Afdeling: Order Management SaaS optimalisatie

Ordermanagement Procesoptimalisatie

Introductie

E-Commerce Innovators, een toonaangevende online retailer uit Seattle, levert een breed assortiment consumentengoederen wereldwijd. Het succes van het bedrijf hangt af van efficiënt ordermanagement, voor tijdige levering en hoge klanttevredenheid. Het bestaande ordermanagementproces kende echter grote uitdagingen, met ordervertragingen, uitleverfouten en hogere operationele kosten als gevolg. E-Commerce Innovators startte daarom een procesverbetertraject met behulp van Process Mining, process design en process simulation.

Probleemstelling

Het ordermanagementproces bij E-Commerce Innovators kende verschillende problemen:

• Ordervertragingen: Regelmatige vertragingen bij verwerking en levering schaadden klanttevredenheid en loyaliteit.
• Fulfillmentfouten: Fouten bij uitlevering, zoals verkeerde artikelen of aantallen, zorgden voor meer retouren en klachten.
• Handmatige verwerking: Het ordermanagement was sterk afhankelijk van handmatige taken, wat inefficiëntie en hogere loonkosten veroorzaakte.
• Beperkt procesinzicht: Er was onvoldoende inzicht in het proces, wat het moeilijk maakte om orders te volgen en knelpunten te herkennen.

Methodologie

De procesverbetering volgde een gestructureerde aanpak met deze stappen:

1. Process Mining:

• Process Mining tools ingezet om het huidige ordermanagement te analyseren.
• Data verzameld uit ordermanagementsystemen, CRM en transactielogs om het proces te mappen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties geïdentificeerd in orderverwerking en fulfillment workflows.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met stakeholders om inzichten te verzamelen en verbetermogelijkheden te bepalen.
• Het ordermanagementproces herontworpen om workflows te stroomlijnen, handmatig werk te verminderen en automatisering toe te passen.
• Een gestandaardiseerd process model ontwikkeld met best practices en compliance eisen.

3. Process Simulation:

• Het vernieuwde proces gesimuleerd met geavanceerde software voor prestatievoorspelling en risicobeoordeling.
• Scenario’s getest om de impact van veranderingen op kern-KPI’s zoals verwerkingstijd, nauwkeurigheid en kosten te meten.
• Het model verfijnd op basis van simulatieresultaten voor optimale efficiëntie.

Resultaten

Het procesverbeterproject leverde E-Commerce Innovators veel voordelen op:

• Minder ordervertragingen: De gemiddelde verwerking- en levertijd daalde met 40%, wat zorgde voor hogere klanttevredenheid en loyaliteit.
• Betere uitleveringsnauwkeurigheid: Fulfillmentfouten namen met 50% af; minder retouren en meer klantvertrouwen.
• Verbeterde efficiëntie: Geoptimaliseerde workflows verlaagden handmatig werk met 60%, waardoor kosten daalden en efficiency steeg.
• Meer inzicht: Process Mining tools boden realtime inzicht in het ordermanagementproces voor proactief beheer en continue verbetering.
• Kostenreductie: In totaal daalden de operationele kosten voor ordermanagement met 25%.

Door gericht gebruik van Process Mining, process design en process simulation heeft E-Commerce Innovators het ordermanagement succesvol vernieuwd. Dit voorbeeld toont de waarde van business process management voor het optimaliseren van belangrijke bedrijfsprocessen.