Breng je orderbeheer in kaart

Spreek één procesmodel voor orderbeheer af

Orderbeheer loopt van orderinvoer tot en met afhandeling en levering. Sales, klantenservice, magazijn, finance en logistiek kunnen het proces ieder anders beschrijven. Stel samen één model op, leg vast wie het heeft goedgekeurd en vergelijk het met de orderdata via process mining.

Waarom verschillen teams van mening over orderbeheer?

Orderbeheer loopt over de grenzen van teams en systemen heen. Sales kijkt misschien vooral naar het invoeren van orders, logistiek naar de afhandeling en finance naar betalingen en facturatie. Elk team ziet maar een deel van het proces. Uitzonderingen en overdrachten zijn bovendien lastig in één diagram vast te leggen.

Als het proces verandert, kunnen documenten en diagrammen verouderd raken. Mensen zijn dan tijd kwijt aan uitzoeken welke versie klopt, in plaats van het proces te beoordelen. Met één gedeeld model heeft iedereen hetzelfde uitgangspunt.

Hoe ziet een gezamenlijk afgesproken model eruit?

Stel dat vijf betrokkenen één diagram beoordelen: een proceseigenaar, een teamleider klantenservice, een salesmedewerker, een logistiek teamleider en een medewerker van finance. Ze werken met dezelfde versie, voegen opmerkingen of correcties toe en delen een link in plaats van lokale kopieën rond te sturen.

Het model wordt een gezamenlijk referentiepunt zodra de juiste proceseigenaren het hebben beoordeeld en het besluit is vastgelegd. Dat betekent niet dat alle uitzonderingen verdwenen zijn. Wel hebben de teams hetzelfde beeld van het proces, wie ervoor verantwoordelijk is en welke vragen nog aandacht vragen.

Wie moet het model beoordelen?

Nodig mensen uit die kunnen bevestigen hoe het proces bij de belangrijkste overdrachten verloopt:

• De proceseigenaar, die de beoordeling coördineert en vragen over verantwoordelijkheden oplost
• Vertegenwoordigers van sales en klantenservice, die de orderinvoer en klantcommunicatie kunnen controleren
• Een logistiek of magazijnteamleider, die de afhandelingsstappen en uitzonderingen kan bevestigen
• Een vertegenwoordiger van finance, die de stappen rond facturatie en betaling kan beoordelen
• Een procesanalist, die het model kan vergelijken met de eventdata

Houd de groep gericht op de orderflow die je modelleert. Nodig extra beoordelaars uit als het model stappen bevat waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Wat leg je vast bij de goedkeuring?

Leg het beoordelingsbesluit helder en traceerbaar vast. Noteer wie het model heeft beoordeeld, welke versie is bekeken, wanneer die is goedgekeurd en welke voorwaarden of openstaande vragen er zijn. Keurt een beoordelaar het model niet goed, noteer dan welke wijzigingen nodig zijn voor de volgende beoordeling.

Zo kun je een goedgekeurd model onderscheiden van een concept. Als het proces verandert, laat de versiegeschiedenis zien wat er is aangepast en welke versie het team heeft beoordeeld. Met deelbare links verwijs je beoordelaars naar hetzelfde model.

Hoe vergelijk je het model met de werkelijke orderflow?

Begin met het beschikbare event log van orders en gebruik Process Mining om te zien hoe orders door het proces lopen. Vergelijk de gevonden flow met de stappen en overdrachten in je model. Let op verschillen, zoals herstelwerk, vertragingen, uitzonderingen en routes die niet in het diagram staan.

De data geeft iedereen dezelfde basis om de bevindingen te beoordelen. Die vervangt de kennis van betrokkenen niet: teams kunnen uitleggen waarom een afwijking voorkomt en of die verwacht is. Het model en de gevonden flow helpen samen om geplande stappen te onderscheiden van patronen die nader onderzoek vragen.

Bekijk hoe modelleren en process mining elkaar aanvullen

Hoe houd je een goedkeuringsvergadering gericht?

Kies één orderflow, bijvoorbeeld van orderinvoer tot afhandeling, en deel het model vóór de vergadering met de beoordelaars. Vraag iedereen de eigen stappen, belangrijke overdrachten en uitzonderingen uit de praktijk te controleren.

Bespreek tijdens de vergadering:

1. Bevestig de procesafbakening en de versie die wordt beoordeeld.
2. Loop het model door, van orderontvangst tot levering.
3. Vergelijk belangrijke stappen en afwijkingen met de gevonden flow.
4. Leg correcties, openstaande vragen en de verantwoordelijke voor elke vervolgactie vast.
5. Noteer het besluit van elke beoordelaar en eventuele goedkeuringsvoorwaarden.

Werk het model na de vergadering bij, bewaar de versiegeschiedenis en deel een link naar de versie die klaar is voor goedkeuring. Kan de groep het niet eens worden, leg het openstaande punt dan vast in plaats van te doen alsof er een besluit is genomen.

Wat doe je na de goedkeuring?

Gebruik het afgesproken model om nieuwe medewerkers in te werken en toekomstige procesbeoordelingen te begeleiden. Werk het model bij als je een wijziging voorstelt en leg het beoordelingsbesluit vast. Zo is de geschiedenis van de volgende versie duidelijk.

Je kunt de gevonden flow ook gebruiken om vragen over vertragingen, herstelwerk of overdrachten te prioriteren. ProcessMind helpt je het proces te analyseren en te modelleren. Je team bepaalt welke wijzigingen nodig zijn en voert die door.

Hoe begin je?

Verzamel de eventdata van orders, bestaande diagrammen of procedures en de namen van de mensen die verantwoordelijk zijn voor de belangrijkste overdrachten. Modelleer één afgebakende flow, vergelijk die met de gegevens uit process mining en vraag de relevante betrokkenen dezelfde versie te beoordelen.

Bekijk de BPMN-modeler

Maak het model en vergelijk het met je data tijdens een gratis proefperiode.