Process Mining untuk rantai pasok

Process Mining untuk rantai pasok

Process mining rantai pasok menunjukkan pergerakan pesanan melalui pengadaan, produksi, inventaris, dan distribusi. Telusuri pesanan lintas sistem untuk melihat lama waktu tunggu di setiap serah terima, faktor yang memengaruhi waktu siklus, dan bagian yang dapat diperbaiki. Simulasikan perubahan yang diusulkan sebelum diterapkan, lalu bandingkan kinerja perkiraan dan aktual menggunakan KPI serta nilai dasar yang sama.

Mengapa meninjau rantai pasok secara menyeluruh?

Setiap departemen dapat melihat pekerjaannya sendiri, tetapi laporan dari masing-masing sistem jarang menunjukkan proses secara menyeluruh. Sebuah pesanan mungkin berstatus terbuka di sistem ERP, tertunda di Warehouse Management System (WMS), dan belum direncanakan di Transportation Management System (TMS). Status ini tidak menunjukkan berapa lama pesanan menunggu di antara tahapan atau bagaimana satu keterlambatan memengaruhi serah terima berikutnya.

ProcessMind menggabungkan data peristiwa dari sistem-sistem tersebut ke dalam satu tampilan proses bersama. Lihat urutan aktivitas, temukan hambatan dan pengerjaan ulang, serta bandingkan pergerakan berbagai pesanan dalam alur yang sama.

Untuk panduan per sistem, termasuk aktivitas yang perlu dicari serta tabel dan kolom waktu yang perlu diekstrak, lihat panduan proses rantai pasok.

Bagaimana satu pesanan terlihat di lima sistem?

Ambil satu pesanan pelanggan dan telusuri dari pencatatan hingga pengadaan, produksi, operasional gudang, dan pengiriman. Setiap sistem mencatat aktivitasnya sendiri. Nomor pesanan yang sama dapat menghubungkan peristiwa-peristiwa tersebut menjadi satu jejak dan menunjukkan waktu di antara serah terima.

Tabel ini menunjukkan bagian yang perlu diselidiki, bukan hasil pengukuran. Data peristiwa Anda mengungkap waktu tunggu sebenarnya di setiap serah terima. Jejak pesanan juga dapat menunjukkan apakah keterlambatan membuat pesanan melewatkan jadwal perencanaan atau pengiriman berikutnya.

Untuk membuat tampilan ini, gunakan nomor pesanan sebagai ID kasus dan gabungkan peristiwa dari sistem yang mencatat perkembangan pesanan. Penjelajah kasus menampilkan tahapan satu pesanan dan waktu di antaranya. Analisis variasi membandingkan jalur yang dilalui pesanan, sedangkan pemeriksaan kesesuaian menyoroti perbedaan antara proses aktual dan alur yang dirancang.

Di bagian mana waktu tunggu rantai pasok menumpuk?

Setelah melihat serah terima, bandingkan pesanan dan cari keterlambatan yang berulang. Beberapa area yang umum untuk diselidiki:

• Penerimaan pesanan dan penahanan kredit: Pesanan mungkin menunggu peninjauan manual setelah pemeriksaan otomatis menemukan pengecualian.
• Pengecualian perencanaan: Kekurangan stok atau perubahan permintaan dapat membuat pesanan keluar dari alur perencanaan standar.
• Persetujuan pesanan pembelian: Pengadaan dapat terhenti saat menunggu pemberi persetujuan yang tidak tersedia.
• Penerimaan dan penempatan barang: Stok mungkin tertahan di dermaga saat tim mencocokkan dokumen atau menunggu pencatatan penerimaan.
• Pengambilan dan pengemasan: Pesanan mungkin menunggu gelombang kerja gudang berikutnya, meski staf tersedia.
• Pemesanan transportasi dan penjadwalan dermaga: Pengiriman mungkin menunggu pengangkut, slot, atau muatan gabungan.
• Retur dan pengerjaan ulang: Pengambilan ulang, barang rusak, dan nota kredit dapat menambah tahapan pada pesanan.
• Ketidaksesuaian data induk: Perbedaan konversi satuan, nomor material, atau kode pabrik dapat memicu koreksi manual.

Tampilan menyeluruh membantu Anda menghubungkan peristiwa-peristiwa ini. Misalnya, periksa apakah penahanan kredit cukup lama menunda pesanan hingga melewatkan muatan gabungan, dan apakah muatan yang terlewat memengaruhi biaya transportasi per pesanan.

Data apa yang diperlukan untuk process mining rantai pasok?

Mulailah dari data peristiwa yang sudah tercatat di sistem rantai pasok Anda. Untuk setiap peristiwa, gabungkan:

• ID kasus untuk mengenali hal yang Anda telusuri, seperti pesanan penjualan, pesanan pembelian, atau pengiriman. Tentukan apakah setiap kasus mewakili satu pesanan atau satu baris pesanan, lalu gunakan definisi tersebut secara konsisten.
• Nama aktivitas yang menjelaskan kejadian, seperti pesanan dibuat, pemeriksaan kredit lolos, penerimaan barang dicatat, pengambilan dikonfirmasi, atau pengiriman dipesan.
• Stempel waktu untuk setiap aktivitas, dengan zona waktu dan format yang konsisten.
• Atribut untuk membandingkan pesanan, seperti pabrik, pengangkut, wilayah, kelompok material, segmen pelanggan, nilai pesanan, dan status percepatan.

Panduan pemetaan data menjelaskan cara menggabungkan kolom di ProcessMind. Lihat sumber data untuk mengetahui sistem sumber dan ekspor yang umum.

KPI apa yang membantu memantau kinerja rantai pasok?

Hubungkan tampilan proses dengan ukuran yang sudah dipantau tim operasional Anda. Bergantung pada data dan tujuan, Anda dapat memantau:

• Waktu siklus pesanan hingga pengiriman, dipisahkan menjadi waktu pengerjaan dan waktu tunggu.
• On-time in full (OTIF) atau delivered in full and on time (DIFOT), termasuk alasan keterlambatan pesanan.
• Tingkat pesanan sempurna, termasuk kelengkapan, ketepatan waktu pengiriman, kondisi barang, dan akurasi faktur.
• Tingkat percepatan, atau seberapa sering pesanan keluar dari alur standar dan memerlukan penanganan manual.
• Hari persediaan dan frekuensi kehabisan stok menurut kelompok material.
• Tingkat pengerjaan ulang dan retur, termasuk waktu tambahan dari setiap siklus.
• Biaya transportasi per pesanan atau muatan dibandingkan dengan rencana penggabungan muatan.

Metrik waktu ProcessMind membantu Anda meninjau waktu siklus dan waktu tunggu di setiap tahapan, sehingga Anda dapat menyelidiki angka di balik KPI pada dasbor.

Bagaimana beralih dari analisis ke tindakan?

1. Lakukan process mining. Gabungkan data peristiwa dari pengadaan, inventaris, logistik, dan distribusi. Petakan alur aktual dan temukan bagian ketika pesanan menunggu, kembali ke tahapan sebelumnya, atau menyimpang dari jalur yang diharapkan. Fokus pada tahapan yang terkait dengan waktu siklus, keterlambatan, kehabisan stok, persediaan berlebih, atau biaya transportasi.

2. Buat model proses. Gunakan BPMN 2.0 untuk mendokumentasikan alur saat ini, menyelaraskan tim operasional, rantai pasok, dan TI, serta menetapkan proses sasaran. Perjelas titik keputusan dan serah terima, lalu sepakati KPI untuk menilai perubahan.

3. Simulasikan perubahan yang diusulkan. Bandingkan skenario seperti jalur persetujuan, tingkat staf, aturan gudang, pilihan transportasi, atau kebijakan inventaris sebelum mengalokasikan sumber daya. Gunakan nilai dasar untuk menilai perkiraan perubahan waktu siklus dan KPI lainnya. Panduan analisis bagaimana-jika dan menjalankan simulasi menjelaskan cara menyiapkan skenario dan menghasilkan angka perkiraan.

4. Bandingkan perkiraan dengan hasil aktual. Catat dampak yang diperkirakan sebelum penerapan. Setelah perubahan diterapkan, ukur KPI yang sama dan bandingkan dengan nilai dasar. Dengan begitu, Anda dapat menilai secara konsisten apakah kinerja aktual sesuai perkiraan.

Apa yang dapat ditemukan dengan process mining rantai pasok?

Temuan bergantung pada data peristiwa, kompleksitas proses, dan perubahan yang Anda terapkan. Tim menggunakan process mining rantai pasok untuk menemukan keterlambatan serah terima, menyelidiki pengerjaan ulang, membandingkan variasi proses, dan menguji perubahan yang diusulkan sebelum diterapkan.

Proses dengan waktu tunggu, pengerjaan ulang, atau variasi yang sebenarnya dapat dihindari mungkin berpeluang mengurangi waktu siklus sebesar 20–40%. Anggap kisaran ini sebagai acuan perencanaan, bukan perkiraan atau jaminan. Gunakan data peristiwa dan KPI untuk menilai potensinya, lalu bandingkan kinerja perkiraan dengan hasil aktual setelah perubahan.

Bagaimana cara memulai?

Pilih satu proses rantai pasok dan masalah yang dapat diukur, seperti pemenuhan pesanan, pengadaan hingga pembayaran, pengisian ulang inventaris, operasional gudang, atau perencanaan transportasi. Tetapkan ID kasus, aktivitas, stempel waktu, dan KPI. Lalu telusuri sejumlah kecil pesanan dari awal hingga akhir untuk melihat bagian yang membuatnya menunggu dan serah terima yang perlu diperhatikan.

Tinjau jejak pesanan bersama orang-orang yang menjalankan proses tersebut. Mereka dapat menjelaskan pengecualian yang tidak terlihat dari stempel waktu saja. Setelah menyepakati masalah utama, buat model perubahan yang praktis, simulasikan dampak yang diharapkan, lalu catat perkiraannya. Setelah penerapan, bandingkan waktu siklus, tingkat layanan, biaya inventaris, dan upaya manual aktual dengan nilai dasar.

Untuk melihat alur pesanan secara lebih terperinci, lihat kasus penggunaan manajemen pesanan. Untuk merencanakan analisis, baca cara menganalisis proses Anda. Untuk panduan praktis meninjau jejak pesanan satu per satu, lihat dokumentasi penjelajah kasus.

Telusuri satu pesanan dari awal hingga akhir: /freetrial