Transformation / rôle: Process Mining pour les auditeurs

Prouvez la conformité de vos processus avec des éléments probants prêts pour l’audit

Pourquoi c’est important

En tant que responsable de la Conformité, vous devez prouver que le processus réel correspond au standard approuvé. La collecte manuelle des éléments probants peut prendre plusieurs semaines. L’échantillonnage peut laisser passer des variantes non conformes difficiles à détecter. L’évolution des exigences complique également le maintien d’une vision complète et à jour de la conformité.

Le Process Mining vous fournit des éléments probants issus des données réelles du processus. Vous pouvez comparer l’exécution au standard, détecter les écarts sur l’ensemble des dossiers disponibles et constituer une piste d’audit étayée.

Comment procéder

1. Mine : Analysez les données d’événements de votre ERP et de vos systèmes financiers et opérationnels pour comprendre le déroulement réel du processus. Identifiez les goulots d’étranglement, les reprises, les étapes ignorées et les variantes non conformes sur l’ensemble des dossiers disponibles, et non sur de simples échantillons. Utilisez Process Mining : Conformance Checking pour comparer l’exécution réelle au standard défini.

2. Model : Documentez le processus cible dans BPMN 2.0 et définissez les contrôles, activités et points de décision importants pour la conformité. Utilisez Process Intelligence pour relier le standard au comportement réel du processus et faciliter l’analyse des écarts. Alignez les exigences de mise en œuvre sur la Conformance Checking Documentation.

3. Simulate : Testez les changements proposés au niveau des contrôles ou du processus avant leur mise en œuvre. Comparez les scénarios selon le délai de cycle, le volume d’exceptions, les besoins en ressources et le risque de non-conformité. Utilisez les résultats pour donner la priorité aux changements qui réduisent les écarts sans créer de nouveaux goulots d’étranglement opérationnels.

Ce que vous pouvez attendre

Avec des données d’événements complètes et un standard clairement défini, les équipes constatent généralement :

• Des cycles de préparation des audits réduits de 20 à 40 %
• Moins d’angles morts liés à l’échantillonnage grâce à une couverture plus large des processus
• Une détection et une analyse plus rapides des variantes non conformes
• Une collecte des éléments probants plus homogène d’un audit à l’autre
• Une documentation plus claire de la performance des contrôles et des priorités de remédiation

Les résultats réels dépendent de la qualité des données, de la complexité du processus et du périmètre de vos contrôles.

Pour commencer

Commencez par un processus auditable et une question de conformité clairement définie. Connectez les données d’événements pertinentes, définissez le modèle de processus approuvé et lancez un premier contrôle de conformité. Examinez les écarts les plus importants avec les responsables de processus, puis exportez les résultats et les éléments probants associés pour votre dossier d’audit.

Étendez votre analyse d’un contrôle ou d’un processus à des flux de travail connexes à mesure que la couverture de vos données s’améliore. Cette approche vous aide à remplacer des semaines de collecte manuelle d’éléments probants par une analyse reproductible et des éléments probants prêts pour l’audit.