Krijg grip op je supply chain-processen

Process mining voor de supply chain

Met process mining voor de supply chain zie je hoe orders door inkoop, productie, voorraadbeheer en distributie lopen. Volg een order door verschillende systemen en ontdek hoe lang die bij elke overdracht wacht, wat de doorlooptijd bepaalt en waar een aanpassing de doorstroming kan verbeteren. Simuleer voorgestelde wijzigingen voordat je ze doorvoert. Vergelijk daarna de voorspelde en werkelijke prestaties met dezelfde KPI’s en nulmeting.

Waarom de hele supply chain bekijken?

Elke afdeling ziet het eigen werk, maar rapportages uit afzonderlijke systemen laten zelden het hele proces zien. Een order kan in een ERP-systeem als open staan, in een Warehouse Management System (WMS) als in behandeling en in een Transportation Management System (TMS) als niet gepland. Die statussen laten niet zien hoelang de order tussen stappen heeft gewacht of hoe een vertraging de volgende overdracht beïnvloedde.

ProcessMind brengt event data uit deze systemen samen in één procesoverzicht. Bekijk de volgorde van activiteiten, vind bottlenecks en herstelwerk en vergelijk hoe verschillende orders dezelfde processtroom doorlopen.

In de procesgids voor de supply chain vind je per systeem de activiteiten om naar te kijken en de tabellen en timestamp-velden om te extraheren.

Hoe ziet één order eruit in vijf systemen?

Volg een klantorder vanaf de invoer, via inkoop, productie en magazijnactiviteiten tot aan de verzending. Elk systeem registreert eigen activiteiten. Met een gedeeld ordernummer kun je die events samenvoegen tot één trace en de tijd tussen overdrachten zien.

Deze tabel geeft aan waar je onderzoek kunt doen, maar toont geen gemeten resultaten. Met event data zie je hoe lang er bij elke overdracht daadwerkelijk wordt gewacht. Een trace kan ook laten zien of een vertraging ertoe leidde dat de order een latere planningsronde of verzending miste.

Gebruik het ordernummer als case-ID en combineer events uit de systemen die de voortgang van de order registreren. In de Caseverkenner zie je de stappen van één order en de tijd ertussen. Met variantanalyse vergelijk je de routes die orders volgen. Conformancechecks laten zien waar het werkelijke proces afwijkt van de ontworpen processtroom.

Waar loopt de wachttijd in de supply chain op?

Zodra je de overdrachten in beeld hebt, kun je orders vergelijken en terugkerende vertragingen opsporen. Mogelijke aandachtspunten zijn:

• Orderinvoer en kredietblokkades: Na een afwijking bij een automatische controle kan een order wachten op handmatige beoordeling.
• Planningsuitzonderingen: Door tekorten of veranderende vraag kunnen orders buiten de standaardplanning vallen.
• Goedkeuring van inkooporders: De inkoop kan stilvallen als een goedkeurder niet beschikbaar is.
• Goederenontvangst en inslag: Voorraad kan bij het laadperron blijven staan terwijl teams documenten controleren of wachten met het registreren van de ontvangst.
• Picken en verpakken: Orders kunnen wachten op de volgende magazijnronde, ook als er medewerkers beschikbaar zijn.
• Transport boeken en laadperron plannen: Een zending kan wachten op een vervoerder, een tijdslot of een samengevoegde lading.
• Retouren en herstelwerk: Opnieuw picken, beschadigde goederen en creditnota’s kunnen extra stappen aan een order toevoegen.
• Verschillen in stamgegevens: Verschillen in eenheden, materiaalnummers of vestigingscodes kunnen handmatige correcties nodig maken.

Met het hele proces in beeld kun je deze gebeurtenissen met elkaar in verband brengen. Controleer bijvoorbeeld of een kredietblokkade de order zo lang vertraagde dat die een samengevoegde lading miste, en of dat de transportkosten per order beïnvloedde.

Welke data heb je nodig voor process mining in de supply chain?

Begin met event data die al in de systemen van je supply chain wordt vastgelegd. Breng voor elk event het volgende samen:

• Een case-ID waarmee je aangeeft wat je volgt, zoals een verkooporder, inkooporder of zending. Bepaal of elke case een order of een orderregel is en gebruik die definitie consequent.
• Activiteitsnamen die beschrijven wat er is gebeurd, zoals order aangemaakt, kredietcontrole geslaagd, goederenontvangst geboekt, pick bevestigd of zending geboekt.
• Timestamps voor elke activiteit, in een vaste tijdzone en indeling.
• Attributen om orders te vergelijken, zoals vestiging, vervoerder, regio, materiaalgroep, klantsegment, orderwaarde en spoedstatus.

In de gids voor datamapping lees je hoe je kolommen in ProcessMind combineert. Bekijk waar je data vandaan haalt voor veelgebruikte bronsystemen en exports.

Welke KPI’s helpen je de prestaties van de supply chain te volgen?

Koppel het procesoverzicht aan metingen die je team voor de bedrijfsvoering al volgt. Afhankelijk van je data en doelen kun je onder meer deze KPI’s bijhouden:

• Doorlooptijd van order tot levering, uitgesplitst naar bewerkingstijd en wachttijd.
• On-time in full (OTIF) of delivered in full and on time (DIFOT), inclusief de redenen voor te late orders.
• Percentage perfecte orders, op basis van volledigheid, tijdige levering, staat van de goederen en factuurcorrectheid.
• Percentage spoedorders, oftewel hoe vaak een order de standaardstroom verlaat voor handmatige afhandeling.
• Voorraaddagen en hoe vaak de voorraad per materiaalgroep op is.
• Percentages herstelwerk en retouren, inclusief de extra tijd per herhaling.
• Transportkosten per order of lading, vergeleken met de geplande bundeling.

Met de tijdmetingen van ProcessMind bekijk je de doorlooptijd en wachttijd per stap. Zo kun je de cijfers achter een KPI op het dashboard onderzoeken.

Hoe ga je van analyse naar actie?

1. Breng het proces in kaart met process mining. Combineer event data uit inkoop, voorraadbeheer, logistiek en distributie. Breng de werkelijke processtroom in beeld en ontdek waar orders wachten, teruggaan of afwijken van de verwachte route. Kijk vooral naar stappen die samenhangen met doorlooptijd, vertragingen, voorraadtekorten, overtollige voorraad of transportkosten.

2. Modelleer het proces. Leg de huidige processtroom vast met BPMN 2.0, stem die af met de teams voor bedrijfsvoering, supply chain en IT en bepaal het doelproces. Maak beslismomenten en overdrachten duidelijk en spreek af welke KPI’s je gebruikt om een wijziging te beoordelen.

3. Simuleer voorgestelde wijzigingen. Vergelijk scenario’s, zoals andere goedkeuringsroutes, personeelsbezetting, magazijnregels, transportopties of voorraadbeleid, voordat je middelen inzet. Gebruik de nulmeting om de voorspelde veranderingen in doorlooptijd en andere KPI’s te beoordelen. In de gidsen over wat-alsanalyses en een simulatie uitvoeren lees je hoe je scenario’s opstelt en voorspelde cijfers genereert.

4. Vergelijk voorspelde en werkelijke resultaten. Leg het voorspelde effect vast voordat je de wijziging doorvoert. Meet na de wijziging dezelfde KPI’s en vergelijk ze met de nulmeting. Zo kun je op een vaste manier beoordelen of de werkelijke prestaties overeenkomen met de voorspelling.

Wat kun je ontdekken met process mining voor de supply chain?

Wat je ontdekt, hangt af van je event data, de complexiteit van het proces en de wijzigingen die je doorvoert. Teams gebruiken process mining voor de supply chain om vertragingen bij overdrachten te vinden, herstelwerk te onderzoeken, procesvarianten te vergelijken en wijzigingen vooraf te testen.

Bij processen met veel wachttijd, herstelwerk of vermijdbare variatie is een verkorting van de doorlooptijd met 20–40% mogelijk. Zie dit als een richtlijn voor de planning, niet als een voorspelling of garantie. Gebruik je event data en KPI’s om het potentieel te beoordelen en vergelijk na een wijziging de voorspelde en werkelijke prestaties.

Hoe begin je?

Kies één supplychainproces en een meetbaar probleem, zoals orderafhandeling, inkoop tot betaling, voorraadaanvulling, magazijnactiviteiten of transportplanning. Bepaal de case-ID, activiteiten, timestamps en KPI’s. Volg daarna een kleine groep orders van begin tot eind om te zien waar ze wachten en welke overdrachten aandacht vragen.

Bespreek de traces met de mensen die het proces uitvoeren. Zij kunnen uitzonderingen toelichten die je niet uit timestamps alleen kunt afleiden. Zijn jullie het eens over het belangrijkste probleem, modelleer dan een praktische wijziging, simuleer het verwachte effect en leg de voorspelling vast. Vergelijk na invoering de werkelijke doorlooptijd, serviceniveaus, voorraadkosten en handmatige inspanning met de nulmeting.

Bekijk voor een nadere blik op de orderstroom per order de toepassing voor orderbeheer. Lees hoe je een proces analyseert om je analyse voor te bereiden. In de documentatie van de Caseverkenner vind je een praktische gids voor het bekijken van afzonderlijke ordertraces.

Volg één order van begin tot eind: /freetrial