Process mining voor compliance in de banksector

Compliance in de banksector: wat moeten de gegevens aantonen?

Voor banken betekent procesconformiteit controleren of activiteiten binnen cases het goedgekeurde proces en de bijbehorende beheersmaatregelen volgen. Process mining vergelijkt eventdata met de vastgelegde standaard en laat zien waar processen afwijken of niet-conforme varianten voorkomen. Daarna kun je auditbewijs voor de beheersprocessen van de bank exporteren. De analyse certificeert geen compliance.

Welke vragen over beheersmaatregelen kun je beantwoorden?

Gebruik de beschikbare gegevens om voor het openen van een rekening, het goedkeuren van een lening of een ander proces binnen de scope het volgende te onderzoeken:

• Wie heeft de case goedgekeurd? Bekijk vastgelegde activiteiten en case-attributen om te zien wie elke stap heeft uitgevoerd of goedgekeurd.
• Zijn de verplichte stappen in de juiste volgorde uitgevoerd? Vergelijk de volgorde van gebeurtenissen met het goedgekeurde proces en zoek naar overgeslagen, herhaalde of verkeerd geordende activiteiten.
• Welke gegevens onderbouwen het besluit? Bekijk eventdata en casedetails uit je bronsystemen. Welke gegevens beschikbaar zijn, hangt af van de velden in je event log.
• Waar zit het gat in de beheersing? Zoek cases waarin een verwachte controleactiviteit ontbreekt, op een onverwacht moment plaatsvindt of leidt tot een route die niet aan de norm voldoet.

Met deze analyse kan je team de werking van beheersmaatregelen beoordelen. Je bank is verantwoordelijk voor de interpretatie van de bevindingen en bepaalt of aan de eisen is voldaan.

Hoe vindt een conformancecheck afwijkingen?

Leg het verwachte proces vast en vergelijk het daarna met het proces dat uit de eventdata is gereconstrueerd. De resultaten laten zien waar waargenomen cases afwijken van de standaard, bijvoorbeeld door ontbrekende activiteiten, onverwachte stappen of een andere volgorde.

Een variant die niet aan de norm voldoet, is een procesroute die afwijkt van de verwachte flow. Door cases per variant te groeperen, zie je of een afwijking eenmalig of terugkerend is. Je kunt vervolgens de relevante cases en beschikbare gegevens bekijken, in plaats van alleen op een steekproef af te gaan.

Lees meer over conformancechecks

Hoe zien een afwijking en de bijbehorende gegevens eruit?

Stel dat in het goedgekeurde proces voor het openen van een rekening eerst een beoordeling moet plaatsvinden en daarna goedkeuring. In het event log staat dat sommige cases zijn goedgekeurd voordat de beoordeling is vastgelegd.

Exporteer gegevens per case uit je analyse voor beoordeling. De export kan alleen informatie bevatten die in de aangeleverde data staat. De gegevens ondersteunen je auditwerk, maar certificeren geen compliance en vervangen de beoordeling van de beheersmaatregelen door je bank niet.

Bekijk hoe gegevens die klaar zijn voor een audit eruitzien

Welke bankprocessen kun je onderzoeken?

Process mining kan je helpen bankprocessen te onderzoeken als de eventdata activiteiten en hun volgorde vastlegt. Voorbeelden:

• Rekeningen openen en KYC-beoordelingen
• Leningen beoordelen en goedkeuren
• Transacties verwerken en betalingsuitzonderingen
• Klanten onboarden en serviceaanvragen afhandelen

Zoek bij process mining voor KYC naar herhaalde informatieverzoeken, ontbrekende beoordelingsstappen of onverwachte overdrachten, als die gebeurtenissen in je brondata staan. De KYC-onboardinggids voor PEGA beschrijft welke activiteiten je kunt zoeken, welke tabellen je moet ophalen en welk datatemplate je kunt invullen.

Klanttevredenheid bij het openen van een rekening en KYC

Een herhaald informatieverzoek, een ontbrekende beoordelingsstap of wachttijd tussen twee stappen merkt de aanvrager meteen. Je ziet dit ook terug in het event log. Vergelijk varianten van hetzelfde proces op doorlooptijd en op hoe vaak een case teruggaat naar een eerdere stap. Bekijk daarna de traagste cases om te zien wat er is gebeurd. Zo krijg je inzicht in de proceskant van klanttevredenheid. De score zelf komt uit je eigen enquêtes. Het is nuttig om beide naast elkaar te leggen.

Dezelfde aanpak werkt voor leningaanvragen, kaartaanvragen en serviceverzoeken, zolang je data de doorlooptijd per case vastlegt.

Hoe onderzoek je een gat in de beheersing?

Begin met het goedgekeurde proces en de controleactiviteiten die je team verwacht. Vergelijk die verwachtingen met echte cases en bekijk afwijkingen per procesvariant, case, periode of andere beschikbare attributen.

Controleer bij elke bevinding of de eventdata volledig is en of het caserecord je interpretatie ondersteunt. Een ontbrekende gebeurtenis kan wijzen op een gat in de beheersing, maar ook op onvolledige registratie. Bespreek de oorzaak met de relevante proces- en beheerseigenaren voordat je besluit wat je doet.

Hoe helpt process mining bij het optimaliseren van bankprocessen?

Bankprocessen optimaliseren begint met inzicht in de verschillen tussen de praktijk en de goedgekeurde flow. Process mining laat zien waar cases wachten, activiteiten herhalen of onverwachte routes volgen. Zo hebben teams voor bedrijfsvoering, risico en interne beheersing dezelfde basis om te bepalen wat ze onderzoeken.

ProcessMind ondersteunt ook procesmodellering, dashboards en KPI’s. Leg er de standaard mee vast en volg de metingen die je team definieert. Met Process Simulation kun je voorgestelde wijzigingen beoordelen voordat je ze invoert, maar de simulatie voert ze niet uit.

Lees onze gids over datagedreven procesverbetering voor een breder beeld van hoe procesanalyse helpt bij verbeteringen. Lees ook hoe je een proces analyseert.

Hoe begin je?

Kies een rekeningproces waarvoor bewijs van beheersmaatregelen belangrijk is en eventdata beschikbaar is. Leg de goedgekeurde volgorde, verplichte controles en de casevelden vast die je team moet beoordelen.

Vergelijk daarna de standaard met de uitvoering in de praktijk. Controleer een kleine selectie afwijkingen aan de hand van brongegevens, kijk of het event log de relevante activiteiten vastlegt en bepaal of de bevindingen wijzen op een gat in de beheersing, een procesvariant of een dataprobleem. Pas dezelfde aanpak toe op een ander proces zodra de analyse voor je team werkt.

Toets de compliance van één rekeningproces

Toets de compliance van één rekeningproces