Process Mining Ultimo aggiornamento: 7 novembre 2026
Perché ProcessMind: la storia del prodotto
Cosa abbiamo imparato in ProcessGold e UiPath, perché modello e dati devono essere considerati insieme e verso quale architettura dei processi stiamo lavorando.
Perché ProcessMind: cosa volevamo creare
Perché esiste ProcessMind? Perché permette di seguire un unico ciclo: analizzare ciò che è accaduto, progettare ciò che dovrebbe accadere e simulare i cambiamenti.
Lo abbiamo creato perché continuavamo a imbatterci nello stesso divario. Il Process Mining mostra a un team come si svolge davvero il lavoro. Un modello di processo descrive come dovrebbe svolgersi. Nella maggior parte degli ambienti, però, queste due risposte si trovano in prodotti diversi, gestiti da persone diverse, e l’analisi si interrompe prima che qualcuno le colleghi.
Sono stati momenti semplici a convincerci. Qualcuno apre un processo su cui lavora da anni e reagisce sempre allo stesso modo. “Ora riesco a vedere il processo su cui lavoro da anni.” “È ciò che ci aspettavamo e ora abbiamo i dati per verificarlo.” “Non immaginavo che stesse succedendo.”
Queste reazioni sono importanti perché le conoscenze sui processi sono distribuite tra documenti, sistemi ed esperienza delle persone. Un diagramma mostra il processo previsto, i dati raccontano ciò che è accaduto davvero, ma nessuna delle due prospettive, da sola, indica cosa cambiare. Volevamo che più persone potessero trovare autonomamente una risposta alle proprie domande, senza che un progetto si frapponesse.
Le lezioni apprese con ProcessGold e UiPath
ProcessMind è stato creato dai fondatori di ProcessGold, acquisita da UiPath nel 2019. Quegli anni hanno influenzato il nostro modo di affrontare il problema e spiegano perché il prodotto è fatto così.
Avevamo visto i dati sugli eventi rivelare i percorsi seguiti dal lavoro e fornire risposte che nessun documento di processo poteva dare. Avevamo anche imparato che l’analisi, da sola, raramente cambia le cose.
A cambiare un processo è una visione condivisa: i dati riportati su un modello in cui il team si riconosce, espresso con una notazione che il resto dell’organizzazione già comprende. È una questione di modellazione tanto quanto di analisi, ma nella maggior parte degli ambienti nessuno se ne assume la responsabilità.
Dove gli altri hanno sbagliato
Una serie di strumenti separati può sembrare flessibile in una tabella comparativa, ma il costo va ben oltre quello delle licenze.
Ci siamo imbattuti più volte negli stessi tre problemi. Per iniziare serviva un progetto: uno specialista, tempi di attesa e, di solito, un connettore prima di poter caricare qualsiasi dato. I prezzi venivano definiti a livello di programma, così l’accesso dipendeva da chi poteva finanziare un business case, anziché dalle persone più vicine al lavoro. Inoltre, ogni domanda richiedeva uno strumento diverso: ecco perché Process Mining, modellazione e simulazione si incontravano così raramente.
Non è un problema tecnologico, ma di come viene offerto il prodotto. E questo determina chi può porre domande sui processi della propria organizzazione.
Di solito gli strumenti vengono confrontati in base alle loro capacità. La differenza che conta è quanto occorre predisporre prima di ottenere una prima risposta utile. L’esperienza maturata con ProcessGold e UiPath ci ha permesso di vedere entrambi gli aspetti: cosa può mostrare la tecnologia e quanto lavoro serve prima che qualcuno possa consultare i risultati.
Cosa abbiamo deciso di creare
Un unico ambiente di lavoro, un unico ciclo: analizzare i dati, progettare il processo e simulare il cambiamento.
ProcessMind è una piattaforma di Process Intelligence completa. Process Mining, modellazione BPMN 2.0, simulazione, Dashboard e governance condividono lo stesso ambiente di lavoro e lo stesso insieme di dati. Non occorre quindi spostare esportazioni tra strumenti né importare di nuovo i dati quando cambia un modello.
La AI è presente in ogni fase di questo percorso. Associa le colonne dei dati importati, genera un primo diagramma a partire dalla descrizione del processo e indica dove si perde tempo. È integrata nella piattaforma, non è un modulo da acquistare a parte; ogni piano include una dotazione di crediti AI, così un team aziendale può completare il percorso in tempi brevi.
Modello e dati devono restare uniti
Una prospettiva basata sui dati rivela i percorsi seguiti dai casi. Un modello di processo permette di descrivere come dovrebbe svolgersi il lavoro. Volevamo riunire entrambe le prospettive, senza lasciare che un algoritmo definisse da solo il quadro completo.
Può partire da un modello e verificarlo con i dati, oppure esplorare prima i dati e perfezionare il modello man mano che acquisisce nuove informazioni. BPMN permette di rappresentare più di semplici diramazioni e ricongiungimenti: comprende attività parallele, Subprocess e corsie. Inoltre, i modelli possono essere importati ed esportati, così le conoscenze sui processi non restano vincolate al nostro editor.
Un team può usare ProcessMind esclusivamente per la modellazione. Se ha bisogno soltanto di documentare un processo, concordare come dovrebbe svolgersi e definire le responsabilità, Process Foundation offre un editor BPMN completo con generazione tramite AI, disposizione automatica e collaborazione; Process Architecture aggiunge l’architettura dei processi, RACI e governance. Un team che si occupa di modellazione non è obbligato a passare al Process Mining. Quando servono dati di riscontro, questi vengono applicati al modello esistente: il controllo di conformità, l’analisi delle varianti e la simulazione non richiedono di passare a un altro strumento. Il team può mantenersi al livello necessario e passare a quello successivo quando le domande lo richiedono.
Il team rivede e aggiorna il modello, che rimane il riferimento per l’analisi. Per noi è fondamentale tenere insieme entrambi gli aspetti: le conoscenze restano alle persone responsabili del processo, in una forma comprensibile anche a chi se ne occuperà in seguito.
La simulazione fa parte dello stesso modello
L’analisi spiega cosa è successo. La simulazione esplora cosa potrebbe accadere in base a ipotesi diverse. L’abbiamo inclusa perché le decisioni di miglioramento comportano compromessi che i soli dati storici non possono risolvere.
Lo stesso modello BPMN svolge entrambe le funzioni. Può affiancare i risultati simulati ai dati reali e osservare l’effetto di un cambiamento prima di impegnarsi ad attuarlo, che si tratti di aggiungere un revisore, anticipare un controllo o eliminare un passaggio. La simulazione non prende decisioni né garantisce un risultato: fornisce un dato su cui ragionare. Per saperne di più, legga come funziona la simulazione dei processi.
Parta dai dati che ha già
Il punto di partenza migliore è un’esportazione già disponibile, anche un foglio di calcolo che qualcuno aggiorna separatamente.
Carichi i dati e la AI associa le colonne al processo: otterrà una prima risposta prima ancora di decidere come gestire le integrazioni. Se in seguito il processo richiede un flusso di dati ricorrente, può utilizzare l’API REST: un’attività già pianificata dal Suo team carica l’esportazione secondo le proprie scadenze. È un passaggio più semplice di un progetto per realizzare un connettore, e non è comunque un costo iniziale obbligatorio.
Prezzi pubblici per postazione, per scelta
L’accesso self-service e i prezzi per postazione sono coerenti con il resto del prodotto. Può registrarsi, caricare i Suoi dati e decidere in seguito chi altro debba avere una postazione. Il costo dipende dalle persone che hanno bisogno di accedere, non dalle dimensioni del programma.
I prezzi sono pubblicati sul sito. Ogni piano indica cosa include e quanto costa nella valuta di pagamento; anche Enterprise parte dallo stesso listino, mentre l’accordo definisce le condizioni di avvio. Un team può calcolare il costo degli accessi prima di parlare con qualcuno, in linea con lo stesso principio self-service. Può confrontare i piani autonomamente.
ProcessMind è disponibile nel cloud: non deve installare nulla né occuparsi degli aggiornamenti. L’accesso avviene tramite il provider di identità che già utilizza, i tenant mantengono separati dati e utenti e l’hosting è nell’UE.
Il controllo degli accessi e la responsabilità sui processi sono parte della piattaforma, non un’opzione aggiuntiva riservata alle aziende. Chi ha bisogno di consultare un processo, infatti, spesso non è la stessa persona che ha acquistato il software. Può rivedere la piattaforma per capire in che modo le funzionalità rispondono ai Suoi requisiti.
Naturalmente amiamo il nostro prodotto. Ma ci sta ancora più a cuore aiutare le persone a capire i propri processi e a migliorarli. Il software è il mezzo per farlo, non il motivo per cui lo facciamo.
Cosa abbiamo imparato dai nostri errori
Non diamo per scontato che una decisione sia giusta solo perché l’abbiamo presa noi. Costruire ProcessMind ci ha insegnato a riconoscere le ipotesi da rivedere.
- Pensavamo che la prima vista fosse chiara a tutti. Anche un risultato utile ha bisogno di contesto. Abbiamo dovuto rendere più semplice capire cosa mostrano i dati e come si collegano al modello del processo.
- Avevamo sottovalutato il contributo del modello. Venivamo da un mondo in cui Process Mining e modellazione erano due attività distinte, svolte con strumenti diversi e spesso da persone diverse. È facile immaginarli separati, perché è ancora così che funziona gran parte del mercato. Vederli insieme, con i numeri sovrapposti al flusso, ha cambiato il nostro modo di leggere un processo.
- Abbiamo capito che la flessibilità ha bisogno di indicazioni. Le opzioni non sono d’aiuto se non si riesce a capire quale risponde alla propria domanda. Continuiamo a lavorare sul passaggio tra una prima analisi e un’azione successiva utile.
Perché restiamo un’azienda software
Sviluppiamo software. Non vendiamo progetti di implementazione e non vogliamo trasformarci in una società di servizi.
Questa scelta determina con chi collaboriamo. Il cambiamento dei processi spetta a chi li gestisce, talvolta con il supporto di una società di consulenza; per questo lasciamo quel lavoro ai partner. Alcuni realizzano progetti sulla piattaforma, altri la propongono con il proprio marchio. Noi ci occupiamo del prodotto, dei prezzi e del supporto. Il partner ha una piattaforma su cui sviluppare la propria attività, mentre noi raggiungiamo processi a cui non arriveremmo da soli. Ciascuna parte offre all’altra ciò di cui ha bisogno, senza che nessuna debba approfittare dell’altra. È questo il tipo di collaborazione che vogliamo. Se anche Lei lavora in questo modo, collabori con noi.
Lo stesso principio vale per la ricerca e la didattica. L’Academic Alliance offre gratuitamente la piattaforma a università e studenti, perché le persone che miglioreranno i processi tra dieci anni stanno imparando i metodi necessari proprio ora.
Questo approccio mantiene chiari i nostri incentivi. Se il software funzionasse solo con un consulente presente, venderemmo il problema invece della soluzione. Deve essere utile a un team anche da solo. Non vogliamo far crescere l’azienda aggiungendo una persona a ogni trattativa.
Chi siamo
ProcessMind è stato creato da un team con esperienza in ProcessGold e UiPath. Questa esperienza ha influenzato il prodotto, ma non sostituisce l’ascolto delle persone che lo utilizzano. Vogliamo aiutare i team a condividere più facilmente le proprie conoscenze, verificarle alla luce dei dati e decidere dove intervenire.
Uno strumento non può conoscere il Suo processo meglio delle persone che lo gestiscono. Il nostro compito è rendere più semplice condividere ciò che sanno, verificarlo alla luce dei dati e migliorarlo. Può saperne di più sul team di ProcessMind, conoscere gli autori del blog o visitare la pagina Lavora con noi.
I prossimi passi
La direzione che seguiamo va oltre il singolo processo. I processi di un’azienda formano già un’architettura: in alto, flussi di valore e capacità; al livello successivo, i processi; in basso, attività e sistemi. Nella maggior parte delle organizzazioni questa architettura è contenuta in un documento già superato il giorno della pubblicazione, ammesso che esista.
Vogliamo che siano i modelli a costituire questa architettura. Ogni sistema che interviene in un processo invia i propri eventi al modello, oggi tramite chiamate API e, in futuro, con integrazioni più strette. Ogni KPI risale dal processo al reparto e poi all’azienda. La AI svolge una prima analisi, così chi gestisce il lavoro può vedere cosa è cambiato senza dover chiedere un rapporto. A lungo termine, per noi, Process Intelligence significa questo: un’azienda capace di orientarsi usando i dati dei propri processi, con accesso per chiunque ne abbia bisogno, non una Dashboard riservata a poche persone in grado di leggerla.
I prossimi passi sono concreti, anche se poco appariscenti. Dobbiamo supportare più formati che i team esportano davvero e più sistemi che utilizzano ogni giorno. Dobbiamo migliorare le analisi predefinite per le domande più frequenti. E dobbiamo ridurre ulteriormente i motivi per cui rivolgersi a uno specialista prima di poter porre una domanda.
ProcessMind non sostituisce il Suo giudizio né le Sue conoscenze dell’organizzazione. È uno spazio in cui riunirli e confrontarli con i dati.
Where to Go From Here
Quanto affermato in questa pagina conta solo se viene verificato su un processo che conosce. Per provarlo non servono un connettore né una chiamata commerciale.
