Vérifiez la conformité des processus bancaires grâce au Process Mining

Conformité des processus bancaires : quels éléments présenter ?

Pour vérifier qu’un processus bancaire respecte les règles établies, comparez les activités observées dans les dossiers au processus approuvé et à ses contrôles. Le Process Mining confronte les données du journal d’événements à votre documentation, met en évidence les écarts et les variantes non conformes, puis vous permet d’exporter des éléments de preuve pour les contrôles de votre banque. Il ne certifie pas la conformité.

À quelles questions sur les contrôles pouvez-vous répondre ?

Pour l’ouverture de compte, l’approbation d’un prêt ou un autre processus défini dans votre périmètre, appuyez-vous sur les éléments disponibles pour examiner les points suivants :

• Qui a approuvé le cas ? Examinez les activités consignées et les attributs du cas pour savoir qui a réalisé ou approuvé chaque étape.
• Les étapes requises ont-elles été réalisées dans le bon ordre ? Comparez la séquence d’événements au processus approuvé pour repérer les activités omises, répétées ou réalisées dans le désordre.
• Quels éléments étayent la décision ? Examinez les données d’événements et les détails des cas issus de vos systèmes sources. Les éléments disponibles dépendent des champs enregistrés dans votre journal d’événements.
• Où se situe la lacune dans les contrôles ? Repérez les cas où une activité de contrôle attendue est absente, survient à un moment inattendu ou entraîne un parcours non conforme.

Cette analyse aide votre équipe à évaluer le fonctionnement des contrôles. Il appartient à votre banque d’interpréter les résultats et de déterminer si ses exigences sont respectées.

Comment la vérification de conformité repère-t-elle les écarts ?

Documentez le processus attendu, puis comparez-le au processus reconstitué à partir des données d’événements. Les résultats montrent les différences entre les cas observés et la norme, notamment les activités manquantes, les étapes inattendues et les changements dans l’ordre des activités.

Une variante non conforme correspond à un parcours de processus qui diffère du flux attendu. Le regroupement des cas par variante permet de voir si un écart est isolé ou récurrent. Vous pouvez ensuite examiner les cas concernés et les éléments disponibles, au lieu de vous fier uniquement à un échantillon.

Comprendre la vérification de conformité

À quoi ressemblent un écart et les éléments qui l’étayent ?

Supposons que le processus approuvé d’ouverture de compte exige un examen avant l’approbation. Le journal d’événements montre que, dans certains cas, l’approbation a été enregistrée avant l’examen.

Exportez les éléments relatifs aux cas issus de votre analyse pour les faire examiner. L’export ne peut contenir que les informations présentes dans les données que vous fournissez. Il contribue à vos travaux d’audit, mais ne certifie pas la conformité et ne remplace pas l’évaluation des contrôles de votre banque.

Découvrez à quoi ressemblent des éléments prêts pour un audit

Quels processus bancaires pouvez-vous examiner ?

Le Process Mining peut vous aider à examiner les processus bancaires lorsque les données d’événements consignent les activités et leur ordre. En voici quelques exemples :

• Ouverture de compte et examens KYC
• Évaluation et approbation des prêts
• Traitement des transactions et exceptions de paiement
• Intégration des clients et demandes de service

Pour analyser le processus KYC avec le Process Mining, recherchez les demandes d’information répétées, les étapes de vérification manquantes ou les transferts inattendus, si ces événements figurent dans vos données sources. Le guide d’intégration KYC pour PEGA répertorie les activités à examiner, les tables à extraire et un modèle de données à remplir.

Satisfaction client lors de l’ouverture de compte et du KYC

Une demande d’information répétée, une étape de vérification manquante ou une attente entre deux étapes est directement perceptible par le demandeur et apparaît aussi dans le journal d’événements. Comparez les variantes d’un même processus selon leur durée et la fréquence à laquelle un dossier revient à une étape précédente, puis examinez les dossiers les plus lents pour comprendre ce qui s’est passé. Vous obtenez ainsi un éclairage sur le processus pour étudier la satisfaction client. Le score lui-même provient de vos enquêtes, et les deux sources gagnent à être examinées côte à côte.

La même méthode s’applique aux demandes de prêt, aux demandes de carte et aux demandes de service, dès lors que vos données indiquent la durée de chaque dossier.

Comment examiner une lacune dans les contrôles ?

Commencez par le processus approuvé et les activités de contrôle que votre équipe s’attend à voir. Comparez ces attentes aux cas réels, puis examinez les écarts par variante de processus, par cas, par période ou selon d’autres attributs disponibles.

Pour chaque constat, vérifiez que les données d’événements sont complètes et que le dossier du cas étaye votre interprétation. Un événement manquant peut révéler une lacune dans les contrôles, mais aussi un enregistrement incomplet. Avant de décider de la suite, confirmez la cause avec les responsables concernés du processus et des contrôles.

Comment le Process Mining contribue-t-il à l’optimisation des processus bancaires ?

L’optimisation des processus bancaires commence par l’identification des écarts entre l’exécution réelle et le flux approuvé. Le Process Mining peut montrer où les cas attendent, où des activités sont répétées et où des parcours inattendus sont suivis. Les équipes des opérations, des risques et du contrôle interne disposent ainsi d’une base commune pour décider des points à examiner.

ProcessMind propose également la cartographie des processus, des Dashboards et des KPI. Utilisez-les pour documenter la norme et suivre les mesures définies par votre équipe. La simulation des processus peut vous aider à évaluer les changements proposés avant leur mise en œuvre, mais elle ne les réalise pas.

Pour mieux comprendre comment l’analyse des processus contribue à leur amélioration, consultez notre guide sur l’amélioration des processus fondée sur les données et découvrez comment analyser votre processus.

Comment commencer ?

Choisissez un processus lié aux comptes pour lequel les éléments relatifs aux contrôles sont importants et des données d’événements sont disponibles. Définissez la séquence approuvée, les contrôles requis et les champs des cas que votre équipe doit examiner.

Comparez ensuite la norme à l’exécution réelle. Vérifiez un petit nombre d’écarts à partir des dossiers sources, confirmez que le journal d’événements consigne les activités pertinentes et déterminez si les résultats révèlent une lacune dans les contrôles, une variation du processus ou un problème de données. Une fois la méthode validée par votre équipe, appliquez-la à un autre processus.

Vérifiez la conformité d’un processus lié aux comptes

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