Waarom ProcessMind is ontstaan

Waarom ProcessMind: wat we wilden bouwen

Waarom bestaat ProcessMind? In één cyclus breng je met process mining in kaart wat er is gebeurd, ontwerp je hoe het beter kan en simuleer je de verandering.

We bouwden ProcessMind omdat we steeds tegen hetzelfde probleem aanliepen. Process mining laat zien hoe het werk in de praktijk verloopt. Een procesmodel beschrijft hoe het werk bedoeld is. In de meeste toolketens staan die antwoorden in verschillende producten, bij verschillende mensen. De analyse stopt voordat iemand ze met elkaar verbindt.

De momenten die ons overtuigden, waren klein. Iemand opent een proces waar diegene al jaren aan werkt en reageert telkens hetzelfde. “Nu zie ik het proces waar ik al jaren aan werk.” “Dit verwachtten we al, en nu hebben we data om het te controleren.” “Ik wist niet dat dit gebeurde.”

Figure 1 — Het proces waarover een team discussieerde, met cijfers die de knoop doorhakten.

Die reacties zijn belangrijk, omdat proceskennis verspreid is over documenten, systemen en de ervaring van mensen. Een diagram laat zien hoe het proces bedoeld is, de data laat zien wat er echt gebeurde. Geen van beide geeft op zichzelf antwoord op de vraag wat je hierna moet veranderen. We wilden dat meer mensen zelf antwoord konden vinden op hun vragen, zonder dat een project daarvoor in de weg stond.

Wat we leerden bij ProcessGold en UiPath

ProcessMind is gebouwd door de oprichters van ProcessGold, dat UiPath in 2019 overnam. Die jaren hebben onze kijk op het probleem gevormd en verklaren waarom het product eruitziet zoals het eruitziet.

We hadden gezien hoe event data de routes laat zien die werk in de praktijk volgt. Dat bewijs gaf antwoord op vragen waar geen procesdocument antwoord op kon geven. We leerden ook dat analyse op zichzelf zelden iets verandert.

Een proces verandert als iedereen hetzelfde beeld heeft: de cijfers op een model dat het team herkent als het eigen model, in een notatie die de rest van de organisatie al kent. Dat is net zo goed een modelleerprobleem als een analyseprobleem. In de meeste toolketens is niemand daarvoor verantwoordelijk.

Waar anderen de mist in gingen

Een keten van losse tools lijkt flexibel in een vergelijkingstabel, maar kost veel meer dan alleen de licenties.

We liepen steeds tegen dezelfde drie problemen aan. Om te beginnen was er een project nodig om van start te gaan: een specialist, wachttijd en meestal een connector voordat er iets kon worden geladen. De prijs gold voor een heel programma. Daardoor bepaalde degene die een businesscase kon financieren wie toegang kreeg, in plaats van de mensen die het dichtst bij het werk staan. En voor elke vraag was er weer een andere tool. Daarom kwamen process mining, modelleren en simuleren zo weinig samen.

Dat zijn geen technische problemen, maar problemen met de manier waarop tools worden aangeboden. En die bepalen wie vragen mag stellen over het eigen proces.

Tools worden meestal vergeleken op basis van hun mogelijkheden. Het verschil dat ertoe doet, is hoeveel er geregeld moet zijn voordat je een eerste bruikbaar antwoord krijgt. Door onze ervaring bij ProcessGold en UiPath kennen we beide kanten: wat de technologie kan laten zien en hoeveel werk eromheen nodig is voordat iemand het resultaat ziet.

Wat we besloten te bouwen

Eén workspace, één cyclus: analyseer de data, ontwerp het proces en simuleer de verandering.

ProcessMind is een compleet platform voor process intelligence. Process mining, BPMN 2.0-modellering, simulatie, dashboards en governance staan in één workspace en gebruiken dezelfde dataset. Je hoeft dus geen exports tussen tools te verplaatsen of data opnieuw te importeren als een model verandert.

AI speelt een rol in elke stap van die cyclus. Het koppelt de kolommen van een upload aan de juiste datavelden, maakt een eerste diagram op basis van een procesbeschrijving en laat zien waar tijd verloren gaat. AI is onderdeel van het platform, niet een extra module die je erbij koopt. Elk abonnement bevat een aantal AI-credits, zodat een team de cyclus zelf snel kan doorlopen.

Het model en de data horen bij elkaar

Een datagedreven weergave laat zien welke routes cases hebben gevolgd. Met een procesmodel beschrijf je hoe het werk zou moeten verlopen. We wilden beide op één plek samenbrengen, in plaats van het hele beeld door een algoritme te laten bepalen.

Figure 2 — Het onboardingproces als model, met de data gekoppeld aan de processtappen. Source: ProcessMind, voorbeeld van onboarding van medewerkers

Je kunt beginnen met een model en dat toetsen aan de data. Of je verkent eerst de data en werkt het model bij naarmate je meer leert. BPMN omvat meer dan eenvoudige splitsingen en samenvoegingen: ook parallelle activiteiten, Subprocesses en swimlanes horen bij de notatie. Je kunt modellen importeren en exporteren, zodat proceskennis niet opgesloten zit in onze editor.

Een team kan ProcessMind alleen voor modellering gebruiken. Wil je een proces documenteren, afspreken hoe het moet verlopen en vastleggen wie ervoor verantwoordelijk is, dan biedt Process Foundation een complete BPMN-editor met AI-generatie, automatische indeling en samenwerkingsfuncties. Process Architecture voegt het proceslandschap, RACI en Governance toe. Een team dat modelleert, hoeft niet ook aan process mining te doen. Wil je later bewijs uit data, dan komt dat bij het bestaande model te staan. Conformance, varianten en simulatie vragen dus niet om een tweede tool. Je kunt op het niveau blijven dat je nodig hebt en opschalen zodra een vraag daarom vraagt.

Het team beoordeelt en actualiseert het model. Dat blijft het uitgangspunt voor de analyse. Juist die combinatie vinden we belangrijk: de kennis blijft bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor het proces, in een vorm die anderen kunnen begrijpen.

Simulatie maakt deel uit van hetzelfde model

Analyse verklaart wat er is gebeurd. Met simulatie verken je wat er onder verschillende aannames kan gebeuren. We hebben simulatie toegevoegd omdat beslissingen over verbeteringen altijd afwegingen vragen die je niet alleen met historische data kunt maken.

Hetzelfde BPMN-model doet beide. Je kunt een gesimuleerd resultaat naast de echte data zetten en zien wat een verandering oplevert voordat iemand ermee aan de slag gaat. Denk aan een extra beoordelaar, een eerdere controle of het schrappen van een stap. Simulatie neemt de beslissing niet voor je en garandeert geen resultaat. Het geeft je cijfers om mee te werken. Lees meer over hoe processimulatie werkt.

Begin met de data die je al hebt

Je kunt het beste beginnen met een export die je al hebt, bijvoorbeeld een spreadsheet die iemand apart bijhoudt.

Upload de data en AI koppelt de kolommen aan het proces. Zo krijg je een eerste antwoord voordat je beslissingen over integraties hoeft te nemen. Heeft het proces later een terugkerende datastroom nodig, dan kun je de REST API gebruiken. Een taak die je team al plant, uploadt de export volgens een eigen schema. Dat is een kleinere stap dan een connectorproject en je hoeft er niet voor te betalen om te beginnen.

Figure 3 — Je kunt beginnen met een gewone export. AI helpt je de data aan het proces te koppelen.

Prijzen per licentieplaats, gewoon openbaar

Self-service en prijzen per licentieplaats passen bij dezelfde keuze die we voor de rest van het product hebben gemaakt. Je kunt je aanmelden, eigen data laden en later bepalen wie er nog meer een licentieplaats nodig heeft. De kosten hangen af van wie toegang nodig heeft, niet van de omvang van een programma.

De prijzen staan op de website. Bij elk abonnement zie je wat erin zit en wat het kost in de valuta waarin je betaalt. Ook Enterprise is gebaseerd op dezelfde prijslijst; de contractvoorwaarden regelen de uitrol. Een team kan de kosten van toegang berekenen voordat het met iemand hoeft te praten. Dat sluit aan bij het self-serviceprincipe. Je kunt zelf de abonnementen vergelijken.

Figure 4 — Aanmelden duurt maar een paar minuten. Je kunt later beslissen wie er nog meer een licentieplaats nodig heeft.

ProcessMind draait in de cloud. Je hoeft niets te installeren of bij te werken. Je meldt je aan met de identiteitsprovider die je al gebruikt. Tenants houden data en gebruikers gescheiden en de hosting staat in de EU.

Toegangsbeheer en proceseigenaarschap zijn onderdeel van het platform, niet een extra optie voor Enterprise. De mensen die een proces moeten bekijken, zijn immers vaak niet degenen die de software hebben gekocht. Bekijk het platform om te zien hoe de mogelijkheden aansluiten op je eisen.

Waarom we een softwarebedrijf blijven

We bouwen software. We verkopen geen implementatieprojecten en willen geen dienstverlener worden.

Die keuze bepaalt met wie we samenwerken. Een proces veranderen is aan de mensen die het uitvoeren, soms met hulp van een adviesbureau. Daarom laten we dat werk over aan partners. Sommige partners voeren projecten uit op ons platform; andere bieden het onder hun eigen merk aan. Wij zorgen voor het product, de prijzen en de ondersteuning. De partner krijgt een platform waarop die een praktijk kan opbouwen, en wij komen in aanraking met processen die we anders nooit zouden zien. Beide partijen brengen iets mee dat de ander nodig heeft. Geen van beiden hoeft daarvoor de ander uit te knijpen. Zo willen we samenwerken. Werk je op die manier, word dan partner.

Ook voor onderzoek en onderwijs geldt hetzelfde. De Academic Alliance geeft universiteiten en studenten gratis toegang tot het platform. De mensen die over tien jaar processen verbeteren, leren nu immers de methoden.

Zo blijven ook onze belangen helder. Als de software alleen werkt wanneer er een consultant bij zit, verkopen we het probleem in plaats van de oplossing. Het product moet ook op zichzelf bruikbaar zijn voor een team. We willen geen bedrijf opbouwen dat bij elke verkoop een extra medewerker nodig heeft.

Wie we zijn

ProcessMind is gebouwd door een team met ervaring bij ProcessGold en UiPath. Die ervaring zie je terug in het product, maar vervangt niet het luisteren naar de mensen die ermee werken. We willen het teams makkelijker maken om kennis te delen, te toetsen wat het bewijs laat zien en te bepalen waar verbetering mogelijk is.

Een tool kent je proces niet beter dan de mensen die het uitvoeren. Wij maken hun kennis makkelijker te delen, aan bewijs te toetsen en te verbeteren. Lees meer over het ProcessMind-team, maak kennis met onze blogauteurs of bekijk onze vacatures.

Wat volgt

We kijken verder dan één proces. De processen van een bedrijf vormen samen al een architectuur: bovenaan de waardestromen en mogelijkheden, daaronder de processen en onderaan de activiteiten en systemen. Bij de meeste organisaties staat die architectuur in een document dat al verouderd is zodra het wordt gepubliceerd, als het document er überhaupt is.

We willen dat de modellen die architectuur vormen. Elk systeem dat een proces raakt, stuurt events naar het model, nu via een API-aanroep en later via uitgebreidere integraties. Elke KPI wordt doorgetrokken van proces naar afdeling en vervolgens naar het bedrijf. AI voert de eerste analyse uit, zodat de mensen die het werk doen kunnen zien wat er is veranderd zonder een rapport op te vragen. Dat is wat process intelligence op de lange termijn voor ons betekent: een bedrijf dat op basis van de eigen procesdata kan bijsturen, met toegang voor iedereen die die nodig heeft. Geen dashboard dat alleen een paar mensen kunnen lezen.

De volgende stappen zijn praktisch. We moeten meer bestandsindelingen ondersteunen die teams daadwerkelijk exporteren, en meer systemen waarmee ze werken. Ook moeten we de standaardanalyses verbeteren voor de vragen die mensen het vaakst stellen. En we moeten het makkelijker maken om zelf een vraag te onderzoeken, zonder eerst een specialist in te schakelen.

ProcessMind vervangt je oordeel of je kennis van de organisatie niet. Het is een plek om die bij elkaar te brengen en aan bewijs te toetsen.