar o compartilhamento do conhecimento das equipes, a análise das evidências e a decisão sobre onde melhorar.

Uma ferramenta não conhece seu processo melhor do que as pessoas que o executam. Nosso papel é facilitar o compartilhamento do que elas sabem, a validação desse conhecimento com evidências e a melhoria dos processos. Saiba mais sobre a equipe do ProcessMind, conheça os autores do blog ou acesse nossa página de carreiras.

O que vem pela frente

Nosso objetivo vai além de um único processo. Os processos de uma empresa já formam uma arquitetura: fluxos de valor e capacidades no topo, os processos abaixo e as atividades e os sistemas na base. Na maioria das organizações, essa arquitetura fica em um documento que já está desatualizado no dia em que é publicado, quando existe.

Queremos que os modelos formem essa arquitetura. Cada sistema que participa de um processo envia seus eventos para o modelo, por uma chamada de API hoje e com integrações mais completas no futuro. Cada KPI sobe do processo para o departamento e, depois, para a empresa. A IA faz a primeira análise, para que as pessoas responsáveis pelo trabalho vejam o que mudou sem precisar pedir um relatório. Para nós, inteligência de processos significa isso no longo prazo: uma empresa que toma decisões com base nos próprios dados de processos, dando acesso a todos que precisam, não apenas um Dashboard para quem sabe interpretá-lo.

Os próximos passos são práticos. Precisamos oferecer suporte a mais formatos que as equipes realmente exportam e a mais sistemas que elas usam no dia a dia. Também precisamos melhorar as análises padrão para as perguntas mais frequentes e reduzir ainda mais os motivos para chamar um especialista antes de investigar uma questão por conta própria.

O ProcessMind não substitui seu julgamento nem seu conhecimento da organização. É um espaço para reunir os dois e validá-los com evidências.