Process mining cho chuỗi cung ứng

Process mining cho chuỗi cung ứng

Process mining cho chuỗi cung ứng cho thấy đơn hàng đi qua các khâu mua hàng, sản xuất, tồn kho và phân phối như thế nào. Theo dõi một đơn hàng qua các hệ thống để biết thời gian chờ ở mỗi lần bàn giao, yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ và thay đổi nào có thể giúp luồng công việc thông suốt hơn. Mô phỏng các thay đổi đề xuất trước khi triển khai, rồi dùng cùng KPI và mức cơ sở để so sánh hiệu suất dự đoán với thực tế.

Vì sao cần xem chuỗi cung ứng từ đầu đến cuối?

Mỗi phòng ban có thể theo dõi phần việc của mình, nhưng báo cáo từ từng hệ thống riêng lẻ hiếm khi cho thấy toàn bộ quy trình đầu cuối. Một đơn hàng có thể hiện trạng thái đang mở trong hệ thống ERP, đang chờ trong Warehouse Management System (WMS) và chưa được lên kế hoạch trong Transportation Management System (TMS). Các trạng thái này không cho biết đơn hàng đã chờ bao lâu giữa các bước hay một lần chậm trễ ảnh hưởng thế nào đến lần bàn giao tiếp theo.

ProcessMind tập hợp dữ liệu sự kiện từ các hệ thống này vào một góc nhìn quy trình dùng chung. Xem trình tự hoạt động, tìm điểm nghẽn và công việc phải làm lại, rồi so sánh đường đi của các đơn hàng qua cùng một luồng.

Để xem hướng dẫn theo từng hệ thống, gồm các hoạt động cần tìm và bảng cùng trường dấu thời gian cần trích xuất, hãy xem hướng dẫn quy trình chuỗi cung ứng.

Một đơn hàng đi qua năm hệ thống như thế nào?

Chọn một đơn hàng của khách hàng và theo dõi từ lúc tạo đơn qua các khâu mua hàng, sản xuất, vận hành kho đến giao hàng. Mỗi hệ thống ghi lại các hoạt động riêng. Mã đơn hàng dùng chung có thể liên kết những sự kiện này thành một hành trình, cho thấy thời gian giữa các lần bàn giao.

Bảng này gợi ý những điểm cần tìm hiểu, chứ không thể hiện kết quả đo lường. Dữ liệu sự kiện cho biết thời gian chờ thực tế ở mỗi lần bàn giao. Hành trình cũng có thể cho thấy liệu một lần chậm trễ có khiến đơn hàng lỡ đợt lập kế hoạch hoặc chuyến giao hàng tiếp theo hay không.

Để tạo góc nhìn này, hãy dùng mã đơn hàng làm case ID và kết hợp sự kiện từ các hệ thống ghi nhận tiến trình của đơn hàng. Trình khám phá trường hợp hiển thị các bước của một đơn hàng cụ thể và thời gian giữa các bước. Phân tích biến thể so sánh các đường đi của đơn hàng, còn kiểm tra mức độ phù hợp làm nổi bật những điểm quy trình thực tế khác với luồng đã thiết kế.

Thời gian chờ trong chuỗi cung ứng kéo dài ở đâu?

Khi đã thấy các lần bàn giao, hãy so sánh đơn hàng và tìm những chậm trễ lặp lại. Một số điểm thường cần xem xét:

• Tiếp nhận đơn hàng và chặn do tín dụng: Đơn hàng có thể phải chờ người xem xét thủ công sau khi bước kiểm tra tự động phát hiện ngoại lệ.
• Ngoại lệ khi lập kế hoạch: Tình trạng thiếu hàng hoặc thay đổi nhu cầu có thể khiến đơn hàng lệch khỏi luồng lập kế hoạch tiêu chuẩn.
• Phê duyệt đơn mua hàng: Hoạt động mua hàng có thể đình trệ khi phải chờ người phê duyệt không sẵn sàng.
• Nhận hàng và đưa vào kho: Hàng có thể nằm ở bến trong lúc các nhóm đối chiếu giấy tờ hoặc chờ ghi nhận đã nhận hàng.
• Lấy và đóng gói hàng: Đơn hàng có thể phải chờ đợt xử lý tiếp theo của kho, ngay cả khi nhân viên đang sẵn sàng.
• Đặt chỗ vận chuyển và xếp lịch tại bến: Lô hàng có thể phải chờ đơn vị vận chuyển, khung giờ tại bến hoặc ghép chuyến.
• Hàng trả lại và làm lại: Lấy hàng lại, hàng hư hỏng và phiếu ghi có có thể làm phát sinh thêm bước cho đơn hàng.
• Dữ liệu chủ không khớp: Khác biệt về đơn vị quy đổi, mã vật tư hoặc mã nhà máy có thể khiến nhân viên phải chỉnh sửa thủ công.

Góc nhìn đầu cuối giúp bạn kết nối các sự kiện này. Ví dụ, hãy kiểm tra xem việc chặn do tín dụng có khiến đơn hàng lỡ chuyến ghép hay không, và việc lỡ chuyến có làm tăng chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng không.

Cần dữ liệu gì để thực hiện process mining cho chuỗi cung ứng?

Bắt đầu với dữ liệu sự kiện đã được ghi lại trong các hệ thống chuỗi cung ứng. Với mỗi sự kiện, hãy tập hợp:

• Case ID để xác định đối tượng bạn đang theo dõi, chẳng hạn đơn bán hàng, đơn mua hàng hoặc lô hàng. Quyết định mỗi trường hợp là một đơn hàng hay một dòng hàng trong đơn, rồi áp dụng nhất quán cách xác định đó.
• Tên hoạt động mô tả việc đã xảy ra, chẳng hạn tạo đơn hàng, kiểm tra tín dụng đạt, ghi nhận nhận hàng, xác nhận lấy hàng hoặc đặt chỗ giao hàng.
• Dấu thời gian của từng hoạt động, theo cùng múi giờ và định dạng.
• Thuộc tính để so sánh đơn hàng, chẳng hạn nhà máy, đơn vị vận chuyển, khu vực, nhóm vật tư, phân khúc khách hàng, giá trị đơn hàng và trạng thái giao gấp.

Hướng dẫn ánh xạ dữ liệu giải thích cách kết hợp các cột trong ProcessMind. Xem các nguồn lấy dữ liệu để biết những hệ thống nguồn và cách xuất dữ liệu phổ biến.

KPI nào giúp theo dõi hiệu suất chuỗi cung ứng?

Kết nối góc nhìn quy trình với các chỉ số mà nhóm vận hành của bạn đang theo dõi. Tùy dữ liệu và mục tiêu, bạn có thể theo dõi:

• Thời gian chu kỳ từ đơn hàng đến giao hàng, tách riêng thời gian xử lý và thời gian chờ.
• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, đủ số lượng (OTIF) hoặc giao đủ và đúng hạn (DIFOT), kèm lý do đơn hàng bị trễ.
• Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo, xét mức độ đầy đủ, giao đúng hạn, tình trạng hàng và độ chính xác của hóa đơn.
• Tỷ lệ giao gấp, tức tần suất đơn hàng rời khỏi luồng tiêu chuẩn để cần xử lý thủ công.
• Số ngày tồn kho và tần suất hết hàng theo nhóm vật tư.
• Tỷ lệ làm lại và trả hàng, gồm thời gian phát sinh ở mỗi vòng xử lý.
• Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng hoặc chuyến so với kế hoạch ghép hàng.

Các chỉ số thời gian của ProcessMind giúp bạn xem thời gian chu kỳ và thời gian chờ ở từng bước, để tìm hiểu các số liệu đằng sau KPI trên bảng điều khiển.

Làm sao chuyển từ phân tích sang hành động?

1. Phân tích quy trình. Kết hợp dữ liệu sự kiện từ các khâu mua hàng, tồn kho, logistics và phân phối. Sơ đồ hóa luồng thực tế để tìm nơi đơn hàng phải chờ, quay lại bước trước hoặc đi chệch khỏi lộ trình dự kiến. Tập trung vào các bước liên quan đến thời gian chu kỳ, chậm trễ, hết hàng, tồn kho dư hoặc chi phí vận chuyển.

2. Mô hình hóa quy trình. Dùng BPMN 2.0 để ghi lại luồng hiện tại, giúp các nhóm vận hành, chuỗi cung ứng và CNTT thống nhất, đồng thời xác định quy trình mục tiêu. Làm rõ các điểm ra quyết định và bàn giao, rồi thống nhất KPI dùng để đánh giá thay đổi.

3. Mô phỏng thay đổi đề xuất. So sánh các kịch bản như thay đổi luồng phê duyệt, số nhân sự, quy tắc kho, phương án vận chuyển hoặc chính sách tồn kho trước khi phân bổ tài nguyên. Dùng mức cơ sở để đánh giá thay đổi dự đoán về thời gian chu kỳ và các KPI khác. Hướng dẫn về phân tích giả định và chạy mô phỏng giải thích cách thiết lập kịch bản và tạo số liệu dự đoán.

4. So sánh dự đoán với kết quả thực tế. Ghi lại tác động dự đoán trước khi triển khai. Sau khi thay đổi, đo lại cùng các KPI và đối chiếu với mức cơ sở. Nhờ vậy, bạn có thể đánh giá nhất quán xem hiệu suất thực tế có khớp với dự đoán hay không.

Process mining cho chuỗi cung ứng giúp bạn phát hiện điều gì?

Kết quả phụ thuộc vào dữ liệu sự kiện, độ phức tạp của quy trình và những thay đổi bạn triển khai. Các nhóm dùng process mining cho chuỗi cung ứng để phát hiện chậm trễ khi bàn giao, tìm hiểu công việc phải làm lại, so sánh các biến thể quy trình và thử nghiệm thay đổi đề xuất trước khi triển khai.

Những quy trình có thời gian chờ dài, nhiều việc phải làm lại hoặc biến động có thể tránh được có thể giảm thời gian chu kỳ 20–40%. Hãy xem đây là mức tham khảo để lập kế hoạch, không phải dự báo hay cam kết. Dùng dữ liệu sự kiện và KPI để đánh giá tiềm năng, rồi so sánh hiệu suất dự đoán với thực tế sau khi thay đổi.

Nên bắt đầu như thế nào?

Chọn một quy trình chuỗi cung ứng và một vấn đề có thể đo lường, chẳng hạn xử lý đơn hàng, quy trình từ mua hàng đến thanh toán, bổ sung hàng tồn kho, vận hành kho hoặc lập kế hoạch vận chuyển. Xác định case ID, hoạt động, dấu thời gian và KPI. Sau đó, truy vết một nhóm nhỏ đơn hàng từ đầu đến cuối để xem chúng phải chờ ở đâu và lần bàn giao nào cần được chú ý.

Cùng những người trực tiếp vận hành quy trình xem lại các hành trình. Họ có thể giải thích những trường hợp ngoại lệ mà dấu thời gian không thể hiện. Khi đã thống nhất vấn đề chính, hãy mô hình hóa một thay đổi khả thi, mô phỏng tác động dự kiến và ghi lại dự đoán. Sau khi triển khai, so sánh thời gian chu kỳ, mức dịch vụ, chi phí tồn kho và công sức thủ công thực tế với mức cơ sở.

Để xem luồng xử lý ở cấp đơn hàng, xem trường hợp sử dụng về quản lý đơn hàng. Để lên kế hoạch phân tích, tìm hiểu cách phân tích quy trình. Để biết cách xem hành trình của từng đơn hàng, hãy đọc tài liệu về trình khám phá trường hợp.

Truy vết một đơn hàng từ đầu đến cuối: /freetrial