Transformatie/Rol: Process Mining voor Accountants

Use case: Procesverbetering in de rol van Auditor

Titel: Verbeteren van Auditefficiëntie met Process Mining, Design en Simulatie
Jaar: 2024
Rol: Auditor
Locatie: Wereldwijd
Bedrijfsgrootte: Groot (Meerdere bedrijven, meer dan 100.000 werknemers)

Introductie

Auditors spelen een cruciale rol bij het waarborgen van financiële integriteit, naleving en operationele efficiëntie binnen organisaties. Ze beoordelen de nauwkeurigheid van financiële overzichten, evalueren interne controles en identificeren risicogebieden. Ondanks hun belangrijke functie hebben veel auditors te maken met uitdagingen zoals handmatige dataverzameling, langdurige auditcycli en voortdurend veranderende regelgeving. Om deze problemen aan te pakken, hebben toonaangevende bedrijven wereldwijd procesverbeteringsprojecten geïmplementeerd met het gebruik van Process Mining, process design en process simulation technieken om de effectiviteit en efficiëntie van hun auditfuncties te verbeteren.

Probleemstelling

De auditfunctie ondervond meerdere gemeenschappelijke uitdagingen binnen organisaties:

• Handmatige Dataverzameling: Tijdrovende handmatige dataverzameling en analyse leidden tot langdurige auditcycli.
• Hoge Operationele Kosten: Inefficiënties in auditprocessen en middelenallocatie resulteerden in verhoogde operationele uitgaven.
• Complexe Regelgevingsnaleving: Voortdurend veranderende regelgeving maakte nalevingsaudits arbeidsintensief en uitdagend.
• Beperkte Proceszichtbaarheid: Onvoldoende zicht op organisatorische workflows belemmerde effectieve risicoanalyse en auditplanning.

Methodologie

De procesverbeteringsinitiatieven volgden een gestructureerde methodologie binnen meerdere bedrijven, aangedreven door hun auditteams en bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Gebruikte process mining-tools om verschillende auditgerelateerde processen te analyseren, zoals dataverzameling, risicoanalyse en nalevingscontroles.
• Data verzameld uit financiële systemen, ERP-systemen en operationele logs om de huidige auditworkflows in kaart te brengen.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties in kritieke auditprocessen geïdentificeerd.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met belangrijke belanghebbenden en auditprofessionals om inzichten te verzamelen en verbetergebieden te identificeren.
• Auditprocessen opnieuw ontworpen om workflows te stroomlijnen, handmatig ingrijpen te verminderen en efficiëntie te optimaliseren.
• Gestandaardiseerde auditprocesmodellen ontwikkeld met inachtneming van de beste praktijken in de industrie en nalevingsvereisten.

3. Process Simulation:

• De opnieuw ontworpen auditprocessen gesimuleerd met geavanceerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Verschillende scenario’s getest om de impact van voorgestelde wijzigingen op belangrijke prestatie-indicatoren zoals auditcyclus tijd, operationele kosten en nalevingsnauwkeurigheid te evalueren.
• De procesmodellen verfijnd op basis van simulatieresultaten om optimale efficiëntie en effectiviteit te waarborgen.

Resultaat

De implementatie van procesverbeteringsinitiatieven geleid door auditteams binnen organisaties leverde aanzienlijke voordelen op:

• Versnelde Auditcycli: De gemiddelde auditcyclus tijd werd met 40% verminderd, wat de tijdigheid en efficiëntie van audits aanzienlijk verbeterde.
• Verlaagde Operationele Kosten: Gestroomlijnde auditprocessen en automatisering leidden tot een daling van 30% in operationele kosten.
• Verbeterde Nalevingsnauwkeurigheid: Verbeterde auditmethodologieën en geautomatiseerde nalevingscontroles resulteerden in een toename van 50% in nalevingsnauwkeurigheid en regelgevingsnaleving.
• Verhoogde Proceszichtbaarheid: Process mining-tools boden realtime inzichten in organisatorische processen, wat betere risicoanalyse en auditplanning mogelijk maakte.
• Verbeterde Efficiëntie: Automatisering en geoptimaliseerde workflows verminderden handmatige inspanningen met 50%, waardoor auditors zich kunnen concentreren op activiteiten met hogere waarde en strategisch risicomanagement.

Door gebruik te maken van process mining, process design en process simulation wisten auditteams hun operaties succesvol te transformeren, wat leidde tot aanzienlijke operationele efficiënties, kostenbesparingen en verbeterde auditkwaliteit. Deze use case benadrukt het transformatieve potentieel van business process management technieken bij het optimaliseren van auditfuncties en het ondersteunen van de algehele organisatorische integriteit en naleving.