ProcessMind를 만든 이유: 제품에 담긴 이야기

ProcessMind를 만든 이유: 우리가 만들고자 한 것

사람들은 ProcessMind가 왜 만들어졌는지 묻습니다. 간단히 말하면, 하나의 개선 과정입니다. 실제로 일어난 일을 분석하고, 어떻게 진행되어야 하는지 설계한 뒤, 변화를 시뮬레이션합니다.

같은 공백이 계속 보여 ProcessMind를 만들었습니다. process mining은 실제 업무가 어떻게 진행되는지 보여주고, 프로세스 모델은 업무가 어떻게 진행되어야 하는지 나타냅니다. 대부분의 도구에서는 두 가지 결과가 서로 다른 제품에 나뉘어 있고 담당자도 달라, 분석 결과를 연결하기 전에 작업이 멈춥니다.

저희가 확신을 얻은 순간은 소소했습니다. 누군가 수년간 다뤄 온 프로세스를 열고는 매번 비슷한 반응을 보였습니다. “이제야 몇 년째 맡아 온 프로세스가 보이네요.” “예상했던 대로군요. 이제 데이터로 확인할 수 있겠습니다.” “그런 일이 벌어지는 줄은 몰랐습니다.”

Figure 1 — 팀에서 의견이 엇갈리던 프로세스와 논쟁을 정리해 준 수치.

프로세스 지식은 문서와 시스템, 사람들의 경험에 흩어져 있기 때문에 이런 반응이 중요합니다. 다이어그램은 의도한 프로세스를 보여 주고, 데이터는 실제로 일어난 일을 보여 줍니다. 어느 한쪽만으로는 다음에 무엇을 바꿔야 할지 알기 어렵습니다. 프로젝트라는 장벽 없이 더 많은 사람이 각자의 질문에 답을 찾을 수 있기를 바랐습니다.

ProcessGold와 UiPath에서 배운 점

ProcessMind는 UiPath가 2019년에 인수한 ProcessGold의 창업자들이 만들었습니다. 그때의 경험은 문제를 바라보는 방식에 영향을 주었고, 지금의 제품을 만든 배경이 되었습니다.

이벤트 데이터로 실제 업무가 거쳐 간 경로를 확인하고, 프로세스 문서만으로는 답하기 어려운 질문에 근거를 제시할 수 있었습니다. 동시에 분석만으로는 좀처럼 변화가 일어나지 않는다는 점도 배웠습니다.

프로세스를 바꾸려면 모두가 함께 볼 수 있는 그림이 필요합니다. 팀이 자기 업무라고 알아볼 수 있는 모델에 수치를 표시하고, 조직에서 이미 익숙하게 사용하는 표기법으로 표현해야 합니다. 이는 분석뿐 아니라 모델링의 문제이기도 합니다. 하지만 대부분의 도구 환경에서는 이 일을 맡는 곳이 없습니다.

다른 접근 방식에서 놓친 점

비교표에서는 여러 도구를 조합하는 방식이 유연해 보이지만, 실제 비용은 라이선스 금액을 훌쩍 넘어섭니다.

저희는 같은 문제를 세 가지 형태로 반복해서 마주했습니다. 시작하려면 전문가와 프로젝트가 필요했고, 기다리는 동안 대개 커넥터부터 마련해야 데이터를 불러올 수 있었습니다. 요금은 프로그램 단위로 책정되어 사업 계획을 승인받을 수 있는 사람이 접근 여부를 결정했고, 실제 업무에 가장 가까운 사람은 뒤로 밀렸습니다. 질문마다 다른 도구를 써야 했기 때문에 process mining, 모델링, 시뮬레이션이 한곳에서 이어지는 경우도 드물었습니다.

이 문제는 기술 자체가 아니라 제품을 구성하고 제공하는 방식에서 비롯됩니다. 결국 누가 자기 프로세스에 관해 질문할 수 있는지를 좌우합니다.

도구를 비교할 때는 보통 기능을 살펴봅니다. 하지만 실제 차이는 처음으로 쓸 만한 답을 얻기까지 얼마나 많은 준비가 필요한지에 있습니다. ProcessGold와 UiPath에서의 경험을 통해 양쪽을 모두 볼 수 있었습니다. 기술이 무엇을 보여 주는지, 그리고 누군가 그 결과를 보기까지 얼마나 많은 일이 필요한지를 말입니다.

저희가 선택한 다른 방식

하나의 작업 공간에서 데이터를 분석하고, 프로세스를 설계하고, 변경 결과를 시뮬레이션합니다.

ProcessMind는 process intelligence를 위한 올인원 플랫폼입니다. process mining, BPMN 2.0 모델링, 시뮬레이션, 대시보드, 거버넌스를 하나의 작업 공간과 데이터셋에서 이용할 수 있습니다. 도구 사이에서 파일을 내보내거나 모델이 바뀔 때마다 다시 가져올 필요가 없습니다.

AI는 이 작업 흐름의 각 단계에서 활용됩니다. 업로드한 파일의 열을 매핑하고, 프로세스 설명을 바탕으로 첫 다이어그램을 만들며, 시간이 지체되는 구간을 찾아냅니다. 별도 모듈로 판매하지 않고 모든 요금제에 포함했습니다. 현업 팀이 짧은 주기로 직접 분석할 수 있도록 하기 위해서입니다.

모델과 데이터는 함께 있어야 합니다

데이터를 분석하면 사례가 실제로 거친 경로를 확인할 수 있습니다. 프로세스 모델은 업무가 어떻게 진행되어야 하는지 표현하는 방법을 제공합니다. 알고리즘이 전체 그림을 대신 그리게 두기보다, 두 가지를 한곳에서 함께 다루고 싶었습니다.

Figure 2 — 흐름에 데이터를 연결해 표현한 온보딩 프로세스 모델. Source: ProcessMind 직원 온보딩 예시

모델에서 시작해 데이터를 기준으로 검증하거나, 먼저 데이터를 살펴본 뒤 알아낸 내용에 따라 모델을 다듬을 수 있습니다. BPMN은 단순한 분기와 합류만 표현하지 않습니다. 병렬 활동, Subprocess, 스윔레인도 표기할 수 있습니다. 모델을 가져오고 내보낼 수 있어 프로세스 지식이 저희 편집기에 갇히지 않습니다.

팀에서 모델을 검토하고 업데이트하면, 그 모델을 분석의 기준점으로 계속 활용할 수 있습니다. 두 가지를 함께 두는 것이 저희가 가장 중요하게 생각하는 부분입니다. 프로세스를 맡은 사람들의 지식이 그들에게 남고, 다음 담당자도 이해할 수 있는 형태로 이어집니다.

시뮬레이션도 같은 모델에서 진행합니다

분석은 실제로 일어난 일을 설명합니다. 시뮬레이션은 가정을 달리했을 때 어떤 일이 생길지 살펴봅니다. 과거 데이터만으로는 해결할 수 없는 상충 관계를 따져야 하는 개선 의사결정에 도움이 되도록 시뮬레이션을 포함했습니다.

같은 BPMN 모델로 실제 업무와 시뮬레이션을 모두 살펴볼 수 있습니다. 추가 검토자를 두거나, 확인 절차를 앞당기거나, 단계를 없애는 등 변경을 결정하기 전에 시뮬레이션 결과를 실제 데이터와 나란히 비교할 수 있습니다. 시뮬레이션이 결정을 대신하거나 결과를 보장하지는 않습니다. 논의의 근거가 될 수치를 제공합니다. 프로세스 시뮬레이션의 작동 방식을 더 알아보세요.

이미 보유한 데이터로 시작하세요

이미 내보낸 파일이 있다면 그 파일로 시작하면 됩니다. 별도로 관리해 온 스프레드시트도 괜찮습니다.

파일을 업로드하면 AI가 열을 프로세스에 맞게 매핑하므로, 연동 방식을 결정하기 전에도 첫 분석 결과를 확인할 수 있습니다. 나중에 정기적으로 관리되는 데이터 피드가 필요해지면 커넥터를 사용할 수 있습니다. 다만 커넥터가 시작의 전제 조건은 아닙니다.

Figure 3 — 일반적인 내보내기 파일만으로 시작할 수 있습니다. 매핑은 AI가 도와드립니다.

사용자별 요금제를 선택한 이유

셀프서비스 이용 방식과 사용자별 요금제는 제품의 다른 설계와 같은 방향에서 나온 선택입니다. 가입하고 데이터를 직접 불러온 뒤, 누가 더 필요한지 나중에 결정할 수 있습니다. 비용은 프로그램 규모가 아니라 실제로 접근이 필요한 사용자 수에 따라 달라집니다.

Figure 4 — 가입은 몇 분이면 끝납니다. 다른 사용자에게 라이선스가 필요한지 결정하는 일은 나중에 해도 됩니다.

ProcessMind는 클라우드에서 실행되므로 설치하거나 패치를 관리할 필요가 없습니다. 기존에 사용하는 ID 공급자로 로그인할 수 있고, 테넌트별로 데이터와 사용자를 분리하며, EU에서 호스팅합니다.

접근 제어와 프로세스 소유권 관리 기능은 엔터프라이즈용 추가 옵션이 아니라 플랫폼에 포함되어 있습니다. 프로세스를 살펴봐야 하는 사람과 소프트웨어를 구매한 사람이 다른 경우가 많기 때문입니다. 요구사항에 맞는 기능을 확인하려면 플랫폼을 살펴보세요.

저희 소개

ProcessMind는 ProcessGold와 UiPath에서 경험을 쌓은 팀이 만들었습니다. 그 경험이 제품에 반영되어 있지만, 실제 사용자의 의견을 듣는 일을 대신하지는 않습니다. 팀이 지식을 더 쉽게 공유하고, 근거를 바탕으로 확인하며, 개선할 부분을 결정할 수 있도록 돕고자 합니다.

도구가 실제 업무를 수행하는 사람보다 프로세스를 더 잘 알 수는 없습니다. 저희의 역할은 그들의 지식을 공유하고, 근거와 대조하고, 개선하기 쉽게 만드는 것입니다. ProcessMind 팀에 대해 알아보고, 블로그 작성자를 만나거나, 채용 페이지를 방문해 보세요.

앞으로의 계획

앞으로도 같은 흐름을 중심으로 제품을 만들어 갑니다. 첫 답을 더 쉽게 찾고, 모델과 데이터를 한곳에 두며, 팀이 변경을 적용하기 전에 결과를 시험해 볼 수 있도록 하겠습니다.

이를 위해 팀이 실제로 사용하는 시스템과 프로세스를 더 폭넓게 지원하고, 새로운 작업을 더하기보다 기존 업무를 줄이는 데 AI를 활용하며, 자기 질문을 하기 전에 전문가를 찾아야 하는 상황을 줄여 나가겠습니다.

ProcessMind는 사용자의 판단이나 조직에 대한 지식을 대신하지 않습니다. 두 가지를 한곳에 모아 근거를 바탕으로 검토할 수 있도록 돕습니다.