Améliorez la qualité des soins en continu

Améliorer en continu la qualité des soins grâce au process mining

Pour améliorer la qualité des soins en continu, il faut d’abord comprendre comment se déroulent réellement les parcours, au-delà de ce que prévoient les protocoles. Le Process Mining appliqué à la santé s’appuie sur les horodatages des activités administratives et des étapes de parcours pour reconstituer les flux, révéler leurs variantes et repérer les étapes qui durent plus longtemps ou se répètent. Il n’évalue ni le jugement clinique ni les résultats des soins.

Vous pouvez, par exemple, examiner le parcours administratif entre l’orientation d’un patient et son premier rendez-vous : quand chaque étape a eu lieu, où les cas ont attendu et à quelle fréquence la séquence a varié. Les équipes chargées de la qualité et des parcours patients disposent ainsi d’éléments à examiner, sans inclure de contenu clinique ni d’informations permettant d’identifier les patients dans l’analyse.

Que peut révéler le process mining dans le secteur de la santé ?

Le process mining appliqué à la santé transforme les données d’événements des systèmes opérationnels en une vue du déroulement du processus pour chaque cas. Comparez l’exécution observée à une procédure documentée, puis examinez les variantes pertinentes pour vos démarches d’amélioration de la qualité.

Selon le processus et les données disponibles, vous pouvez examiner :

• La durée d’attente des cas entre les étapes administratives.
• Les transferts, les reprises ou les étapes répétées.
• Les variantes de parcours observées et leur fréquence.
• La conformité des étapes de processus enregistrées à une séquence définie.
• Les variations du temps de cycle et des exceptions au fil du processus.

Ces constats vous aident à cibler l’examen de certaines étapes et tendances. Ils n’expliquent pas les décisions cliniques et ne permettent pas de déterminer si les soins étaient appropriés.

Comment cette approche contribue-t-elle à l’accréditation et à l’évaluation de la qualité ?

Les accréditations et les évaluations de la qualité exigent souvent des preuves que les processus opérationnels respectent les normes documentées. Le process mining peut reconstituer leur exécution à partir des données d’événements, signaler les écarts à examiner et exporter des éléments de preuve.

Cette analyse complète votre programme qualité existant. Elle ne remplace ni l’évaluation clinique, ni les exigences d’accréditation, ni le jugement de vos équipes qualité et soins. Vous choisissez les normes à comparer, les écarts à examiner et la manière d’interpréter les résultats.

Pour un aperçu pratique des exigences relatives aux données de processus, consultez les données nécessaires pour utiliser le process mining.

Quels goulots d’étranglement dans les parcours devriez-vous examiner ?

Un parcours patient peut comporter de nombreuses étapes administratives et de nombreux transferts. Les goulots d’étranglement sont difficiles à repérer lorsque les rapports ne présentent que le temps de cycle global. L’examen des horodatages entre les activités permet de voir où le temps s’accumule et quelles variantes méritent une analyse plus approfondie.

Par exemple, dans un parcours allant de l’orientation au premier rendez-vous, les cas peuvent attendre à différents moments entre la réception de l’orientation, son examen, la planification et le rendez-vous. Le journal d’événements indique quand ces étapes enregistrées ont eu lieu, mais pas pourquoi une décision clinique a été prise.

Vous pouvez également examiner :

• Les étapes de planification suivies d’une longue attente.
• Les cas renvoyés à une étape administrative antérieure.
• Les activités répétées de documentation, de codage ou d’autorisation.
• Les transferts après lesquels l’action suivante tarde à être enregistrée.
• Les annulations et les replanifications, si les horodatages disponibles permettent cette analyse.

De quelles données avez-vous besoin ?

Commencez par un journal d’événements administratifs qui contient un identifiant de cas, une activité et un horodatage. Selon le processus, vous aurez peut-être aussi besoin de la séquence des activités et d’attributs opérationnels pertinents pour distinguer les variantes.

Utilisez des données pseudonymisées et respectez les exigences de confidentialité et les conditions de traitement des données de votre organisation. N’incluez aucun contenu clinique dans le journal d’événements. Limitez l’analyse aux horodatages du processus et aux événements administratifs, sans données identifiantes sur les patients ni jugement clinique.

ProcessMind peut analyser les données d’événements que vous préparez à partir de vos systèmes sources. Votre équipe reste responsable de la sélection et de la préparation des données, ainsi que de la gestion des contrôles d’accès. Pour découvrir la structure d’un journal d’événements, lisez comment créer un journal d’événements pour le process mining.

Comment intégrer le process mining à un cycle d’amélioration de la qualité ?

Vous pouvez intégrer le process mining à un programme d’amélioration continue de la qualité déjà en place :

1. Choisissez un parcours. Commencez par un processus associé à une question opérationnelle précise, comme le parcours entre l’orientation et le premier rendez-vous.
2. Préparez les données d’événements. Incluez les activités administratives et les horodatages nécessaires pour reconstituer le parcours. Excluez le contenu clinique et utilisez des données pseudonymisées.
3. Examinez le flux de processus. Repérez les parcours fréquents, les variantes moins courantes, les attentes et les étapes répétées.
4. Comparez-le à la procédure documentée. Utilisez un modèle de processus pour préciser la séquence attendue, puis examinez les écarts.
5. Convenez des suites à donner. Les équipes qualité et opérations décident des points à examiner ou des changements à apporter. Le process mining fournit des éléments de preuve, mais ne met pas en œuvre les changements.
6. Suivez de nouveau le processus. Examinez les données mises à jour pour voir si le déroulement observé a changé.

Cette approche intègre les éléments de preuve sur les processus aux démarches continues d’amélioration de la qualité, plutôt que de s’appuyer sur un diagramme ponctuel ou un examen par échantillonnage.

Comment comparer l’exécution réelle à une norme ?

Documentez le parcours attendu en BPMN 2.0, puis comparez-le au processus reconstitué à partir des données d’événements. ProcessMind prend en charge la modélisation BPMN et le process mining. Vous pouvez ainsi documenter une norme et analyser l’exécution observée sur une même plateforme.

Un écart entre le modèle et les données d’événements invite à mener des recherches, mais ne prouve pas un manquement à la conformité. Vérifiez que les données sont complètes, que la norme s’applique aux cas étudiés et qu’une exception approuvée n’explique pas la variante.

Par quoi commencer ?

Choisissez un parcours associé à une question opérationnelle précise, à un périmètre de processus défini et à des horodatages administratifs accessibles. Le parcours entre l’orientation et le premier rendez-vous en est un exemple. Avant d’analyser les données, mettez-vous d’accord sur la séquence attendue et les mesures que votre équipe souhaite examiner.

Utilisez ensuite ProcessMind pour :

• Reconstituer le parcours à partir des événements administratifs.
• Examiner les variantes, les attentes et les étapes répétées.
• Comparer l’exécution observée à un processus documenté.
• Créer des Dashboards et des KPI pour suivre le processus.
• Exporter des éléments de preuve pour les échanges sur l’accréditation et la qualité.

Si vous évaluez le process mining dans le secteur de la santé, commencez par un extrait administratif préparé et une question précise. Reconstituez un parcours patient à partir du journal pour voir quelles variantes apparaissent dans vos données.

Si votre activité porte sur les opérations des organismes payeurs plutôt que sur les parcours des prestataires, consultez le cas d’usage consacré aux organismes payeurs en santé.

Pour découvrir une méthode complémentaire de suivi régulier des processus, lisez comment suivre un processus en continu.