Le Process Mining au service des auditeurs

Process Mining pour les auditeurs : découvrez ce qui s’est réellement passé

Comparez les données des cas terminés à un modèle de processus approuvé. Repérez les écarts, consultez l’historique des cas concernés et exportez des éléments à examiner. Cette analyse vient appuyer votre travail d’audit, sans remplacer votre jugement ni certifier la conformité.

Quels éléments le Process Mining fournit-il ?

Un test de conformité du processus compare l’exécution enregistrée au référentiel que vous définissez. Les résultats indiquent quels cas ont suivi le parcours prévu et où ils s’en sont écartés. Ces éléments vous permettent de concentrer votre examen sur les exceptions, plutôt que de reconstituer chaque cas manuellement.

Les résultats dépendent des données d’événements et du référentiel de processus que vous fournissez. Un écart entre les activités enregistrées et le contrôle défini n’explique pas sa cause et ne prouve pas qu’un contrôle a échoué. C’est à vous d’en évaluer la portée.

Découvrez comment le Process Mining facilite la vérification de la conformité des processus.

Comment relier un constat au cas source ?

Commencez par repérer un écart dans l’analyse, puis examinez l’historique du processus pour le cas concerné. Passez du constat synthétique aux événements enregistrés pour ce cas, puis vérifiez leur ordre et leur chronologie dans leur contexte.

Pour faciliter l’examen des résultats, conservez les identifiants de cas pertinents et les enregistrements sources avec votre export. Vos données d’événements doivent contenir les activités, les horodatages et les références de cas nécessaires pour remonter à la source de l’exécution.

Que pouvez-vous exporter et quels éléments devez-vous conserver avec l’export ?

Après avoir examiné les écarts, exportez les constats et les éléments qui les étayent pour votre dossier d’audit. Conservez cet export avec le modèle de processus approuvé, le périmètre et la période du test, ainsi que les références aux données sources utilisées dans l’analyse.

Sans ce contexte, une liste d’écarts est difficile à évaluer. ProcessMind fournit des éléments pour votre examen ; il vous revient de déterminer s’ils suffisent pour l’audit.

Comment consigner et évaluer les exceptions ?

Un écart correspond à une différence entre l’exécution enregistrée et le modèle de processus utilisé pour le test. Il peut s’agir d’une activité omise, d’un ordre inattendu ou d’un autre écart par rapport au parcours défini.

Consignez séparément l’exception, les éléments liés au cas et votre évaluation. L’analyse peut vous aider à repérer et à examiner les variations, mais elle ne permet pas de déterminer si une exception est justifiée, constitue une violation de contrôle ou pose un problème de conformité. Cette évaluation relève de votre jugement et du contexte de votre organisation.

Comment réaliser un test de conformité du processus ?

1. Choisissez le processus et la question de contrôle. Définissez le test, la période concernée et le référentiel de processus approuvé.
2. Préparez les données d’événements. Incluez les identifiants de cas et les activités nécessaires pour remonter aux cas sources.
3. Comparez l’exécution au référentiel. Lancez une vérification de conformité du processus et examinez les écarts repérés.
4. Examinez les exceptions. Ouvrez l’historique des cas concernés, vérifiez les enregistrements sources et consignez votre évaluation.
5. Exportez les éléments. Regroupez les constats, les références de cas, le modèle de processus et le périmètre du test pour faciliter leur examen.

Consultez le guide de gouvernance des processus pour savoir comment définir et maintenir des référentiels de processus.

À quoi ressemble concrètement un test de conformité du processus ?

Supposons que votre processus approuvé exige qu’une demande soit soumise, examinée et approuvée avant le paiement. Modélisez cette séquence, puis comparez-la aux données d’événements des cas terminés.

L’analyse peut signaler les cas où les activités enregistrées diffèrent du modèle, par exemple un paiement enregistré avant l’approbation. Examinez l’historique du cas et remontez aux enregistrements sources. Évaluez ensuite si la séquence révèle une exception de contrôle, un problème de données ou une variation approuvée, puis consignez votre conclusion pour examen.

Le résultat fournit des éléments sur la conformité du processus, mais ne constitue pas une décision automatique de conformité.

Comment le Process Mining peut-il faciliter la préparation d’un audit ?

Le Process Mining peut vous aider à repérer les écarts dans l’ensemble des cas disponibles, au lieu de vous limiter à un échantillon sélectionné manuellement. Servez-vous des résultats pour orienter votre examen, organiser les éléments autour de l’historique des cas et répéter le même test sur une autre période.

La couverture dépend de l’exhaustivité et de la qualité de vos données d’événements. Des événements manquants, des identifiants de cas incohérents ou un modèle de processus incomplet peuvent influer sur les résultats. Validez les données et le référentiel avant de vous appuyer sur vos constats.

Quel est le lien avec ISO 9001 et DORA ?

Pour la documentation des processus selon ISO 9001, un modèle de processus défini peut servir de référentiel pour comparer l’exécution enregistrée. L’analyse peut vous aider à repérer les différences entre les cas réels et ce modèle. À elle seule, elle ne permet pas d’établir que votre documentation ou votre système de management de la qualité répond aux exigences d’ISO 9001.

Pour étayer les éléments relatifs à la résilience opérationnelle au titre de DORA, les données de processus peuvent vous aider à examiner les activités enregistrées concernant les processus et les incidents liés aux TIC. La conformité des éléments à vos obligations dépend de l’exigence, des enregistrements disponibles et de votre évaluation. Le Process Mining ne certifie pas la conformité à DORA.

Découvrez le cas d’usage de la conformité dans les sciences de la vie pour un autre exemple d’analyse de processus dans un secteur réglementé.

Que devez-vous vérifier avant de vous fier aux résultats ?

Avant d’utiliser un export dans le cadre d’un audit, vérifiez que :

• Le modèle de processus correspond au référentiel approuvé pour la période examinée.
• Les données d’événements couvrent les cas et les activités concernés.
• Les identifiants de cas permettent de relier les constats aux enregistrements sources.
• Le périmètre du test et les limites des données sont consignés.
• Les exceptions ont été évaluées, sans considérer chaque écart comme une défaillance de contrôle.

Commencez par un processus et une question de contrôle clairement définie. Vérifiez ensuite si les constats par cas et l’export des éléments répondent à vos besoins d’audit.